Gestionando proyectos de escritura con GTD

Hace unos días un lector, José Antonio Elías, me envió un correo un poco preocupado. Me contaba que, aunque ha adoptado alguna pequeña herramienta para implementar GTD, no se terminaba de hacer con el sistema. En particular me contaba lo siguiente:

Tengo un proyecto personal, es decir, aparte de mi trabajo profesional en la empresa, en marcha: la escritura de un manual sobre comunicación humana de unas 300 páginas (…). Lo tengo empezado desde hace año y medio, pero, y aquí empieza lo malo, no consigo pasar de la fase de recopilación de información y toma de notas y de la redacción parcial de algún temita, pero el proyecto no consigo impulsarlo como está mandado y, claro, eso desanima.

Su caso me pareció un claro ejemplo de la dificultad que suponen este tipo de proyectos cuando empezamos a integrar GTD a nuestra vida. Él habla de un libro, pero igual puede ser un informe complejo, una tesis o cualquier trabajo escrito más o menos extenso –algo a lo que nos tenemos que enfrentar los trabajadores del conocimiento de vez en cuando–.

Debo reconocer que este correo me interesó especialmente porque actualmente yo también me encuentro inmerso en un proyecto de este tipo: la escritura de un libro sobre productividad, del que pronto os hablaré. Aunque todavía estoy dando los primeros pasos, creo que puedo compartir con vosotros mi enfoque, aplicando la experiencia que tengo con GTD.

En primer lugar, no debemos perder de vista que un proyecto, tal y como lo define David Allen, está compuesto de próximas acciones. Cuando uno se enfrenta a la tarea de escribir algo grande, encontrar las próximas acciones no resulta fácil. Desde luego, añadir a nuestro sistema “escribir libro” no funcionará. El truco para gestionar un proyecto GTD sin problemas es encontrar pequeñas tareas que podamos empezar y terminar de una sentada.

Cuando me enfrenté al proyecto de escribir mi libro lo primero que hice fue identificar el tipo de tareas que tendría que llevar a cabo. Encontré tres: 1) preparación y gestión del proyecto, 2) investigación y 3) escritura propiamente dicha. Ya tenía una primera clasificación del trabajo.

Las actividades de preparación y gestión son las más obvias. Preparar un índice de contenidos, firmar el contrato con mi editora, seleccionar un software de escritura, enviar los avances cada cierto tiempo… Todas ellas son acciones o subproyectos fácilmente identificables y gestionables con GTD.

Pero, ¿qué hay de la investigación y la escritura? En este punto fue esencial seguir los pasos del maestro Berto Pena. Decidí utilizar la mejor herramienta para escritores: Scrivener. Gracias a este fabuloso software puedo trabajar con las distintas partes del libro como si fueran tarjetas índice, cambiando el orden, añadiendo o eliminando partes fácilmente.

Así que, a partir del contenido aprobado por mi editora, hice un desglose de contenidos –cada tema o punto clave en una tarjeta de Scrivener–, para poder desarrollarlos posteriormente. Si tengo claro lo que quiero contar, simplemente añado una próxima acción “escribir tema x” a mi lista de próximas acciones; si no, primero considero una o varias acciones “investigar tema x” (cada una, digamos, de una hora de duración). Realizo tantas investigaciones de una hora como sean necesarias hasta que tenga suficientemente material para escribir esa parte.

Otra de las grandes ventajas de utilizar Scrivener es que puedo añadir nuevo material si, a resultas de una lectura, encuentro algo interesante que puede complementar lo que ya tengo escrito. De hecho, puedo escribir unas partes del libro mientras estoy investigando otras.

Con un buen desglose de contenidos, escribir el libro es una tarea casi automática, en el sentido de que sólo debemos tomar una de las próximas acciones disponibles, empezarla y no levantarnos del ordenador hasta terminarla. De esa forma, poco a poco, el libro irá tomando forma casi sin darnos cuenta.

Y tú, ¿te has enfrentado al reto de escribir algo extenso? ¿Cómo lo has resuelto? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Anónimo (via Flickr)