GTD para dummies: los 7 principios productivos

No se puede asimilar un enfoque productivo como GTD sin entender los principios sobre los que se asienta. Más allá de recopilaciones, contextos, revisiones y otras muchas técnicas que aprenderemos más adelante, debemos tener claro por qué funcionan y por qué son necesarias. Si te dicen que debes hacer una lista de tus áreas de responsabilidad está muy bien pero, a menos que entiendas cómo esa lista te ayudará a ser más productivo, es casi seguro que terminarás abadonándola.

Por eso, he decido introducir GTD de una forma poco común, profundizando en algunos de los principios o leyes productivas universales que subyacen de él, en lugar de resumir los cinco procesos –recopilar, procesar, organizar, ejecutar y revisar–, y otras cosas que probablemente ya habéis leído muchas veces. Os aseguro que si interiorizáis estos principios, entenderéis por qué GTD es el camino, y obtendréis una buena dosis de motivación para ponerlo en práctica con éxito.

(NOTA: Este es un artículo más extenso de lo habitual; por favor, léelo cuando puedas disponer de al menos 10 minutos de tranquilidad).

1. Confiabilidad, o la mente es mala memorizando, pero excelente creando.

El principio de confiabilidad nos dice que debemos utilizar un sistema de organización que sea confiable –y mantener nuestros compromisos en la cabeza no lo es ;-) No solo eso, tratar de recordar más de un compromiso empieza a generar estrés, mucho estrés, incluso aunque no nos demos cuenta. Trabajar “de cabeza” nos llevará a un caos organizativo y productivo total, y con el tiempo, a la consulta del doctor.

Así que la conclusión es clara: sea cual sea el sistema de organización que empleemos, debe estar fuera de nuestra cabeza, y garantizar que encontraremos lo que necesitamos, cuando lo necesitamos –porque de nada sirve anotar una cita en un papel si al llegar la fecha se nos pasa.

Una vez consigamos liberar a la mente del trabajo de tener que recordar, sucederá algo asombroso: no sólo desaparecerá el estrés, sino que empezaremos a ser mucho más creativos. Justo lo que necesitamos para resolver los problemas a los que nos enfretamos cada día, y llevar a cabo nuevos proyectos que nos hagan crecer personal y profesionalmente.

2. Acción, o no podemos hacer cosas e ideas, solo acciones.

Casi todos tenemos la mala costumbre de anotar las ideas tal y como salen de nuestra cabeza, sin darles forma. Así, sucede que tenemos en la lista de pendientes tareas del tipo “preparar las vacacaciones de verano”, sin poder avanzar durante semanas, o incluso meses.

El problema es el principio de acción. El verbo “preparar” es demasiado genérico, no eboca una acción física que podamos hacer sin tener que pensar lo que significa. Podemos “buscar un hotel”, o “reservar un vuelo”, o “investigar lugares de interés en Internet”. Estas son acciones claras y bien definidas. Pero no podemos “preparar las vacaciones” sin tener que pensar en todos los detalles que implica “preparar” –por cierto, este podría ser un buen nombre para un proyecto, pero nunca para una acción.

Mientras una tarea esté sin procesar –es decir, sin descomponer en cosas que podamos hacer ya, en este momento–, es casi seguro que la ignoraremos sistemáticamente.

Así pues, las ideas no se pueden hacer, ni siquiera las tareas. Solo podemos hacer… ¡acciones! Por eso, nuestro sistema de organización debe proveernos de los mecanismos necesarios para analizar todo lo que salga de nuestra cabeza y descomponerlo en sus acciones atómicas. De otro modo no funcionará.

3. Contexto, o para poder hacer algo deben darse las circunstancias adecuadas.

La mayor parte de los métodos de organización “clásicos” –anteriores al año 2000–, fallan estrepitosamente a la hora de dar cabal cumplimiento a este principio. Desde niño nos enseñaron a “programar” nuestras tareas por adelantado –el lunes esto, el martes esto otro…– sin darnos cuenta de que no es suficiente con desear para poder hacer las cosas.

Hay muchos factores que influyen a la hora de poder hacer algo. Por ejemplo, de nada nos sirve querer prospectar clientes por teléfono esta mañana, por muy prioritario que sea, si nos convocan a una reunión urgente, amanecemos con resfriado, o se avería el conmutador telefónico de la oficina.

Una estrategia más inteligente es tener organizadas todas nuestras acciones –no las tareas, no las ideas… las acciones– en función de los distintos factores o contextos que posibilitarán su ejecución. De este modo, en cada momento nos limitaremos simplemente a seleccionar aquellas acciones que podamos llevar a cabo dadas las circunstancias actuales, e ignoraremos el resto –al menos temporalmente, hasta que también se den las circunstancias adecuadas para ellas.

