GTD: Planeación y contexto único

De vez en cuando me gusta poner a prueba los paradigmas y ver qué pasa si hago las cosas un poco diferentes. Como alguno de vosotros todavía recordará, hace tiempo experimenté con Autofocus, un método de Mark Forster radicalmente distinto a GTD. Ahora he vuelto a las andadas. Desde hace ya unas semanas estoy jugando con lo que yo llamo el contexto único. Y para ser sincero, de momento se está ajustando bastante bien a mi forma de trabajo.

¿En qué consiste exactamente? Muy sencillo: en reducir el número de contextos a uno sólo. O lo que es lo mismo, a no tener contextos. La razón es muy simple: GTD sugiere –no obliga–, crear varias listas de tareas, una para cada posible contexto en que puedas encontrarte trabajando. Pero, ¿qué sucede si mantienes tu lista total de tareas muy reducida? Antes de gritarme que eso es imposible, espera que te explico…

El concepto de lista contextual surgió en GTD para poder manejar listas de tareas muy grandes. Dividiendo las tareas por contextos, resulta mucho más fácil elegir la próxima tarea, pues sólo debes revisar la lista de las cosas que puedes hacer aquí y ahora –es decir, el contexto actual–. Pero si la lista de tareas es corta ya de entrada, dividirla en listas contextuales es totalmente irrelevante, y de hecho supone una sobrecarga de trabajo innecesaria. En ese caso, se podría utilizar una sola lista, o contexto único.

El problema es cómo reducir la lista de tareas a un número lo suficientemente manejable como para tener sólo un contexto. Bueno, yo hago tres cosas:

1) En un momento dado, me enfoco sólo en una meta y tres proyectos. Siempre tengo una lista de metas y proyectos en turno, pero durante la semana sólo trabajo en 3 proyectos concretos, seleccionados según su relevancia –por qué y cómo empecé a hacerlo es un tema que da para otro artículo, que prometo publicar pronto–. Reducir el número de frentes abiertos trae consigo la lógica reducción del número de tareas en la lista.

2) Intento tener la mayor cantidad de cosas posibles en la nube, de manera que puedo trabajar virtualmente desde cualquier lugar, ya sea desde el ordenador de casa, el de la oficina, mi smartphone o mi tableta. Salvo los recados y algunas cosas muy específicas, casi todo lo puedo hacer sin importar en dónde me encuentre.

3) Para reforzar aún más mi enfoque, planeo mis días eligiendo sólo de 3 a 5 tareas clave. Así, cuando comienzo la jornada tengo una mini lista de tareas para trabajar durante las primeras horas, generalmente en la oficina. Con una lista tan corta, el contexto es totalmente irrelevante. Una vez terminadas las tareas clave, simplemente reviso el resto de tareas de la lista única y voy seleccionando aquellas que mejor se acomoden a mi tiempo disponible, nivel de energía y prioridad. Como digo, salvo unos pocos recados –casi todos empiezan por “comprar” o “recoger”–, y cambiar una bombilla fundida en casa, todo lo puedo hacer en la oficia o mientras espero en la consulta del dentista.

Con estas tres estrategias, nunca tengo más de 15-20 tareas en mi lista, y dividirla por contextos es innecesario. La gran ventaja del contexto único es que se puede llevar en una libreta o cuaderno sin problemas, si es que prefieres las herramientas de baja tecnología.

Por supuesto, no estoy diciendo que debas utilizar el contexto único en tu sistema. A mi me funciona porque decidí conscientemente reducir la lista de tareas que tengo que manejar en un momento dado. Quizá a ti no te sea posible prescindir de los contextos, pero si tu caso es parecido al mío, te recomiendo que lo pruebes. Te aseguro que tu sistema se simplificará enormemente, y ganarás muchísimo en enfoque.

Y tú, ¿cuántos contextos tienes? ¿Crees que podrías reducirlos para simplificar tu sistema? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Javier Cruz Barranco
Si te gusta lo que has leído, cómpartelo arriba, danos tu opinión en un comentario y considera suscribirte al blog --es gratis.

¡Ayúdanos a crear comunidad!