Donde hábitos y herramientas se tocan

Si la memoria no me falla, la última vez que hablé sobre herramientas específicas de productividad en este blog fue en octubre de 2012, hace ya casi cuatro años, en relación al ecosistema de aplicaciones de iCloud. Si me sigues con regularidad, ya sabes lo que pienso con respecto al papel que juegan las herramientas a la hora de mejorar la efectividad de las personas. De hecho, no es sólo mi opinión, es lo que la mayoría de los expertos opinan, y lo que la experiencia nos ha enseñado: las herramientas juegan un papel secundario, lo que realmente tiene un impacto significativo en tu efectividad son tus hábitos.

Esta realidad ha hecho que cada vez me resista más a hablar, y más aún a recomendar, una u otra herramienta de productividad. Sin embargo, no vivo en las nubes, y reconozco las ventajas que puede proporcionar en un momento dado una buena herramienta cuando se trata de aumentar la eficiencia y la eficacia de las cosas que haces. Asumiendo que tienes buenos hábitos para la gestión de tu flujo de trabajo, y dependiendo del entorno en que te desenvuelvas normalmente —digital o analógico—, una buena herramienta puede aportar un empuje extra a tu efectividad. Especialmente en entornos digitales, donde cada día surgen nuevas y «mejores» opciones que prometen llevarte al siguiente nivel.

Por eso, que no suela hablar de herramientas no quiere decir que no pruebe algunas de ellas de vez en cuando. De hecho, a lo largo del tiempo he adoptado algunas de ellas que, con los años, han terminado por consolidarse como parte de mi ecosistema de efectividad personal. De ello he aprendido varias cosas. Una, que el tiempo empleado en probar nuevas herramientas para —supuestamente— «mejorar» tu efectividad, pocas veces resulta rentable, más bien todo lo contrario. Otra, que cuando das con una nueva herramienta que realmente puede significar un game changer, muchas veces su integración a tu flujo de trabajo viene acompañada de retos que tienes que estar dispuesto a enfrentar y resolver, o el resultado puede ser desastroso.

Introducir una nueva herramienta a tu flujo, especialmente cuando propone un nuevo paradigma de trabajo, supone un desequilibrio inicial. Como la metáfora de «la mente como el agua» de David Allen, recuperar el equilibrio requiere un esfuerzo consciente que a menudo no se hace.

Una de las herramientas que integré a mi flujo de trabajo hace meses, y que se ha consolidado como pieza esencial de mi efectividad, es Slack. En OPTIMA LAB hace tiempo decidimos prescindir del email y de los servicios de mensajería tradicionales —como Telegram o WhatsApp—, para la comunicación interna, y emplear en su lugar Slack. Junto con videoconferencias regulares para tratar aquellos temas que resulta más eficiente tratar en tiempo real, es todo lo que necesitamos, desde el punto de vista de la comunicación, para mantenernos como una red altamente efectiva.

Para el que no conozca Slack, se trata de un servicio de comunicación para grupos de trabajo que permite canalizar conversaciones por proyectos o áreas de interés. Cualquier miembro del grupo puede crear un nuevo canal cuando lo desee, e invitar a los miembros del grupo que considere oportuno para trabajar o informar sobre un tema determinado. Además de poder hacer búsquedas en todo el histórico de conversaciones en cualquier canal, también se pueden lanzar hangouts sobre la marcha, subir o enlazar documentos, y muchas cosas más. La lista de funcionalidades de Slack sigue creciendo cada día.

Hay que reconocer que Slack ha sabido integrar de manera magistral varias necesidades de comunicación que hasta hace poco tenías que cubrir con varios servicios independientes, como el email o la mensajería instantánea. Sí, Slack hace que el trabajo colaborativo sea mucho más eficiente pero, como comentaba antes, puede suponer un reto para muchas personas. Mientras que en el correo electrónico tienes un único flujo de elementos de información más o menos atómicos —los emails—, en el que puedes echar un vistazo a cualquier mensaje y marcarlo como no leído para después, en herramientas como Slack tienes multitud de canales de diferente naturaleza, por los que pueden llegar simultáneamente mensajes potencialmente relevantes, no atómicos y mezclados con la conversación. Esta última forma de comunicación es mucho más enriquecedora, sin duda, pero al mismo tiempo puede ser más compleja de gestionar.

Pues bien, haber integrado Slack en mi flujo de trabajo me ha permitido constatar, una vez más, la importancia que tienen los hábitos correctos a la hora de integrar nuevas herramientas a tu flujo de trabajo, y en particular, los hábitos que emanan de los principios sobre los que se asientan metodologías de productividad personal como Getting Things Done® (GTD®), o de efectividad personal como OPTIMA3®. Así, siguiendo uno de estos principios que mi amigo y colega José Miguel Bolívar enuncia magistralmente como «las cosas sólo se tocan una vez con una misma intención», cada vez que abro un canal de Slack me aseguro de entender el significado que tiene para mi cada nuevo mensaje, tomo una decisión y añado los recordatorios correspondiente en mi sistema. O en su defecto, capturo el mensaje en la bandeja de entrada de mi sistema de efectividad personal principal, para procesarlo más tarde. En cualquier caso, «toco» cada mensaje sólo una vez.

Cuando entiendes que Slack no es más que una herramienta y/o bandeja de entrada más, y que debes gestionarla exactamente igual que cualquier otra bandeja de entrada, el reto de que no se te escape nada relevante deja de serlo. Una novedosa herramienta, con un «nuevo paradigma» de comunicación para grupos de trabajo como Slack, se convierte, simplemente, en una bandeja de entrada más que hay que procesar con la regularidad suficiente. Cuando tus hábitos de trabajo no son sólidos, Slack puede convertirse en una fuente de estrés, frustración y quebraderos de cabeza, hasta el punto de volverse totalmente inútil. La potencia de las herramientas siempre reside, en última instancia, en tus hábitos.

Foto por William Warby vía Flickr