El proceso de incubación en GTD

Uno de los conceptos más potentes que tiene GTD es el de incubación de las cosas, entendiendo por cosas todo aquello de lo que queremos o tenemos que ocuparnos en algún momento presente o futuro. Junto con saber delegar, saber incubar correctamente nos permite liberar presión de nuestro sistema de productividad. Podemos “olvidar” momentáneamente algunas cosas, y centrarnos en lo que realmente importa aquí y ahora.

Para que la incubación funcione es necesario contar con la certeza de que, llegado el momento, tendremos la oportunidad de activar de nuevo las cosas incubadas. Es decir, la seguridad de que podemos “olvidar” algo y volver a ser conscientes de ello en el momento adecuado, no cuando ya sea demasiado tarde.

GTD proporciona dos herramientas para incubar cosas, dependiendo de si queremos recordarlo en una fecha determinada, o simplemente cuando sintamos que ha llegado el momento de hacer algo. Para las primeras tenemos el calendario; para las segundas la lista “algún día/tal vez”.

Incubar en el calendario

Aunque el uso del calendario debería ser obvio para todo el mundo interesado en su productividad personal, es increíble cómo hay muchísimas gente que todavía no lo sabe utilizar correctamente –independientemente de que practique o no GTD. Muchos trabajadores del conocimiento –ejecutivos, ingenieros y en general, especialistas de muchísimas áreas–, todavía siguen intentando planificar su trabajo anotando tareas en el calendario.

El calendario debería utilizarse solo para programar acciones que debemos realizar obligatoriamente en un día o a una hora en particular, no para anotar lo que nos gustaría hacer. Algunos ejemplos de este tipo de acciones son asistir a reuniones, pagar recibos, ir a la cita con el dentista, etc. Es decir, compromisos que ya hemos adquirido con terceros y que no podemos eludir sin sufrir algún tipo de consecuencia.

Además de las acciones que debemos realizar en una fecha u hora, también debemos incubar en el calendario cualquier cosa que queramos recordar en una fecha determinada, generalmente porque solo tiene relevancia a partir de entonces. Por ejemplo, el comienzo de una feria profesional, el fin del plazo para pagar los impuestos, el cumpleaños de un cliente, la compra de entradas para un concierto, etc.

Para que el calendario sea efectivo como herramienta de incubación es necesario que lo revisemos todos los días sin excepción, de lunes a domingo –recuerda que también tenemos compromisos durante el fin de semana–, preferiblemente a última hora del día. De esa forma podremos “activar” las cosas incubadas con suficiente tiempo y elegir con mejor criterio las tareas más importantes que llevaremos a cabo al día siguiente.

Incubar en la lista “algún día/tal vez”

La otra herramienta de incubación es también una gran incomprendida de la productividad personal y los novatos de GTD. Me refiero a la lista “algún día/tal vez”. Quizá por su nombre, muchos creen que esta lista sólo sirve para arrojar en ella cosas de las que podemos olvidarnos probablemente para siempre. Generalmente eso es lo que sucede cuando no la utilizamos correctamente. Quizá por eso los novatos se resisten a utilizarla –¡vaya paradoja!

La mayoría de nosotros tenemos entre 30 y 50 proyectos activos, y más de 100 próximas acciones de las que ocuparnos. Es fácil darse cuenta de que tal volumen de frentes abiertos es muy difícil de manejar al mismo tiempo. Intentarlo es una receta segura para aumentar el estrés y la puerta abierta para la frustración.

Una forma de reducir estos efectos es incubando todos los proyectos y próximas acciones que podamos en la lista “algún día/tal vez”. La idea es mantener nuestras listas contextuales lo más ligeras posibles, quizá con solo 20 ó 30 de ellas, y algunos pocos proyectos activos –solo aquellos de los que vayamos a encargarnos realmente durante los próximos días.

Para que funcione de verdad, debemos revisar la lista “algún día/tal vez” al menos una vez a la semana. Durante dicha revisión tendremos la oportunidad de renovar nuestro compromiso con los proyectos que tenemos activos, “activar” otros nuevos que están esperando en la lista, y “dormir” temporalmente aquellos proyectos con los que hemos estado trabajando pero con los que no queramos/podamos trabajar durante los próximos siete días.

Si hacemos esta revisión como parte de nuestra rutina de revisión semanal GTD, no habrá peligro de “olvidar” nada importante, pues cada pocos días tendremos ocasión de cambiar de opinión, retomando o no cualquiera de nuestros proyectos y próximas acciones “dormidos”.

¿Ya usas estas dos formas de incubación en tu trabajo diario? ¿Qué dificultades encuentras para hacerlo? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Anónimo (via Flickr)