Los 3 niveles de revisión productiva

Foto por plastAnka (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Cuando empezamos a trabajar con métodos productivos como GTD, rápidamente sentimos un cambio radical en nuestra productividad. Tenerlo todo organizado en listas nos permite disfrutar de unos días de Gloria, en los que sentimos que, por fin, después de muchos años de desorden, tenemos control sobre nuestro trabajo y nuestra vida. Pero la ilusión suele durar poco tiempo.

La triste realidad es que una gran porcentaje de esos nuevos practicantes de GTD se desaniman al cabo de unas pocas semanas. De alguna forma sienten que empiezan a perder el control –”¿cómo es posible si tengo todas las listas que dice David Allen?”, piensan–, comienzan a desconfiar del sistema y terminan abandonándolo. Es un ciclo que he visto muchas veces. Algunos lo intentan de nuevo al cabo de un tiempo, pero muchos de ellos vuelven a fallar. ¿Por qué?

La razón fundamental es que no mantenemos el sistema actualizado. Y cuando el sistema no está actualizado, uno se ve forzado a tener que recordar cosas de nuevo. Y cuando uno tiene que recordar cosas para que no se le pasen, pierde la confianza en el sistema. Y entonces dejamos de utilizarlo.

El secreto para que la cosa funcione es muy simple: una vez realizado el esfuerzo inicial de vaciar nuestra mente y organizarlo todo en listas, el calendario, nuestro archivador, el sistema de recordatorios de 43 carpetas, etc., debemos mantener el sistema actualizado. Y la única forma de conseguirlo es mediante 3 tipos de revisión:

1. Revisión operativa. Esta es la revisión que debemos hacer de forma constante, al menos una vez al día, en la que procesamos las bandejas de entrada, tachamos las tareas que se han completado y añadimos las nuevas según surgen. También añadimos compromisos y recordatorios en el calendario, archivamos nuevo material de referencia y eliminamos aquel material de referencia obsoleto cuando nos percatamos de su existencia.

Se trata de mantener nuestro sistema productivo en forma, funcional, bien engrasado, como el motor de un coche. Sin esta revisión, nuestro sistema se degradará en cuestión de días.

2. Revisión de control. Es lo que en GTD se denomina la revisión semanal. Debe realizarse cada poco tiempo, generalmente cada 7-10 días, y consiste en adquirir un poco de perspectiva sobre nuestro sistema. Ya no pensamos en términos de tareas como en la revisión operativa, sino en términos de proyectos, frentes abiertos y objetivos a corto y medio plazo. En esta revisión eliminamos del sistema o archivamos los proyectos terminados, “activamos” otros pasándolos de la lista de ideas –los famosos “algún día/tal vez”– a la lista de proyectos en marcha, y revisamos los recordatorios para las siguientes semanas.

La revisión de control nos permite analizar si estamos avanzando en la consecución de nuestros objetivos, y tener una idea clara de lo que nos espera durante los próximos días. Algo muy importante durante esta revisión es asegurarnos de que todos los proyectos que tenemos en marcha tienen tareas o próximos pasos definidos.

3. Revisión estratégica. Esta es la revisión más importante, y quizá la más olvidada. Cada pocos meses debemos detenernos un momento y hacernos una sencilla pregunta: ¿están mis proyectos alineados con mi plan de vida? En función de la respuesta que nos demos, debemos añadir y/o eliminar proyectos de nuestro sistema.

Mediante la revisión estratégica nos aseguramos poder alcanzar lo que nos proponemos en la vida, tanto personal como profesionalmente. Sin una revisión estratégica adecuada, seremos como un barco a la deriva, o como dice Stephen Covey, nos pasaremos la vida subiendo por la escalera del éxito, pero apoyada sobre el edificio equivocado.

Y tú, ¿realizas las tres revisiones de forma consistente? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

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