Los 3 sombreros de la gestión de tareas

A lo largo de los años he tratado de organizarme de muchas formas diferentes. GTD y Autofocus –y un sistema híbrido que surgió al tratar de mezclar ambos métodos– son solo los últimos intentos. Sin duda, el “método” que más tiempo usé, y el que creo es el método más extendido en el mundo, es el de listar las tareas en un papel –o su contraparte digital, cualquiera que esta sea. Quien más quien menos, todos hemos pasado por ahí alguna vez, quizá por ser la forma más intuitiva y que menos esfuerzo requiere.

El problema es que reunir las cosas que tenemos que hacer en una lista, así sin más, es tan popular como poco efectivo. Y es precisamente esta falta de eficacia lo que hace al final muchas personas se frustren y piensen que los métodos de organización son un cuento y no sirven para nada. Si listar las tareas no parece eliminar el estrés ni aumentar el control sobre nuestro trabajo, ¿para qué seguir molestándose?

La gestión del trabajo –o más correctamente, la gestión de nosotros mismos–, aún sin ser algo trivial, es bastante sencilla de entender. Para estar bien organizados debemos trabajar en 3 modos distintos y claramente diferenciados –o haciendo un símil con los 6 sombreros para pensar de Edward de Bono–, utilizar alternativamente 3 sombreros o formas de pensar y actuar distintas:

El sombrero del creativo. Debemos estar seguros de que nuestra lista de tareas es completa. Para ello, tenemos que darnos libertad para sacar de la cabeza todas las ideas que nos rondan, sin preocuparnos de cómo, cuándo o si finalmente serán puestas en práctica. O dicho de otra forma, explotar nuestra creatividad, sin ponerle límites. Cuando tengamos puesto el sombrero del creativo debemos producir ideas, no trabajar con ellas. Sólo así podemos estar seguros de que tenemos una lista completa de todos nuestros compromisos –lo que tenemos que hacer–, y de los proyectos que significan algo para nosotros –lo que queremos hacer en el futuro.

El sombrero del ejecutivo. Cuando estemos listos, nos pondremos el sombrero del ejecutivo, y analizaremos cada una de las cosas de la lista para ver qué es lo que significan, si queremos comprometernos a hacerlas en este momento, si las delegamos, o simplemente las dejamos para más adelante. El ejecutivo toma decisiones, no genera ideas. Mientras somos ejecutivos debemos convertirnos en una máquina de procesar cosas de la lista, dándoles forma hasta que se conviertan en algo “realizable”.

El sombrero del director. Por último, llegado el momento de la verdad, hay que realizar el trabajo. Para eso nos ponemos el sombrero del director, decidiendo cuándo y cómo hacer lo que hay que hacer, en función de distintos criterios como la urgencia y prioridad de las cosas, los niveles de energía que tengamos en cada momento, o el contexto en que nos encontremos.

Cada uno de los sombreros o modos de trabajo son muy diferentes, implican formas de pensar distintas, y es necesario diferenciarlos conscientemente. Al “volcar” en una lista nuestras ideas y tareas pendientes, y tratar de trabajar con ella sin un método, estamos tratando de utilizar los tres sombreros al mismo tiempo. Es por eso que no funciona.

Los métodos de organización como GTD –y en cierto modo, aunque de manera un poco limitada, también Autofocus–, tratan de separar estos tres modos de trabajo. GTD mediante el uso de varias listas contextuales y estableciendo 5 procesos claramente separados: recopilación, procesamiento, organización, ejecución y revisión. Autofocus con una sola lista, pero estableciendo mecanismos sencillos para convertir ideas en acciones, depurar los elementos de la lista y seleccionar la siguiente tarea a realizar.

En definitiva, busca el método de gestión de tareas que mejor se ajuste a tus circunstancias y personalidad, pero siempre trata de separar los tres modos: creativo, ejecutivo y director. Es la única manera de tener verdadero control sobre tu trabajo.

Y tú, ¿utilizas los tres modos de trabajo de manera consciente? ¿Cómo encajan estos tres “sombreros” en tu método de organización? Comparte tu opinión en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por dani0010 (via Flickr)