GTD para dummies: El procesamiento

En el artículo pasado veíamos la importancia que tiene transformar las cosas de nuestras bandejas de entrada en algo con significado productivo. Por medio de una serie de preguntas podíamos analizar cada cosa y decidir qué es lo que teníamos que hacer con ellas.

Ha llegado la hora de poner en práctica el método y echar un vistazo a cómo se organiza el trabajo en la vida real. Para ello utilizaremos básicamente dos cosas: listas y un archivo –físico y/o digital.

Las reglas del procesamiento

La regla de oro a la hora de procesar las bandejas de entrada es: todo lo que sale ya no entra. La tentación de regresar cosas que resultan difíciles de analizar, o sobre las que no tenemos ganas de pensar, es muy grande. Tenemos que evitarlo a toda costa, o corremos el riesgo de que esas cosas nunca salgan de la bandeja de entrada.

Idealmente, en cada sesión de procesamiento debemos dejar la bandeja de entrada vacía. Ya se trate de la bandeja del escritorio, del buzón del correo electrónico o de los mensajes de voz del móvil, no debemos parar hasta procesarlo todo –solo en casos excepcionales, especialmente al inicio, en que tengamos muchísimas cosas, podemos planear hacerlo en dos o más sesiones de trabajo.

Cómo aplicar el filtro

Empezaremos la sesión tomando la primera cosa de la bandeja que estamos procesando, y le aplicamos el filtro en forma de preguntas que vimos en el artículo pasado. En el momento que la respuesta a una de las preguntas sea positiva, se realiza la acción que corresponda y se pasa a la siguiente cosa de la bandeja hasta dejarla vacía.

Veamos a continuación las preguntas del filtro y qué hacer en cada caso:

1. ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada? Muchas veces ponemos en la bandeja de entrada cosas que pensamos que pueden ser importantes, pero no estamos seguros y no queremos pensar en ello en ese momento –o simplemente nos llegan en forma de correo electrónico. A la hora de procesar es cuando hay que tomar una decisión al respecto.

Si algo no implica trabajo por hacer, ni es información que nos interese guardar como referencia futura, simplemente lo tiramos a la basura –o lo borramos del ordenador. Debemos perder el miedo a eliminar cosas. Si elimináramos más a menudo, nuestra vida tendría muchos menos “ruido” innecesario –algo de lo que pueden dar fe mis amigos minimalista ;-)

Siempre que te encuentres a gusto con la decisión, trata de tirar o borrar todo lo que puedas de tus bandejas de entrada –como esa revista que nunca leerás.

2. ¿Es información que debo guardar como referencia? Si has decidido no eliminarlo, entonces piensa si realmente tienes que hacer algo con ello, o simplemente se trata de información potencialmente útil que quieres conservar. Si es información, o un documento que debes guardar por motivos legales, entonces archívalo inmediatamente.

Dependiendo de tu forma de trabajar y de tus gustos, es posible que la mayor parte de tu archivo sea en papel, o por el contrario, que mantengas casi todo en formato digital en tu ordenador. Sea cual sea el caso, define algún criterio de archivo que te sea práctico y que no te de pereza utilizar, o nunca archivarás.

Hace tiempo escribí varios artículos sobre diferentes formas de archivar, desde mi sistema de archivo digital hasta el curioso sistema Noguchi para el papeleo, pasando por el exhaustivo sistema Firthunands basado en el sistema de la Biblioteca del Congreso. Te invito a que les eches un vistazo para tomar ideas.

3. ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos? Gran parte del trabajo que hacemos todos los días son en realidad micro-tareas de menos de 2-3 minutos. Tratar de gestionar este tipo de tareas es muy ineficiente, pues tardamos más en gestionarlas que en hacerlas en ese momento.

Por eso, si la cosa extraída de la bandeja de entrada no es para tirar ni para archivar, considera si representa algo que puedes hacer rápidamente, ahora mismo. Si es así, hazlo. Con este simple gesto no sólo evitarás que las cosas se “eternicen”, sino que te quitarás un gran número de tareas de encima en poco tiempo, obtendrás una sensación muy agradable de avance, y las demás personas te verán como alguien extremadamente eficiente.

4. ¿Puedo delegarlo en alguien? Si has llegado hasta aquí es porque tienes que hacer algo con ello que te llevará tiempo, y es algo de lo que tú eres responsable –si no, no estaría en una de tus bandejas de entrada ;-) Y como tu tiempo es oro, lo primero que debes intentar es ver si hay alguien que puede hacerlo en tu lugar.

Si la respuesta es afirmativa, deberemos delegarlo inmediatamente –con una llamada telefónica o enviando un correo electrónico–, y añadir un recordatorio en una lista que llamaremos “A la espera”. Esta lista simplemente contendrá las cosas que hemos delegado y que estamos esperando que alguien más haga.

Una buena forma de anotar los recordatorios es registrar, para cada cosa delegada, lo que esperamos que se haga, quién lo tiene que hacer, y en qué fecha se lo encargamos. Ello nos permitirá hacer un buen seguimiento de las cosas, pudiendo identificar todos los encargos hechos a la misma persona, o los encargos que ya llevamos demasiado tiempo esperando.

Hay muchas más cosas que decir con respecto al manejo de esta lisa, pero eso lo veremos más adelante.

5. Posponer la tarea. Si la cosa que sacas de la bandeja supera todos los filtros –es decir, respondiste NO a todas las preguntas–, tienes entre manos algo que debes hacer tú, y que debes hacer lo antes posible, en cuanto tengas oportunidad.

El análisis de las cosas que llegan a este punto requiere de una explicación detallada que dejaremos para el siguiente artículo de la serie. Por el momento sólo diré que será necesario decidir si se trata de una tarea sencilla –una acción física–, o una tarea compleja –lo que en terminología GTD llamamos “proyecto”. Igualmente, tendremos que utilizar diferentes listas para organizarlo todo de una manera eficiente.

¿Qué dificultades encuentras en el procesamiento? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por alexanderdrachmann (via Flickr)