GTD y la matriz de Eisenhower para priorizar tareas

Hace poco tiempo, en un artículo de la serie GTD para dummies, escribía sobre la necesidad de diferenciar entre lo urgente y lo importante a la hora de priorizar nuestras tareas. Comentaba que con demasiada frecuencia caemos en el error de gestionar las próximas acciones urgentes como si fueran importantes, y aún peor, asimilamos una interrupción como si fuera una urgencia. Consecuencia: terminamos haciendo el trabajo según llega, en lugar de atacar primero las próximas acciones que son prioritarias.

Saber todo eso está muy bien, pero ¿cómo podemos trabajar con la importancia y la urgencia en la práctica diaria de GTD? Bueno, estamos de suerte, porque hay un par de preguntas y una matriz –la matriz de Einsenhower– que nos ayudarán muchísimo. Vamos a ello.

La matriz de Eisenhower

Sí señores, Dwight David Eisenhower, el comandante supremo de las tropas de los Aliados en el Frente Occidental durante la Segunda Guerra Mundial, y a la postre presidente de los Estados Unidos, resulta que “inventó” una muy interesante técnica para la toma de decisiones. Muchos años después Stephen Covey la redescubrió en su libro “First Things First” y algunos le colgaron la medalla, pero en realidad fue “Ike” quien la hizo pública por primera vez.

Cuenta la historia que, finalizada la guerra, un periodista de la revista Fortune quiso saber qué técnica había utilizado para priorizar las tareas ante la ingente cantidad de decisiones que había tenido que tomar mientras lideraba a los Aliados. Einsenhower dibujó entonces un cuadrante, en el que la importancia de las cosas se representaba en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que quedaba una matriz de cuatro celdas.

Cuando algo era importante pero no urgente –abajo a la derecha–, él lo agendaba para hacerlo más adelante. Si era urgente pero no importante –arriba a la izquierda–, entonces lo delegaba a alguno de sus colaboradores. Finalmente, si era importante y urgente –arriba a la derecha–, lo hacía personalmente en ese momento, o lo más rápidamente posible.

El periodista, muy perspicaz él –igual que alguno de vosotros, ya os conozco– se dio cuenta de que no había dicho nada respecto a las cosas que no eran ni urgentes ni importantes. Se lo hizo saber a “Ike” y este le dijo:

–Verá jóven, si no es urgente ni importante, simplemente no lo hago.

Como podéis ver, con esta matriz resulta muy sencillo captar visualmente dónde quedan las tareas, y podemos tomar una decisión rápida de cuáles deben ser nuestras próximas acciones. Sin embargo, la matriz sólo sirve para tener una representación visual de qué hacer una vez conocemos la urgencia e importancias de las cosas. No nos dice cómo priorizar, es decir, cómo determinar dicha urgencia e importancia.

Cómo determinar la urgencia

Hay una pregunta muy simple que nos ayudará a determinar con meridiana claridad si algo es urgente o no, y así poderlo encuadrar en la matriz de Eisenhower correctamente. La pregunta es: Y si no lo hago ahora, ¿qué puede ocurrir? Si la respuesta es “nada”, entonces no es urgente.

No os dejéis engañar por la aparente simpleza de la pregunta. Es mucho más útil de lo que parece. En no pocas ocasiones decidimos hacer una próxima acción que nos parece urgente, simplemente porque nos resulta fácil de hacer, o es más agradable de hacer que la que deberíamos estar haciendo.

A la luz de la respuesta a esta pregunta será imposible ignorar la realidad, y deberíamos ser capaces de ignorar o delegar –lista “a la espera” de GTD–, muchas más tareas de las que habitualmente delegamos e ignoramos.

Cómo determinar la importancia

Para saber si algo es importante hay otra pregunta clave: ¿Yo o alguien más se acordará de este tema dentro de una semana –o quince días, o un mes…? Si la respuesta es “no”, entonces no es importante.

De nuevo, esta pregunta aparentemente simple encierra mucho más poder del que sugiere. Imagina la cantidad de asuntos que podrás enviar al calendario o la lista “algún día/quizá” de tu sistema GTD, simplemente con responder rápidamente a esta pregunta. Hacerlo significará ser honesto con tus listas de acciones, pues contendrán solo lo verdaderamente urgente e importante, y apartarás la paja de lo que es poco urgente o poco importante.

En definitiva, aplicar la matriz de Eisenhower, en conjunto con estas dos poderosas preguntas, es una forma sencilla de priorizar, y una receta infalible para tener listas de próximas acciones más pequeñas y manejables, eliminando mucha presión de tu sistema GTD.

Y tú, ¿qué otras técnicas utilizas para priorizar tus próximas acciones? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Cliff (via Flickr)