Las diversas caras de la planificación

Los que me seguís desde hace tiempo sabéis lo crítico que soy con la mala práctica de planificar tareas, en el sentido de decidir por tu cuenta con horas, días o incluso semanas de antelación, lo que vas a hacer en un día o a una hora concretos. Y para que no quepa ninguna duda, me estoy refiriendo específicamente al hábito de programar en la agenda o calendario «lo que has decidido que vas a hacer el próximo jueves», o su versión más refinada, el hábito de elegir cada día las tareas más importantes o TMIs sobre las que vas trabajar al día siguiente.

No voy a extenderme sobre las razones por las que creo que planificar en este sentido es una mala práctica, y por qué se trata de una manera subóptima de hacer las cosas en los entornos de trabajo actuales. Ya lo he hecho en otras ocasiones, por activa y por pasiva, en este mismo blog, y no quiero volverme más cansino. Sin embargo, en aras de comprender mejor el mensaje que trato de transmitir, creo que es importante aclarar que, cuando digo que planificar es una mala práctica, probablemente me estoy refiriendo a un tipo de planificación distinto al que muchas personas pueden estar pensando. El lenguaje es «ambiguo» por naturaleza y, por tanto, nos juega malas pasadas continuamente. Por eso, hoy me gustaría explorar los distintos «mapas mentales» sobre los que operan la mayoría de los profesionales del conocimiento con respecto al asunto de la planificación.

Según la segunda acepción que da el diccionario de la Real Academia Española, «planificar» es hacer plan o proyecto de una acción, algo demasiado ambiguo. En la vida real, sin embargo, cuando hablamos de planificar, podemos estar refiriéndonos a varias cosas, todas ellas con un significado a veces parecido, pero definitivamente distinto:

El primer significado de planificar es dividir una tarea compleja en varias más asequibles. Esto es lo que comúnmente se denomina «divide y vencerás», y en GTD se consigue mediante la identificación del resultado deseado —lo que en esta metodología de productividad personal se denomina «proyecto»—, y las correspondientes siguientes acciones, físicas y visibles, que son necesarias para conseguirlo. Un significado de planificar sería, por tanto, dividir un resultado a corto plazo en acciones concretas que puedes llevar a cabo tan pronto las circunstancias te lo permitan.

Otro significado de planificar es fijarse objetivos intermedios a corto y medio plazo para la consecución de un objetivo final a más largo plazo. En GTD®, estos objetivos intermedios suelen corresponderse con distintos proyectos —definidos en lo que en GTD® llamamos el segundo nivel del Modelo de Horizontes de Enfoque®—, orientados a la consecución de una meta concreta —habitualmente definida en el cuarto o quinto horizonte de enfoque. Este tipo de planificación es muy parecida a la anterior, pero abarcando un periodo de tiempo más amplio. Te permite eliminar el «ruido» que genera aquello que aún no puedes hacer, enfocándote más fácilmente en aquello sobre lo que sí puedes ir avanzando en este momento.

Tanto la planificación por división de tareas, como la planificación por identificación de objetivos intermedios, son lo que llamo planificación «informal», aplicable a la inmensa mayoría del trabajo del conocimiento. De hecho, debido a la naturaleza volátil, incierta, cambiante y ambigua de los entornos actuales, la manera más eficiente de afrontar hoy en día el trabajo suele ser utilizar un enfoque «estigmérgico» o adaptativo. Es decir, evitar hacer y seguir planes detallados y, en su lugar, ir analizando, tomando decisiones y eligiendo qué hacer, teniendo en cuenta tanto las circunstancias de cada momento como el resultado de nuestras acciones anteriores.

La tercer forma de entender el término «planificar» es como prever detalladamente necesidades y lo que habrá que llevar a cabo para conseguir un resultado determinado: análisis de recursos a utilizar, restricciones, fases en que debe dividirse un proyecto, orden de las actividades, resultados intermedios, tiempos de entrega, etc. Es una versión más sofisticada del «divide y vencerás», aplicable a la consecución de resultados complejos, y que en la gestión profesional de proyectos suele aterrizarse mediante los llamados WBSs —del inglés Work Breakdown Structure, o estructura de descomposición del trabajo—, o los diagramas de Gantt.

Este tipo de planificación más «formal» es necesario a veces, pero sólo para un número comparativamente pequeño de los resultados que habitualmente queremos conseguir. La mayoría del trabajo del conocimiento no requiere de esta sofisticación. Es más, estoy convencido de que la planificación profesional de proyectos en ocasiones resulta absurdamente compleja, y podría beneficiarse enormemente de aplicar técnicas como las descritas en el modelo de Planificación Natural de Proyectos® de GTD®, o de los principios de la planificación adaptativa de proyectos. Pero esa es otra historia que ya tendré ocasión de contar en otro momento.

Por último, un porcentaje significativo de personas entienden planificar como decidir con antelación qué vas a hacer en un momento futuro dado, o como decía al principio, distribuir en el tiempo las tareas que quieres llevar a cabo, utilizando un calendario o una agenda. Se trata de una «solución» que tiene profundas raíces en el paradigma totalmente superado de la gestión del tiempo, mencionada continuamente en gran parte de la literatura de productividad personal existente, y apoyada por numerosos «expertos» en la materia, dentro y fuera de internet.

Pues bien, de todas estas formas de planificar, la que considero una mala práctica es justamente esta última. La razón por la que creo que muchas personas suelen confundir el mensaje que intento transmitir es que utilizan el mismo término «planificar» para referirse a todas estas cosas distintas, algo que, como explicaba hace un tiempo mi buen amigo José Miguel Bolívar en uno de sus posts, no suele pasar en el idioma inglés. Un anglosajón llama a este último tipo de planificación scheduling —programación—, que nada tiene que ver con planning, o preparación para llevar a cabo algo. Programar tareas requiere comparativamente poco esfuerzo, mientras que planificar —en el sentido anglosajón— requiere pensar y decidir y, desde luego, resulta imprescindible si quieres hacer bien tu trabajo.

Por eso, siempre digo que programar tareas demuestra buena voluntad para hacer las cosas, pero suele ser muy poco efectivo en entornos cambiantes —la mayoría de los entornos de trabajo actuales. Mejor que programar, crea, mantén y revisa de manera frecuente un sistema donde tengas bien organizadas todas tus opciones de acción de acuerdo a ciertos criterios objetivos, de manera que siempre puedas elegir lo mejor posible qué hacer, minuto a minuto, según las circunstancias reales —no supuestas ni intuidas— de cada momento.