#CoreGTD: Verbos de siguiente acción y de proyecto

La metodología de productividad personal GTD está llena de sutilezas que, al ojo inexperto, suelen pasar inadvertidas en una primera aproximación. Es perfectamente normal. Muchas de las personas que se interesan por GTD lo hacen porque quieren resolver un problema: cómo mejorar su rendimiento personal y profesional en una realidad cambiante y que resulta cada vez más compleja. La urgencia por encontrar una solución rápida los lleva casi siempre a obviar aspectos importantes de la metodología de David Allen. Uno de estos aspectos, que marcan una enorme diferencia, es la manera de redactar los recordatorios de siguientes acciones y proyectos.

La inmensa mayoría de los profesionales actuales han aprendido a trabajar haciendo listas de tareas. Pero como decía una clienta del propio Allen, muchas listas de tareas no son más que «amasijos informes de cosas imposibles de hacer». A poco que te hayas tenido que enfrentar con la típica tarea que, sistemáticamente, se va quedando en la lista sin hacer, sabrás a qué me refiero.

Hay varias razones por las que las listas de tareas tradicionales son tan ineficaces. Una de ellas es que estas listas suelen tener mezcladas cosas de naturaleza muy diferente. Por ejemplo, es habitual encontrarse cosas que tenemos que hacer nosotros junto a cosas que tienen que hacer otros. O cosas que sí hay que hacer con cosas que podrían quedarse sin hacer, al menos durante un tiempo, si fuera necesario.

Por si esto fuera poco, la mayoría de las veces la forma en que están redactadas las tareas suele dar pocas pistas de lo que hay que hacer en realidad. Por ejemplo, puede que al leer la tarea «Hacer el presupuesto» tengas una idea más o menos clara de lo que quieres conseguir —dejar listo el presupuesto de gastos de tu departamento para el próximo año. Pero así, tal cual está escrito, arroja poca luz sobre cómo exactamente se supone que vas a conseguirlo. ¿Tendrás que sacar datos históricos de gastos de tu ERP? ¿Antes necesitas pedirle a tu equipo cuáles son sus estimaciones? ¿Es necesario rellenar un formulario estándar o hay que crear uno desde cero? ¿Lo harás en Excel o utilizarás otra herramienta?

Normalmente, estas y otras muchas preguntas similares están aún sin responder cuando anotamos las cosas en la lista de tareas, lo que las hace claras candidatas para la procrastinación. De ahí la obsesión de GTD por desarrollar el hábito de aclarar el significado de todas las cosas que anotamos —capturamos—, como paso previo a organizarlas según su naturaleza: agrupando las llamadas de teléfono por un lado; las cosas que tenemos que hacer cuando estemos en la calle, por otro; las cosas que hay que hacer en un día concreto, por otro; etc.

Verbos de siguiente acción

Como vimos al hablar del hábito de vaciar las bandejas de entrada, si algo requiere acción solo pueden ocurrir tres cosas: o que lo deleguemos —lo hace otro—, o que lo hagamos sobre la marcha siguiendo la regla de los dos minutos, o que lo aplacemos para hacerlo nosotros tan pronto como nos sea posible. Es cualquier caso, siempre debemos identificar cuál será la siguiente acción física, visible, de manera que podamos añadir donde corresponda un recordatorio de lo que tiene que hacerse exactamente.

David Allen insiste muchas veces en que una siguiente acción debe reflejar una acción «física y visible». Eso quiere decir que debería responder a la pregunta «si alguien me ve haciéndolo, ¿qué verá que estoy haciendo?». ¿Estaré enviando un email?, ¿escribiendo en Word?, ¿anotando un documento PDF?, ¿descargando información del sistema?, ¿haciendo una llamada de teléfono?, ¿buscando un dato en Internet?, ¿imprimiendo algo? ¿haciendo un boceto en una hoja? ¿llevando unos papeles a algún lado? ¿yendo a ver a alguien para hablar sobre un tema…?

En definitiva, una siguiente acción debe estar redactada de manera que no quepa ninguna duda de qué es lo que hay que hacer, y podamos determinar que lo que hay que hacer está ya hecho.

Verbos de proyecto

Los verbos de proyecto, por el contrario, suelen ser menos específicos. Generalmente, son verbos que están sujetos a interpretación, y que pueden cobrar un sentido u otro según cada persona. Por ejemplo, «Finalizar el presupuesto de gastos para el próximo ejercicio». Puede que para una persona «finalizar» signifique haber terminado el documento que va a enviar, y para otra signifique tener el presupuesto ya aprobado por la junta directiva encima de su mesa.

La función de la lista de proyectos de GTD es evitar despistes, y que perdamos la pista a aquellos asuntos que requieren más de un paso para liquidarlos, especialmente después de tachar las siguientes acciones que están relacionados con ellos. Las entradas en la lista de proyectos son el recordatorio de que aún no hemos conseguido el resultado deseado, en este caso, finalizar el presupuesto.

En este sentido, lo importante es que los verbos de proyecto estén orientados al fin que pretendemos alcanzar, como por ejemplo «finalizar», «organizar», «resolver», «diseñar», «actualizar», «maximizar», «desplegar», «analizar», etc., evitando los verbos demasiado ambiguos, como «hacer». En bastantes ocasiones, lo que muchas personas escriben en sus listas de tareas son en realidad proyectos GTD, no siguientes acciones, razón por la que resulta tan complicado hacerlas avanzar.