Gestionar proyectos sobre la marcha con GTD

Estoy a punto de terminar un proyecto importante de mi empresa –por si alguno se lo pregunta, sí, es por eso que últimamente he estado un poco distanciado de los comentarios y de Twitter, muy a mi pesar–.

Han sido semanas muy pesadas de trabajo y coordinación intensa de “recursos”, palabrota que usamos gestión de proyectos para las personas. Pero al mismo tiempo ha sido un tiempo de auto observación de cómo manejo los proyectos con GTD.

Recientemente me ha tocado encargarme de la mudanza de todos los sistemas de información a una nueva oficina. Mi responsabilidad era asegurarme de tener todo el cableado certificado, una sala de servidores totalmente equipada, líneas de comunicaciones configuradas para conectarse a la red global de mi empresa multinacional, salas de reuniones con videoconferencia, etc. No es un proyecto enorme, pero tampoco se puede decir que sea pequeño.

Pues bien, os contaré un pequeño secreto: lo gestioné íntegramente con GTD, solo con listas de acciones y recordatorios.

Cuando uno se enfrenta a un proyecto medianamente complejo es muy tentador abrir el Microsoft Project y ponerse a hacer diagramas de Gantt. Eso está muy bien, siempre que te hayas tomado el tiempo para planificar el proyecto adecuadamente. Pero esa no es siempre la mejor vía.

En el caso de la mudanza, aunque había algunas fechas límite, la mayoría de las cosas que había que hacer eran del tipo “lo antes posible” y se podían hacer simultáneamente. Por ejemplo, aunque no estuviera la sala de servidores lista, nada me impedía contratar la línea de comunicaciones, o evaluar la compra de proyectores para las salas de reuniones. Igualmente, podía trabajar en el cableado aunque no hubiera un rack para recibirlos –ya se rematarían los cables cuando estuviera la sala lista.

Cuando un proyecto es complejo pero no hay muchas dependencias entre las distintas tareas, lo único que se necesita para gestionarlo es una lista de próximas acciones completa y permanentemente actualizada, recordatorios y un buen seguimiento de las cosas “a la espera”. O sea, GTD.

La cosa funciona más o menos así: en una primera sesión de “brainstorming” saco a la luz todos los requerimientos que puedo, utilizando como es lógico mapas mentales. Después de validar los requerimientos con los distintos involucrados, los traspaso a mis listas de próximas acciones. Ya tengo todo listo para empezar.

Durante los primeros días del proyecto, intento “lanzar” todas las acciones que puedo hasta el punto en que se convierten en cosas “a la espera”, y añado al calendario las tareas de gestión del proyecto –como acciones periódicas–, y los hitos –como recordatorios–. En el ejemplo de la mudanza, envié todos los pedidos de equipos, negocié todos los contratos, encargué los diseños, etc. Además, creé tareas periódicas para revisar el avance, enviar informes de progreso, etc.

A partir de ese momento toca convertirse en un perro de caza y estar encima de todo el mundo que te debe algo, de manera sistemática y acordada. Por ejemplo, si Enrique me prometió tener rematados los cables el miércoles, el jueves a las 8:30 le llamo para ir juntos a revisar el rematado.

Ahora imaginaos que, revisando el cableado, surge un punto de revisión o un nuevo requerimiento. En ese momento creo una nueva entrada en mi bandeja de entrada –en mi caso utilizo Things para iPhone–, o simplemente creo un recordatorio en el calendario. Lo hago en el momento, mientras estoy hablando con Enrique revisando el cableado. Por eso es fundamental dominar la recopilación en todo momento y lugar.

Después, al final de cada día sin excepción, reviso todas y cada una de las próximas acciones y cosas a la espera del proyecto, las evalúo y marco lo que haga falta como tarea más importante para hacer al día siguiente. También marco todas las completadas para tener una visión más clara de lo que queda por hacer, y reviso las actividades agendadas para los próximos días.

Si recopilamos inmediatamente, damos prioridad a las próximas acciones del proyecto y hacemos un adecuado seguimiento de las cosas a la espera, gestionar muchos de los proyectos complejos con GTD es bastante sencillo. Y por experiencia os digo que el nivel de control que se siente es muy parecido a si utilizárais herramientas especializadas.

Y tú, ¿has gestionado proyectos complejos con GTD? Comparte tu experiencia e ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Marcus Jeffrey (via Flickr)