GTD: Di no a la planificación

Aviso que voy a tocar fibras sensibles en este post –la mía hubiera sido una de ellas hace unos meses–. Pero tenía pendiente explicar, no sólo porqué no es bueno planificar, en el sentido de planear de antemano qué tareas vas a hacer y cuándo, sino porqué es absolutamente innecesario si practicas GTD.

A lo largo de los años que llevo escribiendo sobre productividad he probado y recomendado muchas cosas. Una de esas cosas es seleccionar 3 TMI –Tareas Más Importantes–, todos los días. La idea detrás de esta técnica es que seleccionar de antemano 3 tareas de valor el día antes nos ayuda a empezar el día enfocados en lo importante.

Durante mucho tiempo he utilizado TMIs, y he de reconocer que funcionan bastante bien en algunas ocasiones, especialmente cuando las rutinas son bien conocidas y no hay mucho espacio para las sorpresas. Sin embargo, me he dado cuenta de que utilizar TMIs no es la manera óptima de trabajar cuando haces trabajo del conocimiento, algo que para mi ha tomado especial relevancia desde que soy consultor independiente.

El problema es que seleccionar de antemano lo que vas a hacer, aunque “sólo” sea con 24 horas de antelación, no deja de ser una forma de planificar. Y planificar si es malo, muy malo.

Cuando planificamos, tomamos decisiones utilizando criterios subjetivos. Es lo que se ha venido haciendo durante muchos años en la mal llamada “gestión del tiempo”, y ha demostrado claramente su ineficacia. Planificar es “jugar a ser adivino”, como diría mi amigo David Sánchez. Es decidir con la esperanza de que, llegado el momento, los astros se alinearán para que podamos cumplir nuestras expectativas.

Y las expectativas son construcciones mentales muy peligrosas. ¿Qué crees que pasará si de las 3 cosas que habías planeado para mañana sólo puedes completar 1? Tu grado de frustració subirá un punto. ¿Y qué pasará cuando la situación se repita día tras día, durante varias semanas o meses? El estrés hará acto de presencia, y empezarás a perder confianza en tu sistema de organización. O en tu propia capacidad de resolver los asuntos, que es aún peor.

Tenemos que ser mucho más humildes: nadie puede saber de antemano qué tiempo disponible o nivel de energía tendrá mañana a las 10, o sí estará en el contexto adecuado para hacer lo que había planeado, o si las prioridades no cambiarán súbitamente debido a alguna urgencia inesperada. Por mucho que nos guste sentir que tenemos control sobre nuestro futuro, la verdad es que tenemos control real sobre muy pocas cosas.

Una de las pocas cosas que sí podemos controlar son nuestras decisiones en este preciso instante. Si practicas GTD y tienes una lista de próximas acciones actualizada y completa –es decir, si capturas, procesas y organizas de forma periódica y consistente–, la decisión de qué es lo más importante que debes hacer a continuación surge de manera natural sin necesidad de revisar la agenda, simplemente considerando el contexto, el tiempo disponible, tu nivel de energía mental y lo que más llama tu atención en este momento, que sí son cosas objetivas.

Esa es la belleza, y al mismo tiempo la potencia, de GTD. Planificar, aunque sea con TMIs, es un obstáculo para tomar las decisiones correctas, que tengan en cuenta las circunstancias particulares de cada momento.

Y es que, al final, no es más productivo el que se obliga a hacer cosas en contra de lo que ducha la realidad, –por muy importantes que sean–, sino el que aprovecha las circunstancias actuales y les saca partido, haciendo el mejor uso de sus recursos en cada momento.

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