GTD para dummies: procesando el correo electrónico

Después de haber recorrido los pormenores del procesamiento en los dos artículos anteriores de la serie, ahora vamos a ver la aplicación práctica de lo aprendido a un tipo de bandeja de entrada muy particular, a la que la mayoría debemos enfrentarnos en mayor o menor medida todos los días: el correo electrónico.

Como en cualquier otra bandeja de entrada, a nuestro buzón de entrada llegarán correos de todo tipo: avisos o circulares, publicidad, encargos del jefe, compañeros, amigos y familiares, etc. En definitiva, habrá cosas que podamos borrar sin más, algunas que tendremos que guardar como referencia futura, y muchas que implicarán trabajo.

Las reglas del procesamiento del correo electrónico no son más que la adaptación de los principios de procesamiento que ya hemos visto anteriormente. De hecho, cuando te enfrentes a otro tipo de bandeja de entrada –el buzón de voz, las bandejas físicas o cualquier otro–, no tienes más que adaptar estos mismos puntos, y tendrás un método homogéneo, sencillo y rápido de procesamiento.

Veamos en qué consiste “mi método” de procesamiento del correo electrónico, y así os podréis hacer una idea de lo que quiero decir:

Fija momentos para hacerlo

Es muy tentador tener el programa de correo siempre abierto, y mirar inmediatamente cada vez que suena un aviso de correo nuevo. Hazte la siguiente pregunta: ¿revisas tu bandeja de escritorio cada vez que llega un papel o un informe? Pues entonces, ¿por qué miras el correo cada vez que suena el aviso?

No existen los llamados correos urgentes. Si alguien tiene una verdadera urgencia te localizará por teléfono –especialmente si se acostumbra a que revisas el correo solo en ciertos momentos del día. Debes establecer horarios, y un tiempo limitado para hacerlo –por ejemplo 15 minutos cada vez. Es la única forma de que procesar el correo no se convierta en un roba-tiempo.

Si nunca lo has hecho de esta forma, te recomiendo que empieces procesando el correo 4-5 veces al día, y conforme vayas cogiendo práctica vayas reduciendo la frecuencia hasta 2, o incluso solo una vez al día –todo dependerá de la naturaleza de tu trabajo, por supuesto.

Si abres un correo, tiene que desaparecer del buzón

Oblígate a pensar detenidamente qué es lo que significa cada correo que abras, y haz un esfuerzo consciente por no cerrarlo sin procesar.

¿Es una circular de la empresa? Registra las acciones pertinentes en tus listas y bórralo –o archívalo.

¿Es un correo cadena o publicidad? Bórralo.

¿Es algo que estabas esperando? Elimínalo de tu lista de “a la espera”, añade la siguiente acción del proyecto a tus listas, y bórralo o archívalo.

¿Te piden algo rápido? Responde el correo y bórralo.

Creo que captas la idea, ¿no?

Mantén una carpeta para soporte

Muchos correos implican hacer una tarea que no podemos terminar en menos de 2 minutos. A veces contienen información que necesitaremos para hacer la tarea en cuestión. Otras simplemente queremos conservar el correo original para responder sobre él cuando hayamos terminado.

En estos casos añade un recordatorio de la acción o proyecto en tus listas, y mueve el correo a una carpeta especial llamada “Soporte” o “Acciones”. Aquí tendrás todos los correos que impliquen tareas complejas pendientes de hacer.

Si el material de soporte viene en un archivo adjunto, es mejor que descargues el archivo a una carpeta de tu ordenador que esté dedicada a ese proyecto, y borres el correo. El administrador de correo de tu empresa te agradecerá enormemente que liberes preciosos recursos del servidor.

Mantén una carpeta para archivo

Todos los correos que tengan información de referencia potencialmente útil, o que sean el resultado de algún proyecto o tarea importante que ya hayas terminado, deben ser movidos a esta carpeta.

Evita hacer clasificaciones en subcarpetas. En su lugar intenta utilizar asuntos descriptivos y aprende a utilizar la función de búsqueda de tu programa de correo. Si utilizas subcarpetas, perderás mucho tiempo pensando dónde colocar los correos –y al final siempre llegará un correo nuevo que te obligará a cambiar tu esquema de organización.

Haz subcarpetas solo cuando tengas muy bien definidos los grupos de correo –por ejemplo, si solo guardas correos de clientes, puedes tener una carpeta para cada uno de ellos.

Por supuesto, aquí también aplica lo de los archivos adjuntos de los correos de soporte.

Guarda los recordatorios fuera del correo

No importa si un correo implica una nueva reunión, algo que estás esperando, o un nuevo proyecto. Los recordatorios de las acciones y proyectos debes ponerlos siempre fuera del programa de correo –en tu calendario, y en tus listas de “proyectos”, “a la espera” y de siguientes acciones.

El programa de correo es simplemente el medio para permitir la entrada de cosas, y mantener temporalmente el material que necesitas para completar el trabajo.

Imagina que el buzón de entrada, la carpeta de soporte y la carpeta de archivo de tu correo son como las 2 bandejas físicas y el archivo de carpetas colgantes de tu escritorio. Por muy tentador que sea utilizar los correos como recordatorios de lo que tienes que hacer, el control debes llevarlo separadamente, en tus listas –que dicho sea de paso, será donde consolidarás el resto de siguientes acciones y proyectos que vengan de las demás bandejas de entrada que hayas definido.

Intenta dejar vacío el buzón una vez al día

Si tu ritmo de trabajo te lo permite, intenta procesar el correo al final del día, antes de irte a casa, y deja el buzón de entrada vacío. De esta forma tendrás la seguridad de que todo lo que hay que hacer está en tus listas, y evitarás la necesidad de tener que abrir el correo a primera hora del día siguiente, solo para ver por dónde empezar.