La productividad en el correo electrónico

En los últimos años parece haber surgido una cruzada contra el correo electrónico, achacándole muchos de los males de la productividad personal del hombre —y la mujer— del siglo XXI. Tengo que reconocer que el uso que hacemos de esta herramienta deja bastantes que desear en general, y que es fuente de muchas de las ineficiencias comunicativas del profesional moderno. Pero una cosa está clara: por mas que a muchos les gustaría que fuera de otro modo, el correo electrónico no ha muerto, al menos no todavía. Ello quiere decir que tenemos que aprender a utilizarlo de la manera más efectiva que nos sea posible.

Se pueden seguir muchas reglas para enviar correos efectivos, y eso está bien. Facilitar el trabajo de quien estará al otro lado del email es una forma excelente de mejorar nuestra propia efectividad, en la medida en que aumentará las probabilidades de obtener los resultados que buscamos. Pero como seguramente ya sabes, los correos que envías son solo la mitad de la ecuación: en tu efectividad también influye, y de manera muy notable, el tipo y cantidad de correos que recibes… ¿no?

Bueno, no exactamente. El número y la naturaleza de los emails que recibes no deberían tener un impacto significativo en tu efectividad. Asumiendo que ya estás haciendo algo para deshacerte automáticamente del correo que consideras «basura» —muy sencillo de lograr eliminando las suscripciones y/o utilizando reglas de correo—, recibir muchos emails significa simplemente que tienes muchos asuntos de los que tienes que ocuparte. Y eso no tiene nada que ver con tu efectividad, sino con tus responsabilidades. Vaya, que la única manera de reducir el número de emails sobre los que debes tomar decisiones es reduciendo tus responsabilidades.

Entonces, lo que realmente impacta de manera significativa en tu productividad con el correo no es su volumen, sino la manera en que lo gestionas. La mayoría de las personas viven pendientes del correo las ocho o diez horas que pasan en la oficina, e incluso más, desde sus smartphones. El correo electrónico se ha convertido en un auténtico sumidero para nuestra atención. Dedicamos mucha más atención al correo de la que realmente merece.

Además, la tendencia que tienen muchos profesionales modernos es «hacer los correos» desde la bandeja de entrada. Eso, unido al exceso de optimismo —«venga, sólo me llevará 5 minutos»—, hace que terminemos enfrascándonos medio día en actividades que muchas veces no son las que aportan más valor a nuestro trabajo. Es más, me atrevería a decir que este pésimo hábito por sí mismo es una de las mayores causas de improductividad en las organizaciones modernas.

La buena noticia es que hay una manera de optimizar la atención que le dedicamos al correo, y es tan efectiva como simple. Consiste en hacer lo siguiente: cada vez que abras un correo ya no lo vuelvas a cerrar; piensa sobre el significado que tiene para ti desde el punto de vista de trabajo, decide todo lo que hay que hacer, y guarda un recordatorio de las decisiones que tomes en algún lugar fuera de tu cabeza; después, elimina o archiva el correo. Y así hasta que la bandeja de correo quede vacía. Es lo que en la metodología GTD se llama «procesar a cero». De este modo, dedicarás atención plena a cada correo una vez, y sólo una vez, gestionándolo de manera óptima.

Y, ¿cada cuánto tiempo hay que «procesar a cero»? En un mundo ideal, cada vez que sientas la necesidad de hacerlo, de manera que siempre tengas la sensación de control sobre tus asuntos. Si realmente procesamos a cero cada vez que abrimos la bandeja de entrada, unas pocas veces al día debería ser suficiente para la mayoría de las personas. Procesar «casi a cero», que se parece, pero no es lo mismo, no funciona. Dejar correos pendientes de procesar hace que, consciente o inconscientemente, estés desviando parte de tu atención al correo incluso cuando estás haciendo otras cosas, y al final termines pasando más tiempo en la bandeja de entrada del necesario, en lugar de haciendo.

Por tanto, el correo electrónico puede ser una herramienta altamente efectiva si sabes gestionarla correctamente, y ni el número ni la naturaleza de los correos debería ser un problema de productividad si desarrollas los hábitos adecuados.

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