La verdadera naturaleza de los proyectos

Foto por lotyloty (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Me resulta cuando menos sorprendente la cantidad de entradas que aparecen en las listas de proyectos de muchos practicantes de GTD. Siendo ortodoxos, quizá tengan razón para hacerlo. Según David Allen, todo aquello que requiera más de una acción física para ser completado debe traducirse en un proyecto. Y como tal, debe ser registrado en una lista específica de proyectos o frentes abiertos, separada de la lista de siguientes acciones.

Sin embargo, como ya he explicado en otras ocasiones, esta forma de gestionar los proyectos genera una sobrecarga que, a mi juicio, es total y absolutamente innecesaria. Añadir elementos a la lista continuamente, revisar cada semana las acciones físicas asociadas, borrarlos una vez terminados… ¿Es realmente necesario hacer todo esto para gestionar los proyectos?

Como el propio Allen reconoce en su libro “Getting Things Done”, la gran mayoría de los proyectos ni siquiera requieren de una planificación formal, más allá de las operaciones mentales, rápidas y naturales, que hay que llevar a cabo para identificar la siguiente acción física. Es más, generalmente, a partir de una siguiente acción recién completada resulta casi inmediato inferir la siguiente acción física, sin necesidad de mantener un recordatorio del frente abierto en la lista de proyectos.

Calculo que este tipo de proyectos “simples” constituye el 90% de mis frentes abiertos –y quizá estoy siendo demasiado generoso. Ello quiere decir que, si sólo mantengo la siguiente acción física del “proyecto” como recordatorio, estoy ahorrando muchísimo tiempo en gestión y revisión de todo el sistema.

En realidad, sólo existen dos tipos de proyectos que merecen un poco más de atención:

1. Proyectos que nos mantienen alerta incluso después de haber definido la siguiente acción física. Este es el caso de los proyectos suficientemente grandes como para no poder recordar todos los detalles de una sola vez. Si no realizamos una gestión formal del mismo, corremos el riesgo de olvidar aspectos importantes. Muchos de estos proyectos se pueden gestionar siguiendo el modelo natural para la gestión de proyectos, y pocos, muy pocos necesitarán de herramientas especialidades del tipo de Microsoft Project.

2. Proyectos para los que pueden surgir ideas potencialmente útiles y detalles de apoyo. Muchos proyectos puede que no sean especialmente complejos, pero requieren de un lugar adecuado para almacenar el material de apoyo. Muchos, por no decir todos los proyectos del tipo 1, también son de tipo 2 –aunque lo contrario no siempre es cierto.

En definitiva, si manejas menos de 6-8 proyectos de estos tipos, es muy posible que no necesites realizar la gestión de proyectos en una lista separada. Las carpetas de matarial de apoyo –y tu propia memoria– serán más que suficientes para ser consciente de la existencia de esos frentes abiertos. Para el resto de proyectos, las acciones físicas registradas en las listas contextuales servirán de recordatorio de los mismos.

Y tú, ¿cuántos proyectos o frentes abiertos tienes en este momento? ¿Cuántos de ellos son del tipo 1 y 2? ¿Cómo los estás gestionando? Compártelo con nosotros en un comentario.