Las listas GTD no son para gestionar proyectos

Estaba leyendo hace unos días una interesante discusión sobre porqué Things —una aplicación que utilizo habitualmente en mi Mac—, no sirve para implementar GTD. Como podéis imaginar, habiendo utilizado Things durante varios años justo para este propósito, y siendo Things una de las aplicaciones más reconocidas dentro de la comunidad GTD, no pude resistir la tentación de leer sus argumentos.

Según el autor del post, el problema estriva en que Things debería permitir marcar qué tareas pueden llevarse a cabo en parelelo, y cuáles secuencialmente, de modo que las próximas acciones que no se pueden llevar a cabo todavía queden “ocultas” al consultar las listas contextuales correspondientes.

Leer eso fue más que suficiente para entender el verdadero problema del autor: estaba cayendo en un error de concepto muy común entre muchos de los practicantes de GTD —yo también cometí errores parecidos en su momento—, y es creer que nuestras listas de GTD son una herramienta para gestionar proyectos. ¡No lo son!

Por definición, una próxima acción es una acción física, visible, que podemos llevar a cabo inmediatamente si estamos en el contexto adecuado. Por ejemplo, “Sacar una cita con el dentista” es una próxima acción que podemos completar en cuanto tengamos un teléfono a mano. No hay que esperar nada, ni está condicionada a que ocurra algo antes. Por tanto, puede y debe estar en una de nuestras listas contextuales.

Por otro lado, en unos días voy a viajar a Madrid para pasar varias semanas con mi familia, pero actualmente me encuentro en México. Como es lógico, hay varias cosas que quiero hacer cuando me encuentre en Madrid. Sin embargo, esas cosas no pueden ser próximas acciones —todavía—, porque no importa cuánto lo desee, ahora no puedo hacer nada al respecto.

Es decir, una acción que no puede llevarse a cabo ahora mismo no es una próxima acción, sino una acción futura. Y en GTD, una acción futura podemos gestionarla en uno de cuatro lugares posibles: en el calendario —si es que tiene una fecha objetiva—, en el archivo de seguimiento —si no puedo hacer nada hasta que llegue cierta fecha—, incubándose en la lista “Algún día/Tal vez” —si ahora no me siento comprometido a hacerla, o simplemente no estoy seguro de querer llevarla a cabo—, o dentro de un plan de proyecto, como parte del correspondiente material de soporte. Pero nunca, nunca en una lista de próximas acciones.

Que un proyecto pueda desglosarse en 34 acciones físicas no quiere decir que todas ellas tengan que estar desde el principio en las listas de próximas acciones. En un momento dado sólo deben aparecer aquellas acciones que puedan llevarse a cabo en parelelo, es decir, que no tienen restricciones de ningún tipo, salvo el contexto.

La situación que dio origen a esta discusión ilustra muy bien lo que sucede cuando no se comprenden bien los conceptos de GTD, o cuando intentamos forzar las herramientas para que hagan lo que nos gustaría que hicieran, en lugar de lo que deben hacer.

Foto: ®Tuncay via photopin cc

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