La regla de la máxima eficiencia

Foto por phooky (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Sea cual sea tu sistema productivo –GTD, Autofocus o un sistema a medida–, debemos ser conscientes de que existe un punto en que es más costoso incluir y gestionar una tarea en nuestro sistema que simplemente hacerla. Nuestro objetivo, como personas productivas que somos, es detectar este tipo de tareas y actuar en consecuencia. David Allen denomina a esto la regla de los 2 minutos. Yo lo llamo “la regla de la máxima eficiencia”.

¿Por qué un cambio de nombre? Me ha sucedido, explicando los detalles de Autofocus, que algunos lectores se encuentran confusos sobre cómo aplicar esta regla. Está tan extendida la denominación de “2 minutos” que a veces no somos conscientes de su verdadero significado. Veamos pues como definirla mejor, y cómo aplicarla correctamente.

La regla de la máxima eficiencia dice que:

Si vas a tardar más tiempo en gestionar una tarea que en hacerla, entonces hazla inmediatamente y olvídate de ella.

Sencillo, ¿no? Como es lógico, el tiempo que se tarda en registrar y gestionar una tarea no es una constante universal. Dependerá en gran medida del sistema productivo que utilicemos. En GTD parece aceptado que este tiempo es de alrededor de 2 minutos; en Autofocus es definitivamente menor, pues la sobrecarga asociada al flujo capturar-organizar-hacer es también menor. Con otros sistemas este tiempo variará.

Así que lo primero que debemos hacer es determinar cuál es este tiempo para nuestro caso, y trabajar siguiendo este principio siempre que sea posible. Ello quiere decir que si la tarea se puede hacer en poco tiempo –típicamente entre 1-3 minutos–, ni siquiera tenemos que registrarla: la llevamos a cabo en el momento y seguimos con lo que estábamos haciendo.

Ahora bien, hay que tener mucho cuidado de no llevar la regla al extremo. Existen varios casos en que podemos y debemos hacer excepciones:

1. A veces es posible que, estrictamente hablando, sea más rápido gestionar la tarea que hacerla. Sin embargo, existen otros factores como el contexto, o nuestro nivel de energía para afrontar la tarea, que pueden aconsejar hacer dicha tarea en el momento, incluso si nos lleva un poco más de 3 minutos.

2. Otras veces recibimos tareas que pueden realizarse en lote con otras del mismo tipo. Aunque archivar sea una tarea rápida, quizá sea más eficiente dejarla para después. Por ejemplo, yo siempre tengo una tarea “Archivar documentos” en mi lista de tareas. Cuando recibo un documento para archivar, lo pongo junto a los demás documentos del mismo tipo, en lo que tardo menos de 5 segundos –por tipo me refiero a facturas, informes, etc. Luego, cuando llega el momento de archivar, proceso cada grupo de documentos por tipo, todos al mismo tiempo –generalmente en momentos de baja energía mental. Sin duda, esto es mucho más eficiente que interrumpir mi trabajo cada vez que recibo un documento para archivar.

3. Por último, según mi experiencia, no debemos acometer tareas de más de 3 minutos siguiendo esta regla. Si la interrupción es demasiado larga, tendremos que volver a pasar por un período de entre 10 y 20 minutos para recuperar el nivel de máxima concentración en la tarea que habíamos interrumpido, lo que afectaría negativamente a nuestra productividad.

¿Utilizas la regla de la máxima eficiencia de forma habitual? ¿Qué dificultades encuentras para llevarla a la práctica? Comparte tu experiencia en un comentario.