El sistema GTD total no existe

“No es humano el deber que por soñar una humanidad perfecta es inexorable con los hombres” – Jacinto Benavente (1866 – 1954). Dramaturgo y crítico español.

Cuando empecé a practicar GTD, como tantos otros novatos, pasé muchísimo tiempo obsesionándome con los detalles. Cada pocos días probaba un nuevo software o introducía una variante que supuestamente iba a mejorar el sistema. Por supuesto, al cabo de unos pocos días ya había encontrado otra forma supuestamente mejor de hacer las cosas. Y transcurridas unas semanas, volvía a probar las mismas cosas que había probado al principio, porque nada de lo demás había resultado tan perfecto como esperaba.

En mi ingenuidad e inexperiencia, pensaba que la clave estaba en las herramientas, en tenerlo todo milimétricamente organizado, por colores, tamaños y formas. Afortunadamente, hace tiempo que aprendí la primera lección de GTD: el secreto no está en las herramientas, sino en la mente: enfoque, constancia y hábitos. Desgraciadamente, tardé un poquito más en aprender otra de las lecciones importantes: que no existe el sistema GTD total.

No sé si a vosotros os has pasado lo mismo al empezar a practicar GTD, pero yo perdí incontables horas intentando que mis listas contextuales fueran perfectas. No soportaba la idea de que faltara alguna idea o tarea, por pequeña que fuera. Tampoco podía toparme con próximas acciones que ya estaban terminadas y no había marcado como tales, sin sentir culpabilidad. Llegaba incluso al absurdo de intentar mantener en mi sistema un registro completo de todas las acciones que componían mis proyectos.

En mi intento obsesivo por tener el sistema GTD total perdía de vista el objetivo real de practicar la productividad personal: mantener el control, ganar perspectiva y trabajar sin estrés. Paradójicamente, buscando la perfección de mi sistema nunca sentía que tenía el control –mi sistema siempre estaba incompleto o era inexacto–, e intentarlo mantener actualizado a cada segundo me generaba muchísimo más estrés del que supuestamente me libraba.

Aunque me costó algo de tiempo, finalmente me di cuenta de que GTD era un medio, no un fin en sí mismo. No podía ser esclavo de la herramienta, sino que debía valerme de ella para mis propósitos. Decidí deshacerme del perfeccionismo que había estado persiguiendo hasta entonces.

Así que asumí que mis listas nunca iban a ser perfectas, ni tenían porqué serlo. Que no me iba a morir si no podía hacer una revisión semanal cada viernes, religiosamente siempre que tuviera un cierto nivel de control –ya lo haría en algún momento de la siguiente semana, o cuando sintiera que lo necesitaba. Que no había software, Moleskine o pluma Mont Blanc que fueran a hacer que mi sistema GTD funcionara a la perfección.

Asumir la “imperfección” de mi sistema me permitió aprender que no merece la pena emplear energía en intentar tener un sistema GTD total –algo que dudo que nadie pueda tener alguna vez–, y que es mejor emplear esa energía en sacar adelante los proyectos valiosos que están representados en él, aunque sea de manera imperfecta.

Ahora, nunca quito el ojo del horizonte y soy bastante flexible con la forma en que practico GTD. Pero sobre todo, puedo vivir con la idea de un sistema que sé que no representa todo mi mundo productivo a la perfección, pero sí lo suficientemente bien como para mantener el control, enfocar mis esfuerzos con perspectiva y trabajar sin estrés. Al fin y al cabo, de eso se trata, ¿no?

Y tú, ¿sigues intentando que tu sistema GTD sea perfecto? Comparte tu experiencia y opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Michael Vroegop (via Flickr)