La gestión del tiempo en el siglo XXI

Se que voy a pecar de lo que mi buen amigo y colega José Miguel Bolívar denomina «pensamiento supositorio», pero estoy convencido de que si hiciéramos un estudio a nivel nacional sobre cuál es la formación más demandada en la empresa española hoy en día, la gestión del tiempo aparecería sin duda en uno de los primeros lugares. Y esto no es nuevo. Desde mis primeros escarceos laborales a comienzos de los años 90, la necesidad de gestionar mejor el tiempo siempre ha sido una de las demandas más recurrentes de la mayoría de los profesionales. Lo cual no deja de ser un fenómeno bastante significativo.

El paradigma de la gestión del tiempo no es precisamente un paradigma nuevo en el mundo laboral. Junto a, o quizá como consecuencia de, la industrialización masiva de los procesos productivos que tuvo lugar a lo largo del siglo XIX y principios del XX, apareció una nueva forma de trabajar, revolucionaria en aquella época, encaminada a mejorar la productividad en un trabajo que era básicamente de naturaleza manual. Fue entonces cuando surgieron conceptos tan conocidos hoy en día como la especialización de funciones, el trabajo en cadena, la planificación o la priorización de tareas. La aplicación sistemática de estos conceptos supuso un antes y un después en el desarrollo económico, social y cultural de la sociedad moderna. Tanto es así que, probablemente, no estaríamos donde estamos hoy si no fuera porque la industria adoptó masivamente este nuevo paradigma.

Sin embargo, las cosas han cambiado mucho desde entonces. Si bien hoy sigue habiendo un porcentaje significativo de actividades laborales que se podrían ajustar bastante bien al perfil del trabajador industrial de hace cien años, la inmensa mayoría de los profesionales del siglo XXI tienen un trabajo de naturaleza muy distinta. Hemos pasado de entornos estables, en los que había que desarrollar actividades manuales claramente definidas, a entornos en los que continuamente tenemos más trabajo por hacer del que podemos asumir de manera realista, con límites poco claros, que nos obliga a responder un montón de preguntas con cada nuevo input que recibimos: ¿es necesario que haga esto?, ¿lo tengo que hacer ahora o puede esperar?, ¿qué es lo que tengo que hacer exactamente?, ¿cuál es el resultado final que se espera de esto?, etc.

Es decir, que en lugar de estar simplemente haciendo, ahora es necesario emplear una gran parte del tiempo que dedicamos a trabajar a una actividad que, hasta hace 50 años, nos era ajena a la mayoría de los trabajadores: pensar y decidir. De ahí que, a medidados del siglo XX, el padre de la gestión moderna, Peter Drucker, bautizara muy acertadamente este nuevo tipo de trabajo con el nombre de trabajo del conocimiento que, entre otras cosas, introduce el concepto de efectividad como la nueva forma de medir la productividad en el trabajo.

Paradójicamente, y a pesar de que el trabajo del conocimiento fue identificado y descrito hace ya más de medio siglo, la mayoría de las organizaciones aún no han realizado el cambio de paradigma necesario para responder a esta nueva realidad. La consecuencia es que, todavía hoy, se sigue creyendo que la gestión del tiempo es la receta para mejorar la productividad. Como cualquier profesional del conocimiento que lo haya intentado puede atestiguar, aplicar técnicas de gestión del tiempo es… ¡una pérdida de tiempo! Lo que en última instancia se traduce en frustración y estrés. O dicho de otro modo, nos dan pico y pala para intentar levantar un rascacielos. Así, mal vamos.

Para ser honestos, la culpa no es solo de las organizaciones. Por desgracia, existe una buena cantidad de profesionales de la productividad personal que siguen empeñados en hablar en términos de gestión del tiempo, utilizando todo el arsenal dialéctico asociado —planificación del trabajo, priorización de tareas, ladrones de tiempo, etc.—, fomentando la confusión y ayudando a perpetuar esta falsa creencia. Muchos se justifican diciendo que hablar de gestión del tiempo es simplemente una forma de hablar. El problema es que, como se sabe muy bien en psicología, las palabras crean realidades, y si te pasas el día hablando de gestionar el tiempo, al final vas a intentar gestionarlo, con las consecuencias que conlleva.

Las organizaciones y profesionales modernos tienen que entender que, en el trabajo del conocimiento, no necesitamos más tiempo, necesitamos dedicar más y mejor atención a las cosas que tenemos que hacer. La receta para la mejora de la efectividad no pasa por organizar las tareas en un calendario, asignarles una prioridad o evitar los ladrones de tiempo, sino por reaccionar rápidamente y de manera adecuada a los cambios de necesidades, posponer mucho y terminar las cosas que hemos decidido empezar, entre otras muchas cosas. Y definitivamente, la forma de trabajar que implica uno y otro enfoque es radicalmente distinta.

Es hora de dejar descansar la gestión del tiempo de una vez. Nos ha servido durante mucho tiempo, y debemos estar agradecidos por lo que nos ha dado. Pero ha llegado el momento de cambiar la gestión del tiempo por la gestión de la atención, si es que de verdad queremos continuar progresando, especialmente con la nueva robotización del trabajo que se nos avecina. Entender esto puede significar la diferencia entre prosperar como profesional y organización, a simplemente sobrevivir o languidecer hasta la extinción.

Foto por Jordi Fernández vía Flickr

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