GTD: Las personas eficaces no necesitan alarmas

A veces me preguntan cuál es tu herramienta GTD ideal, e invariablemente me veo en la necesidad de responder que aún no la he encontrado. Dejando a un lado el hecho de que primero debe ser el hábito y luego la herramienta, las herramientas pueden y deben jugar un papel muy importante en el aprendizaje, consolidación y práctica diaria de cualquier actividad, y especialmente en la práctica de GTD, repleto de hábitos de trabajo casi siempre nuevos para quien se acerca por primera vez a esta metodología.

Hay varios puntos de revisión que, como consultor y formador de GTD genuino, siempre considero a la hora de evaluar una nueva herramienta GTD. Entre esos puntos está comprobar si existe, o mejor dicho, que no exista una función de alarma para las tareas. Salvo contadas y honrosas excepciones, casi todas las herramientas existentes en el mercado que se autoetiquetan como GTD, fallan estrepitosamente en este sentido.

Antes de entrar en detalles es necesario una pequeña justificación sobre criterios de idoneidad que considero imprescindible. No importa si hablamos de prácticas productivas o de cualquier otra actividad, la mejor herramienta de soporte siempre será aquella que, no solo apoye el desarrollo de las buenas prácticas, sino que desincentive la aparición de malos hábitos. Es decir, si puedes hacer lo que necesitas con una herramienta, dicha herramienta será útil, y hasta puede que buena; pero si además te impide que desarrolles vicios, será la mejor de las herramientas posibles.

En este sentido, para que una herramienta GTD se convierta en mi herramienta GTD ideal, no sólo debe permitirme capturar, procesar, organizar, revisar y tomar buenas decisiones sobre qué voy a hacer a continuación, sino que debe impedirme, por ejemplo, capturar y procesar al mismo tiempo –uno de los errores más comunes de los principiantes–, o como nos ocupa hoy, “saltarme” el hábito de revisar periódicamente mi sistema.

Hace unos días me preguntaba un alumno en un taller si podía poner alarmas a los recordatorios de la lista “A la espera” –la lista que contiene todas aquellas tareas que deben ser completadas por terceras personas–, de modo que no se le olvidara enviar los e-mail o hacer las llamadas de seguimiento necesarias. Se quedó sorprendido cuando le dije que si hacía bien su trabajo no necesitaba poner alarmas.

Si desarrollas el hábito de revisar la lista “A la espera” todos los días, como parte de tu revisión GTD diaria, todos los días tendrás la oportunidad de considerar si ha llegado el momento de enviar e-mails o hacer llamadas para los asuntos que necesiten seguimiento. Utilizar alarmas para que nos recuerden hacer las cosas no solo nos obliga a planificar –jugando a adivinos para determinar el momento más adecuado para hacerlo–, sino que evita que consolidemos el hábito imprescindible de la revisión diaria.

Igualmente, una siguiente acción que se encuentra en una de tus listas de contexto está ahí para que la realices lo antes posible, no necesita ninguna alarma. El uso de alarmas solo está justificado para avisarte de que está próxima la hora de un compromiso que tiene fecha y hora en el calendario, como por ejemplo, 30 minutos antes de que empiece una reunión. En cualquier otra situación, las alarmas no hacen otra cosa que dinamitar las buenas prácticas sobre las que se sustenta GTD.

Así que ya lo sabes, una excelente forma de consolidar tu práctica de GTD es olvidarte de utilizar alarmas, y realizar la revisión diaria de manera sistemática. Te ayudará a ganar control sobre tus actividades diarias, adaptándote a las circunstancias y mejorando tu eficacia.

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