Las dos perspectivas de la productividad

Foto por egmTacahopeful (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

He hablado en muchas ocasiones sobre la perspectiva horizontal y vertical de la productividad, pero reconozco que para algunos lectores –especialmente los nuevos– estos conceptos pueden sonar un poco crípticos. Por eso he decidido escribir hoy sobre las 2 perspectivas en que podemos enfocar nuestra productividad.

Pero antes de empezar quiero dejar muy claro una cosa: ambas perspectivas son igualmente importantes. Cualquier sistema de productividad debería tener en cuenta el enfoque horizontal y vertical del trabajo –lo cual no significa que siempre sea así. Y como es lógico, el enfoque que prime dará al sistema un cierto “toque” que lo diferenciará de los demás.

La perspectiva horizontal

La perspectiva horizontal se refiere a la visión de conjunto de todos los frentes abiertos que tenemos en un momento dado. Una visión horizontal de nuestro sistema nos debe permitir identificar en qué proyectos estamos trabajando, qué tareas o siguientes acciones tenemos que atacar lo antes posible, qué asuntos están a la espera de terceras personas, qué citas y compromisos tendremos que cumplir en los próximos días… En definitiva, es una foto de nuestro “ahora” productivo a nivel de suelo.

GTD es un ejemplo de sistema de productividad en el que prima la perspectiva horizontal. Como acertadamente explica David Allen en su libro “Getting Things Done”, antes de pensar en el rumbo que queremos o debemos dar a nuestra vida, es necesario tomar el control del día a día. Para ello, tenemos que organizar nuestras tareas, compromisos y archivo de referencia, y establecer una serie de procesos –recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión– para que nada se descontrole.

Mediante la revisión semanal de GTD tomamos perspectiva horizontal, atando los cabos sueltos, eliminando tareas terminadas, asegurándonos de que todos los proyectos tienen siguientes acciones definidas, confirmando o moviendo compromisos y recordatorios en el calendario, etc. La idea es mantener la maquinaria productiva engrasada y funcionando a la perfección.

La perspectiva vertical

Cuando asumimos una perspectiva vertical tratamos de encajar todo lo que tenemos en nuestra perspectiva horizontal en un plan a medio y largo plazo. Como diría David Allen, ganamos altura, observamos la panorámica general y nos preguntamos si los proyectos que estamos llevando a cabo nos conducen a alcanzar nuestros objetivos y metas a medio y largo plazo.

Una perspectiva vertical debe tener en cuenta nuestro plan de vida, nuestras responsabilidades con nosotros mismos y con terceros, nuestros valores, fortalezas y debilidades… Todo ello nos permitirá poner en marcha los proyectos correctos, eliminar los “algún día/quizá” que ya no tengan cabida en nuestro plan, y asegurarnos de que los proyectos que ya están en marcha van por buen camino.

GTD propone algunas ideas para realizar revisiones periódicas de alto nivel, aunque no explica cómo crear un plan de vida –algo que yo considero fundamental y que debería estar integrado en cualquier sistema de productividad moderno. Por su parte, Autofocus ni siquiera tiene en cuenta la perspectiva vertical –se centra exclusivamente en la gestión de tareas en una lista única.

¿Qué va primero?

Algunos autores proponen, no sin cierta lógica, que antes siquiera de tratar de organizar nuestro trabajo deberíamos adoptar una perspectiva vertical y definir nuestros objetivos y metas. La verdad es que no sirve de nada tener una técnica depurada manejando el calendario o nuestras listas de tareas, si no sabemos hacia dónde nos dirigimos –como dice Stephen Covey, corremos el riesgo de subir la escalera del éxito a toda prisa, pero sobre el edificio equivocado.

Sin embargo, en la práctica, está demostrado que ganar altura y definir nuestros objetivos y metas no funciona mientras no tengamos el control absoluto de nuestro día a día. La tensión que genera tener una vida fuera de control nos impedirá definir exitosamente un plan de vida.

Así pues, la lógica dice que primero debe ir la perspectiva vertical y luego la horizontal, pero la práctica demuestra que es mejor hacerlo al contrario. Como si se tratara de un coche, primero debemos tomar el control sujetando el volante, y luego estudiamos hacia donde queremos ir.

¿Tienes en cuenta ambas perspectivas en tu sistema productivo? Comparte tu experiencia en un comentario.