Los 4 elementos clave de un sistema productivo

Foto por Wonderlane (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de unos días de descanso casi obligado, me incorporo de nuevo a mi rutina bloguera como prometí. La verdad, no he tenido mucho tiempo para escribir, pero la desconexión me ha servido para ganar un poco de perspectiva. Y, entre otras cosas, he aprovechado el tiempo para madurar mi propio sistema de productividad que he decidido llamar “sistema de productividad compacto”.

El sistema de productividad compacto tiene características de GTD, Autofocus y ZTD, principalmente. Pero también tiene alguna aportación personal que espero que os resulte interesante. Por supuesto, voy a compartir con vosotros todos los detalles de este “nuevo” sistema. Sin embargo, no empezaré por describirlo directamente. Antes quiero acotar lo que yo considero son los 4 elementos clave que cualquier sistema de productividad debería tener para ser realmente efectivo. A partir de ahí será mucho más fácil entender el cómo y el porqué del sistema de productividad que tengo entre manos.

Como ya he comentado en varias ocasiones anteriormente, lo importante a la hora de ser productivo no son las herramientas, sino los hábitos. Pero claro está, eso no quiere decir que las herramientas no sean necesarias. Por supuesto, son fundamentales. Así, la pregunta correcta no es si debemos enfocarnos en las herramientas o no, sino cuál es el conjunto mínimo de herramientas o línea base estrictamente necesaria para obtener buenos resultados.

La respuesta exacta a esta pregunta variará en función de nuestra forma de trabajar, necesidades y gustos. Sin embargo, podemos generalizar un poco y llegar a un acuerdo en que las siguientes herramientas –o alguna variante de las mismas– son las herramientas que cualquier persona debería utilizar en su sistema productivo para ser eficiente:

1. Recopiladores. Quizá este sea el elemento que más variantes acepte. Ya sea mediante una bandeja de papel, una grabadora de voz, el correo electrónico, un bloc de notas, o cualquier combinación de ellas, debemos ser capaces de capturar en el momento cualquier cosa que nos ronde por la cabeza. Y debemos hacerlo inmediatamente, antes de que se nos olvide. La idea, como ya hemos expresado muchas veces, es liberar a nuestra mente del estrés que genera tener que recordar constantemente las cosas.

Cada uno, de acuerdo a su forma de trabajar, deberá seleccionar la o las herramientas de recopilación. Yo utilizo todas ellas: las bandejas para el papel que se genera en casa y la oficina, la grabadora de voz para cuando estoy “on the move”, el correo para casi todas las cosas relacionadas con el trabajo y mi vida personal, y la libreta para las notas de reuniones, lluvias de ideas, planes, etc.

2. Una lista. Ya sea en papel o en el ordenador, la mejor forma de mantener el control sobre las tareas, frentes abiertos e ideas, es mediante un sistema de listas. Hay muchos programas de ordenador dedicados a gestionar listas, algunos más complejos que otros, pero en realidad no es necesario más que una forma de mantener elementos ordenados por nombre y, como mucho, por fecha.

Tanto GTD como Autofocus proponen una lista separada para cada contexto. Yo, en mi propio sistema de productividad, utilizo una lista para todo –eso sí, con una notación especial que me permite filtrar las entradas, simulando de alguna manera varias, o mejor debería decir, infinitas listas posibles, según el propósito que persigo en cada momento. Pero esa es una historia que veremos próximamente.

3. Un calendario. Necesario para anotar los recordatorios y todos los compromisos con fecha fija –como ya hemos explicado más veces, no debe utilizarse para planear el trabajo; para eso están las listas.

Por más curioso que pueda parecer, yo no utilizo un calendario como tal. En mi búsqueda del sistema de productividad más sencillo posible, he encontrado una manera de mantener el control de mis compromisos fijos en mi –única– lista. Para los que gusten de poder “ver” sus compromisos en forma de cuadrícula, este sistema puede no ser el más adecuado. Pero yo lo he utilizado durante un mes y funciona.

En cualquier caso, ya sea en un calendario o en forma de lista, es necesario mantener el control de esos compromisos fijos, y de los recordatorios que necesitamos hacer conscientes en momentos determinados.

4. Un archivo. En realidad deberíamos tener dos: uno de papel y otro digital. Es raro que una persona pueda sobrevivir hoy en día con sólo un tipo de archivo. Aunque tu vida sea básicamente analógica, es probable que tengas al menos una cuenta de correo electrónico que gestionar; en el otro extremo, por mucho que te empeñes en digitalizar, siempre habrá algún papel que debas conservar por el motivo que sea.

Así pues, la idea no es reducir el número de archivos, sino organizarlos de forma sencilla, compacta y eficiente. Para ello deberemos utilizar una combinación de técnicas digitales y medios físicos, como veremos muy pronto.

¿Echas en falta algún elemento fundamental en tu sistema de productividad personal? Comparte con nosotros tu opinión en un comentario.