GTD: Gestionar las tareas periódicas correctamente

Si tuviera que decir cuál es la duda más común que me he encontrado cuando las personas intentan poner en práctica el método de David Allen, el cómo gestionar las tareas periódicas sería sin duda un firme candidato. Para ser honestos, el libro de Allen no menciona expresamente cómo hacerlo, así que no podemos culpar a nadie por ello. Pero las consecuencias son claras: cada uno hace la implementación que mejor le parece, lo que a veces da como resultado flujos de trabajo poco efectivos, cuando no completamente en contra del espíritu de GTD.

Una de las soluciones más comunes es utilizar el calendario –confieso haber pecado–. En este post os comparto porqué creo que no es una buena idea, cuál es la única excepción en que podría hacerse, y cómo debemos gestionar las tareas periódicas sin romper las reglas de GTD.

Empecemos por aclarar cuál es la función del calendario: recordarnos los compromisos que tienen una fecha fija –y posiblemente una hora– para cumplirse. Nada más. Cualquier otro compromiso debe ir a una de las listas contextuales de próximas acciones.

Veamos un ejemplo real: muchos de nosotros tenemos la obligación de presentar la declaración de la renta antes del 30 de junio de cada año –al menos en España–, por lo que parece natural añadir al calendario un recordatorio periódico para esa fecha. El problema con este tipo de recordatorios, y asumiendo que somos diligentes haciendo la revisión semanal de nuestro sistema, es que puede que tomemos acción sólo una o dos semanas antes de que venza el plazo, cuando en realidad es una tarea que podríamos haber empezado desde mucho antes –en España, a partir del 1 de mayo–. La cosa se puede poner más fea si no hacemos revisiones semanales de manera consistente, generando estrés innecesario de último momento, o en casos extremos, incluso incumplir el compromiso.

La forma correcta de gestionar esta tarea sería añadir una próxima acción en la lista “algún día/quizás”, con fecha de vencimiento 30 de junio. Durante nuestras revisiones semanales tendremos ocasión de activar la tarea en cualquier momento, ya sea pasándola a la lista contextual correspondiente o a la lista de proyectos –si es que necesitamos llevar a cabo varias actividades para cumplir con nuestro compromiso–. Si el sistema gestor de tareas lo permite, incluso podemos asignar una fecha de inicio, en este caso 1 de mayo, de manera que sea aún más fácil saber cuándo podemos activarla.

El único caso en que estaría permitido utilizar el calendario para gestionar una tarea periódica es si dicha tarea sólo puede llevarse a cabo un día particular, y no tiene sentido hacerla cualquier otro día. Por ejemplo, felicitar a alguien por su cumpleaños.

Ya sé, alguno estará pensando: “pero esto es demasiado para las tareas rutinarias que debo hacer todos los días, o una vez a la semana”. Bueno, debo reconocer que es cierto. De hecho, yo no soy amigo de añadir este tipo de tareas de periodicidad corta a mi sistema GTD. En su lugar, prefiero integrarlas en rutinas que ya tengo bien establecidas. Como nos enseña la regla de los 2 minutos, debemos dar prioridad a la eficiencia, y no sobrecargar nuestro sistema GTD innecesariamente.

Así que ya sabes: deja de utilizar el calendario para recordar próximas acciones, aunque sean periódicas. El calendario está para recordar compromisos con fecha, no para recordar fechas límite.

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Jerónimo Sánchez

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