GTD: Gestionando lo personal y lo laboral

El objetivo principal de la metodología de productividad personal Getting Things Done® es ayudarte a mejorar la manera en que gestionas las cosas que continuamente llaman tu atención, y sobre las que quieres hacer algo al respecto. Por ejemplo, cosas que recuerdas que tienes que hacer, ideas que te gustaría desarrollar, información que puede resultarte útil ahora o en el futuro, etc. No prestarle la debida atención a las cosas que llaman tu atención es la mayor fuente de distracciones, y es la razón principal por la que nos cuesta tanto estar a lo que deberíamos estar, en casa y en la oficina.

Prestar la debida atención a algo significa que, tan pronto como eres consciente de ello, lo anotas en algún sitio. Si además de sacarlo de la cabeza tienes desarrollados los hábitos necesarios para transformar sistemáticamente lo que anotas en un sistema de recordatorios que podamos revisar cuando sea necesario, habrás evitado que las cosas se conviertan en distracciones. De esa manera puedes mantener la atención con más facilidad en cualquier cosa que decidas hacer.

El dilema para muchos nuevos practicantes de GTD® es decidir cuántos sistemas de recordatorios tener. La creciente preocupación por conciliar la vida personal y laboral hace que la mayoría de los profesionales se inclinen, legítimamente, por mantener dos sistemas separados: uno para los asuntos del trabajo y otro para los asuntos personales. Conceptualmente hablando, mantener dos sistemas separados por este motivo es un error. Nuestra mente no hace distinciones entre lo profesional y lo personal, solo entiende de cosas de las que tiene que ocuparse, poniendo al mismo nivel cosas tan distintas como preparar una reunión del comité de empresa y cambiar la bombilla de la lámpara del salón. La conciliación no se consigue separando, sino integrando ambos «mundos», de manera que siempre podamos hacer las mejores elecciones posibles dadas las circunstancias de cada momento.

¿Quiere esto decir que GTD «prohibe» tener dos sistemas separados, uno para lo profesional y otro para lo personal? Por supuesto que no. Existen razones válidas para mantener sistemas separados. Por ejemplo, cuando las políticas de la organización donde trabajamos nos impide hacerlo. Sin embargo, lo ideal sería tener un único sistema GTD, ya que separar tu sistema en dos tiene un costo importante en términos de atención necesaria para mantenerlos y usarlos.

Cuando tienes los asuntos personales y laborales separados, debes asegurarte de que siempre tienes el sistema correcto siempre que sea necesario, o pronto dejarás de confiar en él. Por ejemplo, si separas las llamadas personales por un lado y las del trabajo por otro, pero solo puedes hacer algunas de las llamadas personales en horario de oficina, deberás asegurarte de tener esa parte de tu sistema personal contigo cuando estés en la oficina, o nunca harás esas llamadas personales. Tener dos sistemas paralelos complica las cosas. Por eso, salvo que haya razones objetivas para separarlo, es mejor que tengas un único sistema que puedas llevar siempre contigo.

En cualquier caso, separar el sistema en dos es una decisión puramente personal. Algunas personas se sienten psicológicamente más cómodas teniendo ambos mundos en compartimentos estancos, incluso aunque no haya impedimentos objetivos para tenerlo todo en un único sistema. Por tanto, no existe una opción correcta o incorrecta. Lo importante es entender y asumir el costo que tiene mantener dos sistemas en paralelo, y asegurarse de que los utilizas de la manera adecuada para que cumplan su propósito.

Finalmente, es importante no confundir sistema de organización con herramientas de captura. Si bien pueden encontrarse muchas razones para separar los asuntos personales y profesionales, el conjunto de herramientas para capturar lo que llama nuestra atención deberían ser únicos. La razón es que, el que una tarea pertenezca al ámbito personal o laboral no cambia el hecho de que sólo tenemos una mente, y continuamente nos vemos asaltados por temas personales cuando estamos en la oficina, y por temas profesionales cuando estamos en casa. La captura es un proceso ubicuo, que tiene lugar constantemente, por lo que tiene sentido tener un único conjunto de herramientas de captura.