GTD para dummies: la revisión semanal

En el artículo anterior vimos que existen 3 tipos de revisión: operativa, de control y estratégica. De los 3 tipos, la revisión de control o semanal es en la que más hincapié hace David Allen, y no por capricho.

La revisión operativa es muy conveniente, pero se puede vivir sin ella si hacemos una revisión de control exhaustiva cada pocos días. Por otro lado, la revisión estratégica es crucial, pero no sirve de nada sin un sistema productivo depurado y perfectamente engrasado. Así que, como vemos, hay buenos motivos para desarrollar primero el hábito de hacer una revisión de control, generalmente una vez a la semana.

La revisión semanal es tan importante que deberíamos bloquear en nuestra agenda al menos un par de horas todas las semanas, como si se tratara de una cita con nuestro mejor cliente, o con el director general de la empresa. No tomarnos en serio esta cita con nosotros mismos hace que muchas personas nunca lleguen a consolidar este hábito fundamental.

Aunque en primera instancia parece algo muy complicado, con la práctica conseguirás hacer estas revisiones de forma natural y en muy poco tiempo –claro, dependiendo del número de proyectos que tengas y el tamaño de tus listas. Es más –no te voy a engañar–, a veces pasará más de una semana entre revisión y revisión, o solo ejecutarás los pasos clave del procedimiento.

Lo importante no es cumplir a rajatabla con lo que dice David Allen, sino sentir que todo está bajo control.

Sin embargo, mientras consolidas el hábito, te recomiendo que trates de ajustarte lo más posible al siguiente procedimiento, que es el que yo uso. Como verás, soy bastante ortodoxo, con una revisión semanal dividida en 10 pasos, agrupados en 3 fases claramente diferenciadas:

Haz limpieza

1. Recolecta papeles y objetos. (5 minutos) Revisa a tu alrededor y pon en la bandeja de entrada del escritorio todo lo que esté fuera de lugar: papeles, facturas o cualquier objeto que represente algo por hacer.

2. Vacía tu cabeza. (5 minutos) Haz una pequeña lluvia de ideas –brainstorm– para sacar de la cabeza cualquier ideas o asunto que sientas que te tienen preocupado. Cuando termines, pon tus notas en la bandeja de entrada.

3. Procesa las bandejas de entrada. (10-15 minutos) Procesa todas las bandejas de entrada que tengas, incluido notas de voz y correos electrónicos. Dependiendo de qué tan diligente hayas sido con tus revisiones operativas, esta tarea puede ser muy rápida, o consumir hasta una hora. Al final, al menos teóricamente, las bandejas deben quedar vacías –y el resultado organizado en tus listas, el calendario y tu archivo de referencia.

Actualiza tu sistema

4. Revisa las próximas acciones. (5 minutos) Repasa tus listas contextuales y marca como completadas las acciones terminadas que por algún motivo estuvieran todavía activas.

5. Revisa el calendario. (5-10 minutos) Confirma que todos los compromisos pasados están cumplidos, y si no, considera eliminarlos o cambiarlos de fecha –quizá tengas que hacer algunas llamadas para ello. Igualmente, repasa los compromisos de los próximos días, y registra las próximas acciones necesarias, como preparar reuniones, comprar billetes de avión, confirmar citas, etc.

6. Revisa las cosas “a la espera”. (10-15 minutos) Marca como completado lo que ya hayas recibido y todavía esté pendiente en tu lista. Envía correos o haz las llamas de seguimiento que sean necesarias para asegurarte de que las cosas siguen en marcha como deben.

7. Revisa la lista de proyectos. (20-30 minutos) Repasa cada proyecto de la lista y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción activa. Revisa la documentación de apoyo de cada proyecto para ver si tienes que mover próximas acciones a las listas contextuales, o añadir cosas “a la espera” o al calendario. También puedes mover proyectos a la lista “algún día”, si es que no quieres o no puedes ocuparte de ellos en este momento.

8. Revisa tus listas de comprobación. (variable) Repasa otras listas que puedas tener, como rutinas periódicas, para ver si tienes que crear más próximas acciones. Por ejemplo, yo incluyo mi revisión financiera como parte de mi revisión semanal, lo que genera acciones o proyectos nuevos.

Sé creativo

9. Revisa la lista “algún día”. (15 minutos) Repasa todos los elementos de esta lista uno a uno, y mueve a tus listas de próximas acciones y/o proyectos todo lo que quieras activar. Pueden ser cosas que sientas que ya les ha llegado su momento, o cosas que aparcaste temporalmente y que quieras retomar de nuevo. Elimina todo lo que consideres que ya no tiene interés.

10. Añade ideas locas, o no tanto. (5 minutos) Intenta generar al menos una nueva idea o proyecto que te interese especialmente, como aprender a escalar, o hacer un curso de escritura creativa, o crear tu propio negocio –por su naturaleza, casi siempre van a la lista “algún día”. Date permiso para soñar y siembra semillas que, con el tiempo, puedan convertirse en algo grande :-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por nathanmac87 (via Flickr)
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