Estructura tu jornada laboral con GTD

Casi desde que empecé a poner en práctica los principios de GTD pude sentir una mejoría enorme en la manera en que organizaba mi trabajo, mis compromisos y la información que manejaba. Sin embargo, eso no significaba necesariamente una mejora en mi productividad. Durante mucho tiempo tuve la sensación de que algo no terminaba de encajar. Sí, mis listas eran preciosas, y mi archivo se veía impecable. Pero al final de cada día sentía que no había avanzado en los asuntos verdaderamente importantes.

Los mecanismos que ofrece GTD para ayudarnos en este sentido son la revisión semanal y la clasificación de las tareas según su contexto, tiempo y energía necesarios para completarlas, y prioridad. Y funciona… hasta cierto punto. ¿Qué es lo que falla?

Expone David Allen en su libro que en un momento dado podemos estar haciendo una de tres cosas: 1) definiendo el trabajo, 2) haciendo el trabajo definido, o 3) haciendo el trabajo a medida que surje.

Básicamente, definir el trabajo es aplicar GTD para identificar y clasificar nuestras tareas –acciones–, según contexto, tiempo, energía y prioridad. Hacer el trabajo ya definido consiste en revisar dichas listas y tomar una decisión de qué es lo siguiente que vamos a hacer, en función de dichos criterios. Por ejemplo, si sólo tenemos 10 minutos antes de entrar a una reunión, tendrá que ser algo rápido, que podamos hacer aquí y ahora, y probablemente que no requiera mucho esfuerzo –si hubiera varias tareas que cumplen estos criterios, desempataríamos con la prioridad–.

Por último, lo menos productivo a lo que podemos dedicar nuestro tiempo es a acer trabajo según surge, a.k.a. atender urgencias –muchas veces de otros, no nuestras–, y apagar fuegos. Ya he hablado en otras ocasiones de la diferencia entre lo importente y lo urgente, así que no voy a profundizar más ahora.

El problema es que muchas veces, especialmente cuando se acumula mucho trabajo, es fácil quedarse en un bucle de definición de trabajo permanente. O dejarnos llevar por las urgencias y dedicarnos a hacer, en lugar de a definir el trabajo, motivo principal por el que las bandejas de entrada pronto se desbordan, generando estrés añadido.

La solución que he encontrado a lo largo de los años de práctica es dar estructura a mi jornada laboral. ¿Qué es eso exactamente? Muy sencillo: establecer de antemano los tiempos y tipo de trabajo que voy a realizar a lo largo del día, una especie de pan-rutina para mis 8 horas de trabajo. De esa forma me aseguro de que le doy la importancia necesaria a cada actividad, mantengo un buen equilibrio y avanzo en los asuntos importantes de mi “agenda” personal.

En mi caso particular, antes de empezar el día intento seleccionar las 3-5 tareas más importantes, generalmente de entre los proyectos clave y los asuntos que se han vuelto urgentes. Yo lo hago la noche anterior, aunque también puedes hacerlo por la mañana antes de salir de casa. Sólo lleva 10 minutos.

Las primeras 3 horas las dedico a trabajar en exclusiva en estas tareas clave. Si la cosa se pone fea, completo las tareas pesadas con la técnica Pomodoro. En cualquier caso, no me doy permiso para revisar el correo ni hacer otra cosa hasta haber completado este primer bloque de 3 horas.

Despué dedico 30 minutos a una hora para hacer una primera “batida” por mi lista de asuntos a la espera. Envío correos, llamo por teléfono o visito a los compañeros con los que tengo asuntos pendientes. Me facilita mucho la tarea el hecho de que todos los asuntos a la espera tienen una fecha de revisión asignada. Si la lista es larga, dejo los demás asuntos para una segunda batida, generalmente a media tarde.

El resto del tiempo hasta la hora de comer la dedico a definir el trabajo, es decir, procesar las bandejas de entrada, especialmente el email. Si me sobra tiempo, intento avanzar con las tareas que no son tan importantes.

Las tardes las dedico a sacar adelante el trabajo de mis listas, sin fijarme ya en si son tareas clave o no. Lo ideal es elegir las tareas clave de modo que se puedan completar en el bloque de 3 horas matutinas; si no lo consigo es que estoy seleccionando demasiadas tareas. La tarde debe ser para hacer tareas “normales”, con una breve sesión, una hora antes de terminar, para hacer una segunda batida por los asuntos a la espera, si fuera necesario.

La última media hora antes de terminar es la media hora de “catch up”, como dicen los anglosajones. Sirve para ponerme al día con los asuntos que hayan surgido a lo largo de la jornada, actualizar las listas y el calendario, y si es posible, dejar las bandejas de entrada vacías.

Tener tu jornada laboral estructurada es como tener un piloto automático productivo, que te indica qué debes estar haciendo en cada momento sin necesidad de pensar, sólo hacer. La que he descrito es la que a mi me funciona, pero por supuesto cada uno debe diseñar su jornada a la medida de sus necesidades. ¡Inténtalo! Verás que serás mucho más productivo.

Y tú, ¿tienes estructurada tu jornada laboral de forma parecida? Deja un comentario y comparte con nosotros tu experiencia.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por puuikibeach
Si te gusta lo que has leído, cómpartelo arriba, danos tu opinión en un comentario y considera suscribirte al blog --es gratis.

¡Ayúdanos a crear comunidad!