El mito del «menos es más»

Debo reconocer que en algunos momentos de mi vida he sido un férreo defensor del «menos es más», o la idea de que lo simple casi siempre es mejor que lo complejo. Fruto de aquél proceso de simplificación de mi vida personal y profesional, en su momento empecé a acercarme a un minimalismo racional, sobre el que dejé constancia en el blog y que, aún hoy en día, al menos en esencia, sigue rigiendo mi comportamiento general.

De aquella experiencia me quedó durante mucho tiempo la idea grabada en la cabeza de que casi todo se puede simplificar. Esa fue la causa —ahora lo percibo así—, por la que, entre otras cosas, inicié un proceso más o menos largo de alejamiento de GTD como metodología de productividad personal. Después de unos años en los que había conseguido consolidar los hábitos propuestos por David Allen con cierto éxito y bastante esfuerzo, me di a la tarea de investigar otras formas «más simples» de hacer las cosas. Fue entonces cuando descubrí Autofocus, el sistema de listas de Mark Forster, y coqueteé con ZTD, la versión minimalista de GTD de Leo Babauta.

Simplificar, al menos al principio, pareció una buena idea. Después de atravesar una etapa vital bastante ajetreada —una mudanza de país, cambio de trabajo, nuevas costumbres—, mi vida había entrado en velocidad de crucero de nuevo. Si debo ser honesto, en aquella época sentía que mi trabajo «rodaba suave, suave», como diría el maestro Julen Iturbe, y los cambios que fui introduciendo en mi forma de trabajar, inspirados en el «menos es más», lejos de suponer un problema, parecían encajar a la perfección.

El monstruo del estrés empezó a asomar la cabeza cuando mi trabajo empezó a demandar más nivel de control, y mi forma de trabajar no estaba preparada para ello. Inicié la coordinación de varios proyectos tecnológicos más o menos grandes, y ello sin abandonar el resto de responsabilidades que había tenido hasta ese momento. Poco a poco mi «menos es más» empezó a hacer aguas, y tuve que reconocer la cruda realidad: en el trabajo del conocimiento no es suficiente con aprender a gestionar tus necesidades actuales, es necesario desarrollar un flujo de trabajo robusto, que te permita adaptarte a cualquier posible situación. Nos guste o no, cada vez más tenemos que ser capaces de trabajar con solvencia en entornos VUCA —entornos volátiles, inciertos, complejos y ambigüos—, y las soluciones simplistas no sirven en esos casos.

No dudo de que Autofocus, ZTD y otras formas más o menos simplificadas de GTD les funcione a muchas personas para organizarse y ser productivas. Probablemente aún no se han visto enfrentados a un entorno VUCA de verdad. Pero en algún momento tendrán que hacerlo. Y en ese momento estarán en problemas.

Decía Albert Einstein que «se debe hacer todo tan sencillo como sea posible, pero no más sencillo de lo necesario». Y yo añado, «si es que quieres seguir obteniendo los mismos resultados». Efectivamente, cualquier sistema de productividad personal se puede simplificar, no hay más que ir quitándole partes hasta que quede tan manejable o comprensible como quieras. El problema es que si lo simplificas demasiado, es muy probable que el sistema deje de funcionar como antes.

Hace tiempo vi un diagrama que ilustraba muy bien esta idea. La relación entre complejidad y resultado obtenido de cualquier sistema —incluidas las metodologías de productividad personal—, se pueden representar mediante una especie de campana de Gauss, en la que la complejidad se representa en el eje de abscisas, y el resultado obtenido en el eje de ordenadas. Así, existe un punto de complejidad óptima, en el que se obtiene el mejor resultado posible, y que coincide con la cima de la campana. Un exceso de simplicidad o de complejidad hará que el sistema sea subóptimo y, por tanto, no de el resultado esperado.

Así que no, menos no siempre es más. A veces, para obtener los resultados que esperamos es necesario asumir cierto grado de complejidad, muchas veces más allá del que nos resulta cómodo. Pero como siempre, las cosas no son como nos gustaría que fueran, sino como son. A mi me costó tiempo asimilar esta idea, pero entenderlo supuso un antes y un después en mi vida personal y profesional.

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