Gestión de tareas en el sistema compacto

Foto por Chuck “Caveman” Coker (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Hace algunas semanas empecé a describir lo que yo llamo el sistema compacto. Si recordáis, el sistema compacto consiste en gestionar todo –tareas, recordatorios, proyectos, etc.– utilizando una lista única. El truco consiste en definir una serie de prefijos y pseudo-etiquetas que nos permitan filtrar rápidamente la información que necesitamos, dependiendo de la actividad que llevemos a cabo en cada momento.

Bueno, pues comencemos hoy con la gestión de tareas, que en el sistema compacto tienen un significado un poco más amplio que en GTD. Como ya vimos, las tareas representan acciones o actividades a realizar. Se corresponden con las tareas de Autofocus, y pueden ser tanto siguientes acciones físicas como actividades compuestas por varias acciones. En definitiva, representa cualquier cosa de cuya ejecución física nosotros somos los responsables.

Registro de las tareas

Tan pronto como surja una cosa que tengamos que hacer, debemos añadirla a la lista única. Por ejemplo, supongamos que acabamos de recordar que tenemos que enviar una información a nuestro amigo David, pero que dicha información la tenemos en el ordenador de casa. Podríamos añadir una entrada como la siguiente:

0t 0casa enviar correo s/ xxx a 0david

Tanto “0t” como “0casa” y “0david” son pseudo-etiquetas que nos permiten identificar el tipo de entrada, la persona y el contexto relacionados con la tarea. Como explicaba en mi anterior artículo sobre el sistema compacto, utilizo un cero para facilitar el filtrado de información. Por ejemplo, si quiero ver todo lo que tengo que hacer en casa, simplemente filtro por “0casa” –de esta forma no aparecerán otras entradas que contengan la palabra “casa”, y que no necesariamente pertenezcan a este contexto.

Dado que generalmente tenemos un número limitado de contextos, y que los contextos sólo tienen sentido con las tareas, podemos utilizar una notación abreviada. Por ejemplo, las tareas para casa podrían utilizar el prefijo “0tc”, y las de la oficina o trabajo “0to”. De esta forma escribimos menos.

Por último, para poder gestionar la lista de tareas al estilo Autofocus, necesitamos asignarle una fecha de cierre, es decir, en qué fecha la tarea pasará a formar parte del trabajo atrasado. Pues bien, todas las tareas nuevas siempre tendrán un mes como fecha de cierre –esta fecha la debemos poner en el campo “fecha de vencimiento”, que tienen todos los gestores de tareas, y que utilizaremos para los otros tipos de entrada como veremos en sucesivas entregas de esta serie.

Si mantemos la lista ordenada por fecha de vencimiento –es decir, fecha de cierre–, todas las tareas aparecerán ordenadas de forma natural de más a menos antiguas. Con este sistema, la lista cerrada se va formando automáticamente, conforme las tareas van “venciendo”, y no existe la necesidad de marcarlas o establecer una división manual.

Ejecución de tareas

Para revisar la lista de tareas simplemente filtramos la lista por “0t” y el contexto –ya sea utilizando la notación extendida o abreviada. Por ejemplo, cuando llegamos a la oficina podemos filtrar la lista por “0t 0oficina”, o de forma abreviada “0to”.

A partir de aquí la filosofía es puro Autofocus. Empezamos por la lista cerrada –las tareas que se muestran en la lista como vencidas–, repasándolas las veces que sea necesario hasta que no haya nada que nos llame la atención. Luego pasamos a la lista abierta –las tareas que se muestran como no vencidas–, y la repasamos una sola vez. (Si quieres saber más detalladamente cómo funciona esto, te recomiendo que leas mi artículo Autofocus: el sistema de productividad de Mark Forster.)

Como estamos siguiendo el sistema Autofocus para gestionar la lista, después de trabajar en una tarea pueden pasar dos cosas:

1. Que hayamos completemos la tarea, en cuyo caso simplemente la borramos; o

2. Que no la terminemos, en cuyo caso habrá que volver a introducirla en la lista de tareas.

A la hora de volver a introducir en la lista una tarea con la que hemos trabajado, no le pondremos fecha de cierre a un mes. En su lugar le pondremos fecha de cierre de una semana. ¿Por qué? Bueno, es una forma de reflejar nuestro compromiso para completar dicha tarea. Una vez tomamos una tarea entre manos, vamos a hacerla avanzar y terminarla, o se convertirá en trabajo atrasado rápidamente.

Revisión de las tareas atrasadas

Recordemos que, siguiendo las reglas de Autofocus, si hacemos una pasada por las tareas atrasadas –es decir, las tareas que aparecen en la lista como vencidas–, y no hacemos nada con ninguna de ellas, entonces debemos tomar cartas en el asunto. Si se han quedado atrasadas y no sentimos urgencia o necesidad por hacerlas, puede ser porque ya no son importantes –y podemos eliminarlas–, o porque no están bien definidas –y debemos cambiar su redacción.

Generalmente, deberemos cambiar la redacción de las tareas que están definidas de forma demasiado genérica. Por ejemplo, imagina que tenemos registrada la tarea “0tc cambiar bombilla escalera”, y que después de un mes nos encontremos todavía con esta tarea en la lista de trabajo atrasado. ¿Qué hacemos en este caso? No podemos borrar la tarea –todavía queremos cambiar la bombilla. Probablemente no hemos sido lo suficientemente específicos. ¿Tenemos una bombilla de repuesto? ¿Sabemos de qué voltaje es?

Quizá deberíamos volver a registrar la tarea, pero con una redacción distinta, como “0tc revisar voltaje bombilla escalera”, o “0tr 0homedepot comprar bombilla 60w p/ escalera” –el prefijo “0tr” significa recados, y la pseudoetiqueta “0homedepot” es la tienda.

Como se puede ver, no importa mezclar siguientes acciones físicas con tareas más complejas o pequeños proyectos. La propia dinámica del sistema irá puliendo la lista, de forma que resulte sencillo y rápido saber en todo momento lo que tenemos que hacer.

¿Qué te parece la mecánica de la gestión de tareas con una lista única? ¿Qué cambiarías? Comparte tu opinión y experiencia en un comentario.