Debate en red: ¿Tiene sentido un GTD light?

Ayer leí con muchísimo interés las objeciones a GTD de un usuario autorizado, un post de de Rubén Alzola. Al margen de disfrutar su excelente texto, gracias a él “descubrí” un debate que tuvo lugar hace ya tiempo en casa de Amalio Rey, y que me perdí en su momento, sobre si es tan fácil el GTD como dicen. El debate es una delicia, y si te interesa el asunto de si debes practicar o no GTD, recomiendo encarecidamente la lectura de todos sus comentarios. Además de los argumentos escépticos de Amalio y otros lectores, se pueden leer auténticas joyas de grandes crack del GTD, como Antonio José Masiá, Jeroen Sangers, Alberto Barbero o José Miguel Bolívar, por citar sólo algunos.

Dado que en su momento se me pasó su lectura, me propuse aportar mi granito de arena a la discusión, aunque fuera con retraso. Pero ya iba por las 500 palabras y aún no terminaba de escribir mi comentario, así que finalmente decidí compartirlo aquí en forma de artículo para, si lo estimáis oportuno, continuar el debate.

La idea central del artículo de Amalio es que, a su juicio, existe la necesidad de desarrollar un modelo que permita implementar GTD “por capas”, o paso a paso, sin necesidad de adoptar todo de una vez. Y va más allá sugiriendo que debemos ser lo suficientemente flexibles como para que cada uno tome de GTD lo que le interese, dejando fuera lo que le resulte más complicado o “innecesario”, según su forma de trabajar, entorno o personalidad.

Sin duda, el aprendizaje de GTD debe hacerse de manera progresiva, pero nunca de manera parcial. Un modelo para implementar GTD por capas no funcionaría, porque ¿cómo puedes elegir según contexto y confiar en tu decisión si no estás seguro de que en tus listas está todo lo que debe estar (porque no capturas todo)? ¿Para qué quieres capturar todo si luego pasan 2 semanas hasta que lo procesas, si es que lo llegas a procesar alguna vez? ¿Cuál es el sentido de organizar las acciones en listas si resulta que cada una tiene 50 elementos, haciendo ineficiente su uso? ¿Quién va a sacarle todo el jugo a la lista “Algún día/Tal vez” si esa lista se comporta como un agujero negro del que nunca sale nada? Creo que captáis la idea.

Los principios de GTD son principios universales y son los que son, y aunque a algunos les gustaría que no fuera así, GTD ya es un sistema mínimo para el problema que pretende resolver. Quedarse sólo con una parte de GTD es una pérdida de tiempo. GTD es tan fuerte como el más débil de sus eslabones, y si un eslabón está roto, simplemente no funciona. El asunto no es banal, porque muchas personas dicen practicar GTD cuando en realidad sólo practican GTD parcialmente, responsabilizando al método de sus pobres resultados. Culpar a GTD en este caso es como intentar utilizar un mando a distancia sin pilas: si no consigues cambiar de canal no es porque el mando no funcione, sino porque le faltan piezas.

El problema de fondo es que Amalio, y muchas otras personas, dan por sentado que GTD es algo complejo. Ya he escrito anteriormente sobre porqué creo en la simplicidad de GTD, así que no voy a profundizar mucho aquí. Sólo decir que GTD no tiene nada especialmente complejo, al menos conceptualmente hablando. De hecho, muchos de los que leen los libros de David Allen por primera vez terminan diciendo “¡pero si esto no es más que sentido común!”. Claro, la cosa cambia cuando empiezan a practicarlo. Se les hace cuesta arriba, pero no porque GTD sea complicado, sino porque desarrollar hábitos nuevos, sean del tipo que sean, cuesta trabajo. Vamos, que podemos cambiar “practicar GTD” por “llevar una vida saludable”, y la discusión sería calcada.

El adjetivo “complejo” es subjetivo, y no hay nada más dañino en productividad personal que quedarse en el terreno de la subjetividad. Veamos la siguiente analogía que utilizo a veces en mis talleres para entenderlo: puede que construir un coche parezca algo muy complicado a priori, y por pereza o desconocimiento, al final terminemos quitándole dos ruedas, dejando un solo asiento y simplificando la mecánica para convertirlo en algo más “manejable”. Está bien, pero si haces eso lo que obtendrás básicamente será una moto, no un coche simplificado. ¡Pobre de ti como quieras transportar 4 maletas y 5 pasajeros en la moto! —el equivalente de ser altamente productivo para un trabajador del conocimiento.

¿Puedes utilizar una moto para llevar a 5 personas con su respectivo equipaje? Quizá sí, aunque seguro te va a costar hacer malabares y dar varias vueltas. Es decir, estrés e ineficacia. ¿Es la manera mas eficiente de hacerlo? Rotundamente, no. A pesar de todo, ¿puedes quedarte con la moto? Faltaría más, tú eres el que tomas la decisión en última instancia. Yo no te puedo forzar a usar un coche si no quieres, ni tampoco voy a criticarte por ello. Lo que nunca, jamás voy a aceptar es que me digas que un coche es demasiado complejo para ti, especialmente si necesitas transportar a 5 personas frecuentemente. Objetivamente hablando, para transportar a 5 personas con su correspondiente equipaje, un coche no es que sea más o menos complejo, es simplemente la solución más adecuada. Y punto.

Claro, me podrás decir que hay toda una gama intermedia de posibles necesidades. Que no todo el mundo necesita transportar “de entrada” a 5 personas. Y tienes razón… ¡de momento! Pero si tienes un vehículo que te permite transportar a 5 personas, más pronto que tarde empezarás a querer transportar a 3 personas, y luego a 4, y luego a 5… O lo que suele pasar en la práctica: aunque no quieras, en algún momento te verás en la necesidad de hacerlo. Tener un coche te permite ser más eficiente a la hora de querer/necesitar ser más eficaz, es decir, conseguir más resultados.

El rechazo de muchos profesionales modernos a practicar GTD como debe ser, bajo la excusa de que es complicado, me recuerda muchísimo a la problemática que se suscitó hace años con la entrada masiva de los ordenadores en las empresas: los que se negaron a aprender informática o lo hicieron pobremente, se quedaron fuera del mercado, o se vieron en la necesidad de aprender tarde, traumáticamente y mal, lo que impactó muy negativamente en sus carreras. Así que tú decides: ¿quieres estar bien preparado para afrontar los retos que ya nos está trayendo la sociedad del conocimiento, o prefieres esperar a ver qué pasa?

Dicho todo esto, estoy de acuerdo con Amalio y reconozco que tengo un gran reto por delante, como creo muchos otros colegas consultores artesanos que nos dedicamos a esto de facilitar la productividad personal y GTD, y es encontrar formas de hacer ver a los profesionales y organizaciones del siglo XXI que lo que necesitan son coches, y en consecuencia, que dejen de utilizar motos de una vez por todas. Porque eso les hace la vida más difícil de lo que debería ser, y les resta oportunidades de crecimiento, personal y profesionalmente. A veces lo consigo, a veces no… pero mi trabajo es seguir intentándolo. Esa es la razón principal por la que decidí unirme a la red de consultores artesanos OPTIMA LAB y por la que regresaré a España a finales del mes de abril: para seguir innovando en este área.

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