Un sistema que no contemple el principio de contexto será muy ineficiente, y en determinados casos totalmente inservible.

4. Entropía, o todo orden tiende al desorden, a no ser que hagamos algo al respecto.

La parte más fácil y gratificante de empezar a utilizar un sistema de productividad personal es organizar el desorden en que generalmente estamos inmersos. Es difícil describir la sensación de éxito que sentimos cuando conseguimos clasificar nuestras acciones en listas, nuestros documentos de papel en archivos, y nuestros compromisos en un calendario. El problema es que muchas veces pensamos que esta es una actividad de “sólo una vez”… ¡error!

Nos guste o no, todos los días siguen llegando a nuestro radar nuevos papeles, nuevas tareas –que tenemos que procesar–, nuevos compromisos… y algunos de los que ya tenemos en nuestro sistema dejarán de ser relevantes. Y si no organizamos lo que llega nuevo, y eliminamos lo antiguo que ya no sirve, nuestro sistema pronto dejará de ser completo, y por ende, dejará de ser confiable. Todo el esfuerzo que hicimos al principio no habrá servido para nada.

Nuestro sistema debe proporcionarnos directrices claras para asegurarnos de que siempre está actualizado, con lo último de lo último, y no contiene “basura”.

5. Relevancia, o hacer muchas cosas no significa necesariamente ser productivo.

Este es quizá el principio de productividad más importante de todos, y que ignora la inmensa mayoría de sistemas llamados “ligeros” –como ZTD y Autofocus. De hecho, casi todo el mundo califica a estos sistemas como “sistemas de productividad”, cuando en realidad son simples “sistema de organización y ejecución” de tareas.

El principio de relevancia nos dice que toda acción debe tener importancia en el contexto de nuestros propósitos y metas. Llenar nuestras listas de acciones y terminarlas, sin un propósito definido, no es productividad. Es más, ni siqueira deberíamos dejar entrar en nuestro sistema nada que no vaya enfocado, directa o indirectamente, a un objetivo a medio o largo plazo en particular.

Un verdadero sistema de productividad debe tener en cuenta alguna forma de asegurar que vamos por buen camino, que lo que hacemos tiene sentido, que “no estamos subiendo la escalera, pero del edificio equivocado”. Y debe darnos la oportunidad de cambiar de dirección cuando cambien nuestras metas –porque si hay algo seguro en esta vida es que todo cambia.

6. Simplicidad, o las cosas deben ser lo más simples posibles, pero no demasiado simples.

Las cosas sencillas generalmente funcionan mejor que las complicadas –este principio no es más que la aplicación del principio de la navaja de Ockham a la productividad. Sin embargo, un exceso de simplicidad puede derivar en problemas igual o más graves que un exceso de complejidad.

Un ejemplo claro lo tenemos en ZTD. Desde mi punto de vista, Leo Babauta –autor del método–, simplificó tanto GTD que finalmente se ha convertido en algo inservible para darle dirección a tu vida. Reconozco que su trabajo aporta muchas ideas interensantes, como sus celebérrimas TMI o Tareas Más Importantes –que por cierto, no son idea suya–, pero definitivamente falla para cualquier que tenga una vida relativamente compleja; o sea, la gran matoría de la Humanidad.

Por tanto, no debemos sucumbir a la tentación de simplificar en exceso. La productividad personal, la de verdad, requiere de trabajo y dedicación, no hay atajos. Utilizar algunos sistemas “de productividad” es como hacer la dieta del repollo: si solo comes sopa de repollo durante 7 días, seguro perderás peso, al menos de momento; pero si quieres perder peso de manera efectiva y permanente, la única forma es hacer una dieta balancenada y ejercicio… punto.

7. Naturalidad, o trabajar de forma natural siempre funciona mejor.

Por último, el principio de naturalidad nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Intentar hacer las cosas en contra de la manera en que funcionamos no suele funcionar, o si funciona es a costa de un enorme desgaste mental –y seguramente mucho estrés.

Por ejemplo, averigüemos qué horarios son los más productivos para nosotros, y organicemos nuestro trabajo entorno a ellos. Algunos prefieren la mañana, otros la tarde o la noche. En ningún caso nos empeñemos en levantarnos a las 5 de la mañana, por mucho que sea la moda, si nuestros biorritmos –o ritmos circadianos–, nos aconsejan otra cosa.

Lo mismo puede decirse de la manera de gestionar los proyectos, algo en lo que David Allen hacen mucho hincapié. No respetar la forma natural en que pensamos y resolvemos los problemas generalmente lleva a retrasos en la entrega de resultados, exceso de trabajo y estrés.

¿En qué medida encajan estos principios en el sistema de productividad personal que utilizas actualmente? Comparte tus ideas con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por the yes man (via Flickr)