Las tareas más importantes en GTD

Planificar el trabajo diario en el calendario es muy tentador. Sin embargo, como hemos visto muchas veces, usar el calendario de forma efectiva en GTD implica mantener las tareas fuera de él. Si solo tenemos contextos para organizar nuestras tareas, entonces ¿cómo podemos estar seguros de que estamos avanzado en lo que es verdaderamente importante?

La respuesta viene de la mano de las llamadas “tareas más importantes” o TMI, un concepto recurrente en la literatura sobre productividad personal. Entendemos por una TMI aquella tarea a la que, consciente y razonadamente, damos prioridad máxima sobre todas las demás tareas que tenemos pendientes, ya sea porque ha alcanzado un nivel de urgencia determinado, o por ser clave dentro de uno de nuestros proyectos de más valor.

Estrictamente hablando, las TMI no forman parte del corpus de GTD, pero muchísimos practicantes avezados las utilizan de algún modo. Si bien es cierto que David Allen propone varios mecanismos para seleccionar la próxima acción, como él mismo reconoce, la intuición juega un papel muy importante en dichos mecanismos. La cosa funciona así: cuando nos enfrentamos a nuestras listas de tareas, generalmente evaluamos nuestro contexto actual, el nivel de energía que tenemos para acometer tareas complejas, la prioridad subjetiva y el tiempo disponible, y a la luz de todo ellos tomamos la decisión de cuál será la próxima acción que llevaremos a cabo de manera intuitiva.

Sobre el papel, este mecanismo parece lógico y funciona bien. Sin embargo, en mi opinión, la intuición no es siempre suficiente para tomar decisiones inteligentes. O dicho de otro modo, la intuición está muchas veces sujeta a nuestras emociones, y a veces no nos ayuda a tomar la mejor decisión desde un punto de vista holístico: nuestro plan a medio y largo plazo.

Es por ese motivo que las tareas más importantes aportan gran valor al proceso de trabajo GTD. En mi caso, cada noche me pongo el sombrero del director –uno de los 3 sombreros de la gestión de tareas–, y selecciono cuidadosamente de 3 a 5 TMIs de entre todas mis listas. Esas tareas más importantes serán las que primero acometeré el día siguiente a primera hora, o lo antes que posible a lo largo del día, dándoles más prioridad que cualquier otra cosa.

Utilizar el concepto de las TMI me permite introducir una visión estratégica consciente, no solo intuitiva, a la hora de seleccionar el trabajo que voy a hacer. De esta forma puedo estar seguro de que cada día hago algo relacionado con mis metas, al mismo tiempo que evito que las tareas se retrasen hasta el punto de que se vuelvan urgentes. El resto del trabajo menos importante lo selecciono a la manera “tradicional” de GTD.

Gracias a las TMIs puedo trabajar durante la mitad de la jornada casi sin mirar mis listas GTD. Me mantengo más enfocado desde primera hora del día, evito dudas sobre qué viene después, y me resulta más fácil salir de la trampa de la procrastinación utilizando el método Seinfeld.

Y tú, ¿seleccionas cada día tus tareas más importantes? Comparte tu experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Karoly Lorentey (via Flickr)