La Pirámide de la Productividad Personal

Existen muchas maneras de mejorar la productividad personal, todas ellas válidas y útiles, pero no todas igual de eficaces. Por ejemplo, y esto es algo de lo que ya he hablado en varias ocasiones, no tiene el mismo impacto productivo adoptar un nuevo hábito que utilizar una nueva herramienta, no importa lo avanzada o ergonómica que sea. Un hábito siempre es, productivamente hablando, más potente que una herramienta. De igual manera, tu productividad se verá más beneficiada si aprendes a dominar una herramienta que utilizas diariamente para tu trabajo, que si incorporas un simple truco nuevo. En mi experiencia, la productividad personal puede mejorarse trabajando en cinco niveles o planos distintos, que se organizan en forma de pirámide, y que son, de abajo a arriba: principios, hábitos, rutinas, herramientas y trucos. La relación que hay entre ellos parece tener las siguientes características: 1) Los niveles inferiores soportan a los superiores, de manera que una carencia en un nivel inferior hace que los niveles superiores pierdan efectividad; 2) Un nivel superior bien desarrollado puede compensar parcialmente las carencias en los niveles inferiores, pero nunca podrá sustituirlos; 3) Como corolario, el beneficio productivo que tiene un nivel es mucho mayor cuanto más abajo se encuentre en la pirámide; Tu sistema de productividad, el mío y el de cualquier otra persona, está compuesto de QUÉs y CÓMOs. Es decir, practicas una serie de hábitos que se basan en ciertos principios productivos –lo que haces–, y los pones en práctica mediante una serie de rutinas, herramientas y trucos –cómo lo haces. Teniendo en cuenta esto, resulta sencillo entender que las piezas más importantes de cualquier sistema productivo siempre serán los principios y los hábitos, mientras que los trucos, herramientas y rutinas que utilices para poner en práctica esos hábitos tienen una menor importancia relativa. Otro aspecto importante es que, mientras que cambiar los QUÉs es peligroso si no se sabe lo que se está haciendo, puedes y debes cambiar los CÓMOs en función de tus necesidades particulares, siempre que respetes los principios de base. La parte de un sistema que explica los QUÉs es lo que yo llamo la metodología –hábitos y principios–, mientras que los CÓMOs que elige un usuario determinado constituyen la implementación de la metodología de dicho usuario. O dicho de otro modo, cada sistema de productividad personal siempre será único, porque aunque es posible que muchas personas utilicen la misma metodología, es muy difícil que dos personas distintas utilicen exactamente la misma implementación. El concepto de rutina generalmente está muy ligado al de hábito, y muchas personas no hacen distinción entre ellos. Pero a efectos de esta discusión, voy a considerar que el hábito es la actividad propiamente dicha, mientras que la rutina es la frecuencia con que se realiza dicha actividad. Por ejemplo, la “revisión semanal” de GTD sería el hábito, y la frecuencia con que la hagas –todos los viernes, cada 10 días o cada 5 días–, sería la rutina. Esta distinción es importante, porque mientras el hábito forma parte de la metodología –y por tanto, no se debe modificar–, la rutina forma parte de la implementación, y sí se puede modificar. Así, por ejemplo, si comprendes que el principio productivo detrás del hábito de la revisión semanal es asegurarte, entre otras cosas, de que tu sistema no pierde fiabilidad, resulta evidente que no puedes prescindir de dicho hábito, y debes tener mucho cuidado a la hora de cambiar la secuencia de pasos que llevas a cabo si no sabes muy bien lo que estás haciendo. Por el contrario, entender que la clave de la revisión semanal no está en la periodicidad, aunque se llame “semanal”, te permitirá cambiar la rutina cuando lo creas necesario, siempre y cuando puedas garantizar el control de tus actividades diarias. Este modelo piramidal explica, por ejemplo, algunas de las dificultades que tiene la gente para poner en práctica GTD. El primer libro de David Allen mezcla constantemente QUÉs y CÓMOs, llevando en muchos casos al no iniciado a “confundir el tocino con la velocidad”, como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar. Afortunadamente, Allen hace mucho mejor trabajo en su libro “Haz que funcione”, aunque a mi juicio sigue teniendo lagunas didácticas importantes. La consecuencia de ello es que los principios productivos de GTD no resultan evidentes para el principiante, y muchas personas asumen que los CÓMOs que se describen en el libro –algunos de ellos obsoletos hoy en día–, son parte indivisible de la metodología, y por tanto, de adopción obligatoria, cuando en realidad no lo son. Practicar GTD significa implementar todos los hábitos que propone respetando los principios productivos que subyacen de ellos. Es decir, si quieres tener éxito a la hora de practicar GTD, asegúrate de que no haces cambios en la metodología –los QUÉs–, y que tu implementación particular –los CÓMOs–, respeta los principios de la productividad personal sobre los que se asienta. Relacionado