Implementar GTD con iCal, iCloud y Recordatorios de iOS 5

Desde que la semana pasada se lanzó públicamente iCloud y la nueva versión del sistema operativo móvil de Apple, iOS 5, han corrido ríos de tinta. Casi todo el mundo en la blogosfera –y muchos fuera de ella– ya han tenido tiempo de desgranar las bondades y miserias de esta nueva iteración en el ecosistema de Apple. Y yo no podía quedarme fuera ;-)

Como muchos sabéis, no soy partidario de inflar el disco duro de mi ordenador –o para el caso, la memoria SSD de mi iPhone– con aplicaciones innecesarias. Prefiero utilizar las herramientas que vienen de serie, siempre que sea posible. Con la aparición de una nueva aplicación en iOS 5, Recordatorios, que se integra perfectamente con iCloud y la aplicación iCal de mi MacBook, esta última semana me he dado a la tarea de probar si podría ser un sustituto decente de Things. En este artículo explico lo que hice y comparto mis conclusiones.

Las listas GTD

Aunque Recordatorios e iCal aparentan ser aplicaciones muy simples, con un poco de imaginación se pueden gestionar sin problemas las listas GTD. Para entender mi solución hay que explicar primero que estas aplicaciones no gestionan listas, sino lo que llaman “calendarios”. En concreto, existen 3 tipos de calendarios: calendarios propiamente dichos –para citas y eventos–, recordatorios, y suscripciones –como por ejemplo, los cumpleaños de los contactos de la agenda–.

Así que lo primero que tuve que hacer fue crear un “calendario” de recordatorios para cada una de mis listas contextuales: en casa, en la oficina, recados, etc. Además, creé una lista de recordatorios para las cosas a la espera y otra para las cosas postpuestas para hacerlas algún día.

Lo interesante de Recordatorios –y de su contraparte en iCal– es que se puede asignar un color diferente a cada lista. Así que decidí utilizar el color verde para las cosas sobre las que tengo que actuar lo antes posible, y el amarillo para las cosas que están a la espera de terceros o sobre las que no tengo que actuar en este momento.

Siguiendo esta línea de razonamiento, decidí crear otra lista –esta vez de color blanco– para la bandeja de entrada, es decir, para las cosas sobre las que todavía no he tomado una decisión. Y una lista más para las tareas más importantes (TMI) que tengo que hacer hoy –de color rojo para reforzar su sentido de urgencia y/o importancia–.

Mover entradas entre listas es tan sencillo como cambiar su calendario asociado, de manera que puedo armar mi lista de TMIs simplemente revisando las listas contextuales y “algún día”, y cambiando el calendario de la entrada correspondiente a “TMI para hoy”. Y lo mismo es aplicable para procesar la bandeja de entrada y mover elementos a las listas correspondientes.

Proyectos y objetivos

En GTD es necesario llevar también una lista de proyectos o frentes abiertos, así que creé una lista para ello –en color azul–. Y dado que no tengo límite en cuanto al número de listas que puedo gestionar, decidí añadir otra lista para los objetivos –también de color azul, indicando un nivel superior de perspectiva–.

Tanto los proyectos como los objetivos llevan asignados su fecha de vencimiento, y en su caso, los detalles de cómo medir el avance, tareas o subproyectos asociados en el campo de notas.

Si ordeno la lista de recordatorios por fecha, resulta muy sencillo detectar visualmente sobre qué proyectos y objetivos tengo que centrarme próximamente si quiero cumplir los plazos.

El calendario

Todas las entradas que suponen compromisos con fecha y/u hora, van a la lista de “Compromisos” –en color verde, porque son cosas que tengo que hacer personalmente, como las próximas acciones de las listas contextuales–. Los asuntos delegados que debo “perseguir” los añado a una lista llamada “Seguimiento” –en color amarillo, como las cosas de la lista a la espera–, de forma que nunca se me olvide hacer una llamada, comprar unas entradas o enviar un correo de seguimiento.

Quizá os llame la atención que uso dos calendarios. La verdad, podría haber prescindido del calendario de “Seguimiento” y utilizar sólo la lista “A la espera” de GTD –asignando fechas de vencimiento–, pero me resulta más práctico y visual hacer el seguimiento de los temas importantes sobre el calendario. Así que dejo la lista “A la espera” sólo para los asuntos que no tienen una fecha fija o no son urgentes.

Los modos de trabajo

Por último, puedo decidir qué listas quiero ver, según el modo de trabajo. Por ejemplo, cuando estoy en casa sólo marco las listas “En casa” y “En internet”. Si tengo a mano un teléfono y quiero aprovechar el tiempo, desmarco todas las listas excepto “Llamadas”. Si acabo de llegar a la oficina y quiero concentrarme en mis TMIs, de nuevo oculto todas las listas excepto “TMI para hoy”. Igualmente, puedo dejar sólo las listas “A la espera” y “Seguimiento” si voy a hacer una ronda de seguimiento de asuntos pendientes.

Como podéis ver, con la ayuda visual de los colores y del filtrado de listas puedo adaptar la pantalla para trabajar del modo más eficiente posible, en función de lo que esté haciendo en cada momento.

Conclusiones finales

Aunque Recordatorios e iCal no son herramientas diseñadas específicamente para ello, ofrecen todo lo necesario para practicar GTD con solvencia. En particular, comparado con Things –mi gestor de listas actual–, únicamente le faltaría poder agrupar las próximas acciones por proyecto, gestionar áreas de responsabilidad, y asignar personas responsables de cada asunto delegado –aunque siempre se pueden usar pseudo-etiquetas como ya expliqué en mi implementación de GTD con una BlackBerry–.

Me encanta la posibilidad de asignar colores según el tipo de recordatorio, y la integración en una sola vista del calendario y las listas de próximas acciones. Otro punto a favor del tándem Recordatorios + iCal es que son herramientas que vienen de serie en mi ordenador y teléfono, por las que no tengo que pagar un sólo Euro. Y por si eso fuera poco, se sincronizan automáticamente por medio de iCloud de manera perfecta y transparente.

En mi caso particular, valoro enormemente poder acceder a las listas y calendarios directamente desde el ordenador Windows de mi oficina –algo que no puedo hacer con Things–, y ello gracias a un iCloud de una simplicidad, diseño y usabilidad impresionantes.

En resumen, si ya tienes una herramienta que te funciona, quizá no valga la pena el cambio. Pero si no te termina de concencer tu solución actual, o aún estás decidiendo cómo vas a implementar GTD, la combinación de Recordatorios en iOS 5 e iCal en Mac OS X, aderezada con iCloud, es sin duda una opción más que interesante.

Y tú, ¿ya has probado Recordatorios e iCloud? ¿Qué te ha parecido? Comparte tu opinión y experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Jero Sánchez
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