Diseñando un sistema de recopilación GTD

Si habéis leído la serie GTD para dummies, recordaréis que la base del sistema es una buena recopilación. De nada nos sirve tener el mejor software de gestión de tareas o utilizar el calendario de forma efectiva, si no estamos teniendo en cuenta todo lo que puede tener impacto en nuestra vida personal y profesional.

Para tener la seguridad de que no vamos a olvidar ninguna tarea importante, o que podemos capitalizar nuestras ideas geniales en cualquier momento, necesitamos contar con un buen sistema de recopilación. Como hemos visto ya muchas veces, de lo que se trata es de sacar de la cabeza inmediatamente cualquier idea o cosa que nos preocupe, y guardarla en un lugar confiable que nos permita recordarlo cuando llegue el momento. Pero, ¿cómo construir el mejor sistema de recopilación posible?

Para crear mi sistema de recopilación, y revisarlo cada cierto tiempo, yo empleo un método de 3 pasos muy simple. Os explico a continuación cómo lo hago.

1. Analizo mis contextos

Para dar con la combinación “perfecta” de herramientas de recopilación, el primer paso es analizar mis contextos. En mi caso, paso la mayor parte del tiempo en casa y en la oficina, y en menor medida en la calle. Aunque hace tiempo viajaba mucho, actualmente los viajes ya no impactan de manera importante en mi productividad.

Cuando estoy en casa, gran parte de mi ocio y de mis proyectos –por no hablar del blog– requieren del uso del ordenador. Sin embargo, en la oficina tengo acceso restringido a algunas herramientas online interesantes que podría utilizar para implementar mi sistema GTD, como Dropbox, Evernote o Google Docs. Simplemente no puedo utilizarlas, así que, si quiero implementar un sistema de recopilación unificado, debo tener esto en cuenta.

Por otro lado, aunque paso la mayor parte de mi tiempo sentado en casa o en la oficina, tener una forma de recopilar “on the move” sigue siendo muy importante para mi. Al menos 2 días de la semana tengo actividades en la calle después de trabajar, y durante el fin de semana casi no piso mi casa mas que para dormir.

2. Selecciono las herramientas

Con el panorama anterior, utilizar papel y bolígrafo no es una opción viable. Realizando la mayor parte de mi actividad en un ordenador, ya sea en casa o en la oficina, sería absurdo utilizar herramientas de “baja tecnología”. Imaginad el tiempo que perdería traspasando mis notas del ordenador al papel, o viceversa con lo que haya recopilado en la calle.

Teniendo la restricción del acceso a internet en la oficina, utilizar herramientas en la nube tampoco me resulta una opción viable, mucho menos cuando muchos fines de semana los paso en una casa de campo donde no hay ni teléfono.

En mi caso particular, lo más lógico era optar por algún dispositivo portátil que pudiera llevar conmigo todo el tiempo, y que pudiera sincronizar fácilmente al menos con el ordenador de mi casa.

3. Reduzco y simplifico

Cuando diseñé mi primer sistema de recopilación utilizaba una Palm V –¿alguien se acuerda todavía de la era pre-teléfonos-inteligentes?–. Con el tiempo añadí a mi arsenal de recopilación una cámara fotográfica. Y después descubrí lo cómodo que era poder tomar notas de voz, especialmente en circunstancias donde anotar en papel o escribir en mi PDA no era posible.

Llegó un momento en que tenía que cargar con varios “gadgets” a todos lados, además de mi teléfono móvil, de modo que el proceso de recopilación empezaba a suponer un problema logístico. Finalmente decidí sustituir todo por un BlackBerry, y desde hace poco, por un iPhone. Ahora por fin sólo necesito un pequeño accesorio para recopilar, con el que además puedo tener acceso a otra de mis bandejas de entrada fundamentales: el correo electrónico.

Paradójicamente, tener un iPhone me ha abierto de nuevo la puerta a las herramientas de productividad en la nube. Con un acceso a internet permanentemente disponible en mi iPhone –incluso en la casa de campo–, estoy empezando a utilizar Evernote como herramienta de recopilación, y a pesar de mi paranoia, considerando seriamente tener mi sistema de archivo digital en Dropbox.

Y tú, ¿cómo diseñaste tu sistema de recopilación? ¿Crees que podrías mejorarlo con estas ideas? ¿Se te ocurren otras? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Geek Calendar (via Flickr)