Uno de los aspectos más confusos y menos comprendidos de GTD es la gestión de proyectos. Para empezar, la definición de proyecto que hace David Allen es poco común –cualquier tarea que requiera de 2 o más acciones físicas. Por otro lado, muchas personas tienen dificultades para seguir la pista a los proyectos, organizar la documentación de apoyo, o desglosarlos en acciones.
Para poder hacer una buena gestión de proyectos es necesario entender que no todos los proyectos son iguales, ni necesitan de la misma estrategia para ser gestionados eficazmente. A grandes rasgos, yo divido los proyectos en 2 grandes grupos: los proyectos autogestionados y los proyectos formales.
Proyectos autogestionados
La palabra “proyecto” está revestida de cierto halo de importancia, pero la realidad es que un gran porcentaje de las cosas que hacemos cada día son proyectos. Es difícil pensar en tareas que no requieran de al menos un par de acciones físicas para ser terminadas.
Por ejemplo, algo tan simple como cambiar el cartucho gastado de la impresora puede ser un proyecto. Dependiendo de nuestro caso, tendremos que 1) ver qué tipo de cartucho utiliza la impresora; 2) ir a la tienda a comprarlo; 3) cambiar el cartucho; y opcionalmente 4) llevar el cartucho gastado a reciclar.
La buena noticia es que la mayoría de esos mini-proyectos suelen ser lo que yo llamo proyectos autogestionados. Dada una acción –por ejemplo, comprar un cartucho nuevo–, generalmente habrá una sola acción siguiente posible, que suele resultar obvia a partir de la propia naturaleza del proyecto –si ya he comprado un cartucho nuevo, el siguiente paso lógico será instalarlo en la impresora.
Estos proyectos son autogestionados porque basta con tener un recordatorio de lo que perseguimos –hacer que la impresora imprima de nuevo– en la lista de proyectos, y de la única siguiente acción en la lista contextual correspondiente. Una vez terminada la acción, la tachamos y añadimos la siguiente, y así sucesivamente hasta terminar el proyecto.
Los proyectos autogestionados raramente necesitan de documentación de apoyo, ni mapas mentales, ni planes detallados, ni absolutamente nada más. En el momento en que surge el proyecto durante el procesamiento, está listo para ser llevado a cabo sin más preámbulos.
En realidad, desde un punto de vista de gestión, un proyecto autogestionado es casi idéntico a una próxima acción. La única diferencia es que querremos tener un recordatorio en la lista de proyectos para no olvidar que todavía no hemos obtenido el resultado deseado –nuestra impresora imprimiendo de nuevo y, quizá, el cartucho viejo reciclado.
Proyectos formales
Los proyectos formales son una bestia completamente diferente. En proporción, constituyen una gran minoría de los proyectos, pero suelen ser lo que tienen mayor impacto en la consecución de nuestros objetivos a medio y largo plazo.
El comienzo de un proyecto formal es casi idéntico al de cualquier proyecto autogestionado: a resultas del procesamiento de alguna idea nueva, surge la necesidad de llevar a cabo una tarea compleja. La gran diferencia es que sus siguientes acciones no resultan obvias a primera vista.
Y esa es la clave. Lo único que sabemos antes de iniciar un proyecto formal es que primero tenemos que aclarar su propósito, definir los objetivos que queremos alcanzar, acotar las restricciones –económicas, temporales o del tipo que sea–, generar todas las ideas que podamos, organizar dichas ideas de algún modo útil, definir las siguientes acciones… En una palabra, tenemos que planificar el proyecto.
Una vez tenemos esto claro, resulta muy sencillo empezar a gestionar un proyecto formal. En primer lugar, añadimos un recordatorio a la lista de proyectos para tener siempre presente el objetivo que perseguimos. Y después, una primera acción que, invariablemente, siempre será la misma: “planificar el proyecto”.
Como podemos ver, una vez planificado, la gestión de un proyecto formal es casi idéntica a la de un proyecto autogestionado, salvo que las siguientes acciones no surgirán de forma automática de la propia naturaleza del proyecto, sino a partir del plan escrito que realicemos.
Cómo desarrollar un plan de proyecto que funcione es un tema complejo que dejaremos para la siguiente entrega de esta serie.
Seguimiento de proyectos
Una vez puesto en marcha un proyecto, ya sea autogestionado o formal, solo nos queda asegurarnos de que marcha a buen ritmo y dentro de los límites que nos hemos impuesto.
En general, el mejor momento para hacer una evaluación de nuestros proyectos es durante la revisión semanal de nuestro sistema GTD –una práctica fundamental de la que hablaremos muy pronto. Durante dicha revisión, repasaremos la lista de proyectos y nos aseguraremos de que todos tienen al menos una siguiente acción definida.
Para los proyectos formales, revisaremos además todo el material de apoyo que hayamos acumulado –normalmente en una carpeta manila o una carpeta en el ordenador–, para determinar cuáles serán las siguientes acciones, analizar si hay desviaciones en el plan y tomar las medidas correctivas que sean necesarias.
Divide y vencerás
Algunas veces nos topamos con proyectos tan complejos que no resultan fáciles de gestionar ni siquiera con GTD. En general, esto es debido a que estamos tratando de “morder” más de lo que podemos. Cuando esto sucede, merece la pena analizar si lo que estamos tratando de gestionar como un proyecto no se trata en realidad de algo de naturaleza superior, como una meta a largo plazo.
Si nos encontramos antes un proyecto que parece dividirse en varios subproyectos, una buena estrategia suele ser mover un recordatorio del proyecto a una lista de objetivos a medio y largo plazo –convirtiéndolo ahora en un objetivo, no en un proyecto–, y crear un proyecto más pequeño para cada subobjetivo.
Esta misma estrategia también puede aplicarse para próximas acciones demasiado grandes, que no puedes terminar en una sola sentada. Por ejemplo, en lugar de añadir la acción “Pasar CDs de música a iTunes”, es mejor crear un proyecto y añadir varias acciones del tipo “Pasar CDs del 1 al 10 a iTunes”, “Pasar CDs del 11 al 20 a iTunes”, etc.
De este modo tendrás más sensación de avance, pues podrás tachar acciones terminadas de forma regular, en lugar de tener una acción demasiado “grande” que parece que nunca termina.
Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.
Foto por k0a1a.net (via Flickr)Si te gusta lo que has leído, cómpartelo arriba, danos tu opinión en un comentario y considera suscribirte al blog --es gratis.
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