GTD para dummies: las áreas de responsabilidad

El segundo horizonte de enfoque, u horizonte de los 20.000 pies de altura, es el que corresponde a las áreas de responsabilidad. Cuando hablamos de próximas acciones –pista de aterrizaje– estamos hablando del día a día, y los proyectos –10.000 pies de altura–, no dejan de ser una extensión de las acciones, solo que a varios días o semanas vista. No en vano se tratan de tareas multi-acción.

Las áreas de responsabilidad constituye el primer nivel de abstracción verdadero, y uno muy importante. Todo lo que hacemos debe tener un por qué, y al margen de nuestros objetivos, lo primero que influye en nuestras decisiones son nuestras responsabilidades, tanto impuestas como adquiridas de forma voluntaria.

Como padre, tenemos ciertas responsabilidades con nuestra pareja y nuestros hijos. Como hijo, tío, sobrino, primo… también nos debemos a nuestra familia cercana. Como empleado, nos pagan por una o, generalmente, varias funciones. Y desde luego, también tenemos responsabilidades con la persona más importante de todas: nosotros mismos.

Cuántas áreas tenemos

Todo el mundo tiene al menos 8-10 áreas de responsabilidad, entre personales y profesionales. Por ejemplo, estas son las mías:

• Consultoría
• Coordinación de TI
• Blog El Gachupas
• Desarrollo personal
• Finanzas personales
• Hogar y familia
• Relaciones personales
• Salud y bienestar

Si eres una persona especialmente preocupado por tu espiritualidad, quizá deberías añadir un área específica para ello –yo, por ejemplo, incluyo ese aspecto en el área de desarrollo personal, porque par mi no es tan importante. Igualmente, si tienes un negocio propio, seguramente quieras añadir áreas para sus distintas funciones, como marketing, ventas, contabilidad, etc.

Una vez identificadas, las área de responsabilidad raramente cambian. Sin embargo, algunos sucesos pueden hacer que nos replanteemos añadir o eliminar algunas. Por ejemplo, si tenemos un hijo, cambiamos de trabajo o perdemos a nuestra pareja, es casi seguro que nuestras responsabilidades cambiarán, o al menos nuestras prioridades.

Cómo definirlas

Si no has definido todavía tus áreas de responsabilidad, debes dedicar un rato a hacerlo. No es complicado, y basta con hacer un repaso mental de los distintos roles que jugamos en el trabajo y en casa.

Además, deberás añadir las distintas áreas personales que quieres desarrollar. Las áreas de este tipo más comunes son la salud, la espiritualidad, la creatividad, y en general, cualquier cosa que requiera un trabajo permanente, como por ejemplo un blog.

Algunas personas mantienen un registro de sus áreas de responsabilidad en forma de mapa mental, de manera que pueden desglosar subáreas según van identificándolas, y pueden profundizar en su análisis a varios niveles. Yo soy más partidario de una lista simple, porque me resulta más fácil de revisar rápidamente cuando lo necesito –de hecho, me basta con la lista que genera Things, el programa que utilizo para gestionar mis listas.

Cómo trabajar con ellas

En estricta teoría, no deberíamos aceptar ninguna próxima acción o proyecto que no vaya encaminada a desarrollar alguna de nuestras áreas de responsabilidad. En mi caso, todo lo que añado a mis listas lleva asociada un área de responsabilidad. Si al procesar algo no soy capaz de determinar claramente un área, probablemente es que no lo debo hacer.

En cada revisión semanal hago un repaso rápido del contenido de cada área de responsabilidad. De forma parecida a como hago con los proyectos, me aseguro de que todas las áreas tienen proyectos y próximas acciones definidas. La idea es poder mantener un equilibrio adecuado en todas las áreas, y que ninguna quede desatendida.

Lógicamente, decidir si hay un buen equilibrio entre tus áreas es algo subjetivo. Dependiendo de tus prioridades, intereses y valor de los proyectos, debes evaluar cada área y hacer los ajustes que sean necesarios.

Tener claramente definidas y documentadas tu áreas de responsabilidad te ayudará a mantener el enfoque cuando te sientas perdido, o dudes sobre qué es lo que tendrías que estar haciendo en este momento. A mi me ha sacado del atolladero en más de una ocasión ;-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Magnus A. (via Flickr)
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