La bandeja de correo vacía no es un mito

Foto por Jero Sánchez)

“Mi madre es mi único mito.” – Manuel Campo Vidal (1951-) Periodista español.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Como podéis ver en la imagen que ilustra este artículo, tener la bandeja de correo permanentemente vacía es posible. La imagen muestra el estado de mi bandeja de entrada del trabajo, ayer a las 10 am. Sólo tenía 2 correos que me llegaron durante la última hora –se nota que estamos en Semana Santa–, y que procesé en menos de 3 minutos: el primer correo era una notificación que envié a “Archived” para futura referencia, y el segundo una solicitud que tardé menos de 2 minutos en ejecutar y borrar.

El secreto de esta maravillosa vista de la bandeja de entrada es aprender a mantener el correo bajo control. Aunque en realidad no es ningún misterio. Simplemente se trata de aplicar los mismos principios que usamos normalmente para procesar cualquier bandeja de entrada.

Para los curiosos que os estáis preguntando qué hay en las cuatro carpetas que aparecen en la imagen, aquí os dejo la explicación:

Actions. Aquí van todos los correos que implican algún tipo de trabajo que no puedo hacer en este momento. Es un lugar para aparcar los correos que debo responder con información elaborada, o que contienen archivos adjuntos que necesitaré para alguna tarea. Si “aparco” el correo aquí, inmediatamente creo la siguiente acción o proyecto en mi sistema de listas contextuales.

Archived. Este es mi sistema de referencia, es decir, aquí guardo todos los correos que contienen información que quiero guardar para consulta futura. Al contrario que muchas personas no enfocadas a la productividad, yo no guardo muchos correos, sólo los que constituyen registros de mis procesos más importantes –algún día hablaré sobre cómo implementar un sistema de calidad total personal. La mayoría los borro una vez terminada la acción. Si tienen algún archivo adjunto que quiero guardar, los guardo en mi sistema de archivo digital para referencia futura.

Junk. Aprovecho la función que tiene Lotus Notes para enviar y archivar al mismo tiempo, y archivo en “basura” todos los correos que envío y que no quiero conservar –es decir, casi todos. Cada 4-5 semanas reviso esta carpeta y elimino todo lo que tenga más de un mes de antigüedad. ¡Lástima que otros programas de correo no tengan esta función!

Oldmail. Es una carpeta que ya casi no uso, vestigio preshistórico –o más bien debería decir pre-GTDiano–, de cuando empecé a estudiar sobre productividad personal. En su momento, moví todos los correos a esta carpeta, y dejé la bandeja de entrada vacía. Después, a ratos, iba procesando el contenido de “Oldmail” sin interferir con mi bandeja de entrada, que desde el principio empezó a funcionar como acabo de explicar. Es una técnica que os recomiendo emplear si váis a implementar el hábito de mantener la bandeja de correo siempre vacía.

¿Ya trabajas con la bandeja de correo vacía? ¿Cuál es tu sistema? Compártelo con nosotros en un comentario.

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