GTD para dummies: la transformación de las cosas

Continuamos con esta serie dedicada a la puesta en marcha de GTD desde cero. Ya hemos visto en qué consiste la recopilación: recolectar en uno o varios lugares controlados cualquier cosa física o idea que implique algo por hacer.

Si empezaste a implementar este hábito, seguramente ya tienes la bandeja de escritorio llena de papeles, el buzón de correo lleno de correos, el teléfono lleno de mensajes de voz… ¿qué viene ahora?

Como decía al comienzo de la serie, uno de los problemas más graves de la mayoría de los sistemas de organización es que no resuelven el problema de dar significado productivo a las ideas y cosas que implican trabajo. Generalmente, cuando algo llega a nuestra mesa de trabajo o sale de nuestra mente, no lo hace analizado y listo para hacer lo que sea que tengamos que hacer. Más bien llega como un diamante en bruto, que hay que pulir para que sea útil.

Así, resulta necesario realizar la transformación de las cosas que tenemos en las bandejas de entrada en algo con sentido, que sea ejecutable. Es lo que David Allen denomina el procesamiento.

¿Cómo se procesa?

La mecánica del procesamiento de las bandejas de entrada es sumamente sencilla, y una de las partes de GTD más fácilmente automatizables. Se trata de coger cada elemento de la bandeja de entrada de forma individual, y aplicarle un filtro de 4 preguntas, por este orden:

¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

¿Es información que debo guardar como referencia?

¿Puedo delegarlo en alguien?

¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

Si la cosa o idea en cuestión pasa el filtro de las 4 preguntas –es decir, si la respuesta es NO a todas ellas–, deberemos hacerlo tan pronto como podamos. Además, será necesario matizar la naturaleza del trabajoun poco más mediante otra serie de pregunta:

¿Se trata de algo complejo que requiere de varias acciones físicas?

¿Qué necesitaré para llevar a cabo esta tarea?

¿La puedo hacer en ratos libres o necesitaré estar muy concentrado durante un buen rato?

¿Es urgente o puedo esperar un tiempo para hacerlo?

Puede parecer un proceso complejo, pero no nos engañemos. En realidad es algo que hacemos de forma natural, más o menos inconscientemente, con todas las cosas que tenemos que hacer. La ventaja de hacerlo conscientemente es que sólo tendremos que hacerlo una vez. De otra forma, siempre que nos enfrentemos a una tarea tendremos que volver a analizar todos los elementos de nuevo.

Como vemos, GTD no inventa nada nuevo en este punto. Simplemente toma un proceso que sucede de manera natural –el análisis de las tareas– y nos obliga a hacerlo de manera consciente para organizar mejor nuestro trabajo –próximamente veremos cómo utilizar las respuestas a estas preguntas para conseguirlo.

Mucha gente piensa que hacer todo esto es complicar demasiado las cosas –y es uno de los motivos por lo que muchos se niegan a utilizar GTD. Solo puedo decir que este proceso tiene lugar mucho más rápidamente de lo que parece, especialmente si se tiene un poco de práctica. Y desde luego, no se puede comparar con el tiempo que se pierde teniendo que analizar una y otra vez las listas amorfas de cosas heterogéneas que tendríamos sin GTD.

¿Cuándo hay que procesar?

Se debe procesar siempre que se pueda, y cuando sea necesario. A efectos prácticos, todo dependerá de nuestra forma de trabajo y del número y naturaleza de nuestras bandejas de entrada.

Parece lógico pensar que la bandeja de escritorio de la oficina la proceses completamente al menos una vez al día. Sin embargo, la bandeja de casa puede pasar sin procesar varios días sin que suponga un inconveniente serio. Claro que si recopilas muchas cosas del trabajo en la bandeja de casa, quizá deberías procesarla también diariamente.

Como vemos, GTD es muy flexible en cuanto al número y tipo de las bandejas de entrada que debemos utilizar, y también lo es en cuanto a la frecuencia de su procesamiento. De nuevo, una prueba más de que GTD no impone absolutamente nada, simplemente nos da las pautas para organizarnos eficientemente, sean cuales sean nuestras necesidades productivas.

En el próximo artículo veremos cómo procesar en la práctica cualquier bandeja de entrada de manera eficiente.

¿Te parece que el procesamiento es algo complicado? ¿Qué otros aspectos te parecen importantes a la hora de procesar? Comparte tus ideas en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Vermin Inc (via Flickr)