Más allá de la regla de los 2 minutos

Uno de los aspectos en los que David Allen hace más hicapié es en la necesidad de separar claramente cada una de las distintas etapas del ciclo de trabajo GTD: recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar. En verdad es muy importante hacer esta distinción, especialmente si apenas estás empezando a practicar GTD. Sin embargo, cuando se interiorizan estas prácticas, hay formas mucho más eficientes de trabajar.

Imagina la siguiente situación: estoy trabajando en el cambio de oficina, haciendo un dibujo de la distribución de los puntos de voz y datos que se necesitarán, y de repente recuerdo que necesito llamar al consulado porque no sé qué tengo que hacer para votar por correo en las próximas elecciones –sí, es un caso de mi vida real ;-)–. Siendo ortodoxo, debería añadir un recordatorio a mi bandeja de entrada y seguir trabajando en el proyecto. Pero lo que hago en realidad es añadirlo directamente a mi lista contextual “Llamadas”. ¿Lo estoy haciendo mal?

En mi práctica diaria de GTD aplico lo que yo llamo la regla de la máxima eficiencia. Esta regla, en su sentido más general, básicamente viene a decir que si un proceso GTD no va a aportar un valor claro en determinadas circunstancias, puedes saltártelo.

La celebérrima regla de los 2 minutos es una consecuencia directa de ella. Otra técnica que es consecuencia directa de la regla de la máxima eficiencia es el “procesamiento express”, una práctica con la que muchos GTD-ianos están familiarizados.

La idea del procesamiento express es la siguiente: si tenemos claro lo que significa una nueva tarea, en qué contexto debe ser realizada, quien es el responsable de hacerla y/o el tiempo que nos va a llevar terminarla, ¿por qué perder tiempo recopilándolo para procesar y organizar el recordatorio después? Es mucho más eficiente recopilar, procesar y organizar en un solo paso.

Alguien puede pensar que aplicar el procesamiento express supone un ahorro de tiempo insignificante, y es cierto que lo sería si sólo tuviéramos un par de estas tareas a lo largo de la jornada. Pero como muchos de vosotros podréis comprobar personalmente, una buena cantidad de las cosas que recopilamos diariamente pueden ser procesadas de estar forma. La suma de todos esos pequeños tiempos marca una gran diferencia, y nos ayuda a reducir considerablemente el tiempo que empleamos en procesar nuestras bandejas de entrada.

Intenta siempre buscar oportunidades para optimizar tus procesos GTD aplicando la regla de la máxima eficiencia. Por ejemplo, a mi no me gusta perder tiempo creando estructuras de directorios complejas para organizar mis archivos; mi Mac trae un buscador excelente que encuentra cualquier cosa mucho más rápidamente de lo que yo podría hacerlo. Igualmente, procuro juntar las tareas de la misma naturaleza –como por ejemplo las llamadas de teléfono–, para hacerlas al mismo tiempo en momentos de baja energía.

Recuerda, GTD es un enfoque sistemático, no un método que debemos cumplir a rajatabla. Cada una de las prácticas mencionadas en GTD son consecuencia de un principio productivo –el principio que hay detrás de separar la recopilación del procesamiento y la organización es que debemos decidir conscientemente lo que significa cada cosa, pero ¿y si ya sabemos lo que significa?–.

Mientras no “violentemos” los principios productivos sobre los que se asienta, podemos y debemos adaptar GTD siempre que sea necesario. Es por eso que “el procesamiento express” funciona, y funciona muy bien.

Y tú, ¿de qué otras formas aplicas la regla de la máxima eficiencia en tu trabajo diario? Comparte tus experiencia en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Foto por Eric Hamiter (via Flickr)
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