GTD para dummies: los objetivos

Ya hemos descrito los dos primeros niveles de enfoque –tres si contamos las próximas acciones como el nivel cero. Las acciones deben revisarse todos los días, los proyectos semanalmente, y las áreas de responsabilidad cada pocos meses o cuando haya un cambio grande en nuestra vida personal o profesional.

Ahora le toca el turno a los objetivos. En realidad, los objetivos tienen una estructura similar a los proyectos, en el sentido de que nos permiten conseguir una meta, un propósito para el que son definidos. La principal diferencia entre ambas está en el marco temporal en que se mueven.

Mientras que los proyectos pueden durar desde unos pocos días hasta varios meses, los objetivos generalmente se extienden más allá del año. Por lo demás, ambos conceptos suelen ser totalmente intercambiables. Un objetivo a corto plazo casi seguro se puede gestionar como un proyecto, mientras que un proyecto que requiere más de un año para ser completado –y por tanto, requiere de una revisión más espaciada–, seguramente sea mejor tratarlo como un objetivo.

Cuántos objetivos tenemos

No hay un número ideal de objetivos que debamos tener. Hay personas –mis amigos minimalistas– que se fijan un único objetivo al año. Incluso algunos se rehusan a fijarse objetivos de ninguna clase.

Yo, siguiendo un criterio similar al de las próximas acciones y los proyectos, intento fijarme al menos un objetivo anual por cada área de responsabilidad, aunque no siempre tiene sentido –y en algunos casos, los objetivos exceden la barrera del año.

Mi intención al final es asegurarme de que “cuido” cada una de mis áreas de responsabilidad y las hago crecer. Y la mejor forma de hacerlo es mediante la consecución de objetivos a medio y largo plazo que estén alineados con mi visión y mis principios –de eso hablaremos pronto.

Cómo definirlos

La definición correcta de un objetivo es fundamental a la hora de tener éxito en su cumplimiento. Aunque hay discrepancias en muchos aspectos de la productividad entre los diferentes métodos, en lo que si hay unanimidad es en cómo definir objetivos adecuadamente. Hasta existe un método con nombre y todo: el método SMART.

Básicamente, el método SMART dice que un objetivo debe estar expresado de forma concreta y medible, debe ser un reto difícil pero alcanzable, suponer algo significativo para nosotros y tener un plazo límite para conseguirlo.

No importa que la definición de un objetivo no sea demasiado formal, pero sí es recomendable hacerlo siempre por escrito. Está demostrado que nos comprometemos más y mejor cuando dejamos las cosas por escrito –y por supuesto, es más fácil saber qué tal lo estamos haciendo.

Cómo trabajar con ellos

La idea detrás de los objetivos es establecer un camino claro que nos permita alcanzar una determinada visión a largo plazo. Mediante los objetivos somos capaces de orquestar los esfuerzos a más corto plazo, es decir, los proyectos. O dicho de otra forma, cada proyecto debe estar encaminado a la consecución de un objetivo determinado, que a su vez va encaminado a alcanzar nuestra visión.

Lógicamente, para alcanzar un objetivo es probable que tengamos que ejecutar varios proyectos, cada uno enfocado a un subobjetivo u objetivo parcial. La suma de los resultados de todos los proyectos nos dará finalmente el resultado deseado: la consecución del objetivo.

Dado que los objetivos se establecen a un año vista o más, no tiene sentido revisarlos cada semana. Generalmente es suficiente con revisarlos cada pocos meses, o si tiene una fecha límite de 2 o más años, quizá sea suficiente con revisarlo una vez al año.

Durante la revisión de objetivos es posible que algunos ya no tengan razón de ser –si cambian nuestras áreas de responsabilidad o nuestra visión a largo plazo–, o puede que sea necesario añadir algunos nuevos. No debe darnos miedo hacer cambios. Peor que “tirar” a la basura el tiempo y esfuerzo empleado en un objetivo, es tirar nuestro tiempo futuro en un objetivo que ya no tiene valor para nosotros.

Como colofón, es recomendable tener una versión abreviada de los objetivos en una simple lista, ya sea en forma de documento de texto o escrita a mano en un papel. En los momentos de duda, procrastinación o desidia, un vistazo rápido a la lista puede ser todo lo que necesitemos para ponernos las pilas y volver al buen camino ;-)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por jonnykeelty (via Flickr)
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