Por qué definir áreas de responsabilidad

Afortunadamente para los que nos interesa el tema, ya empieza a haber mucho y buen material escrito en español sobre GTD y productividad personal –os invito a echar un vistazo al ranking de blogs de productividad, que periódicamente publica Jeroen Sangers en su blog El Canasto.

Después de un tiempo leyendo sobre productividad personal, uno se da cuenta de que los temas más recurrentes siempre son los mismos: la organización por contextos, los 5 pasos –recopilar, procesar, organizar, hacer y revisar–, la gestión de proyectos, etc. Sin embargo, creo que hay un tema de capital importancia que sistemáticamente queda fuera de muchas de las discusiones productivas.

Por supuesto, como habrás adivinado por el título de este artículo, me estoy refiriendo a la gestión de las áreas de responsabilidad. Y por eso, he decido escribir una pequeña introducción al tema, que iré desarrollando en futuros artículos.

Qué es un área de responsabilidad

Un área de responsabilidad es una parte de tu vida de la que tú eres responsable. Generalmente vienen impuestas por tu situación personal, tu entorno y tu trabajo, pero también hay áreas de responsabilidad que nosotros escogemos o asumimos como propias. De hecho, de entre estas últimas están algunas de las más importantes.

Cuáles son las áreas de responsabilidad más comunes

Algunas resultan bastante obvias: la familia, el hogar, el trabajo… Otras no lo son tanto, como el desarrollo personal o el aspecto espiritual de cada uno.

Para la mayoría de las personas existen entre 8 y 12 áreas de responsabilidad. Las 5 áreas personales que más se repiten son: hogar y familia, finanzas, relaciones personales, desarrollo personal y espiritualidad. En el trabajo solemos tener otras 4-6 áreas, que se corresponden con las distintas funciones que desempeñamos dentro de la empresa.

A veces, una actividad llega a ser tan importante que se convierte en un área de responsabilidad –en mi caso, por ejemplo, este blog es una de mis áreas de responsabilidad.

Cómo trabajar con las áreas de responsabilidad

Las áreas de responsabilidad deberían emanar directamente de nuestras metas y misión en la vida. Así que, en principio, todo lo que hagamos debería quedar encuadrado en una de dichas áreas. Si nos cuesta trabajo asignar un proyecto o tarea a un área de responsabilidad, es señal de que quizá no deberíamos estar haciéndolo.

Tener meridianamente claro qué proyectos y actividades quedan dentro de cada área de responsabilidad, es muy importante durante la revisión semanal. Tanto es así que yo, después de procesar lo que tengo pendiente, lo primero que hago es revisar cada área de responsabilidad, una a una, y asegurarme de que todas tienen asignados proyectos y próximas acciones.

Si un área de responsabilidad se queda sin contenido por varias semanas, es momento de replantearnos si se trata de un área de responsabilidad, o si es algo de lo que queremos hacernos cargo realmente. Este un fantástico indicador para mantenernos todo el tiempo enfocados y alineados con nuestras metas a largo plazo.

Por último, las áreas de responsabilidad son una forma más de elegir qué hacer en cada momento. Por ejemplo, cuando estoy en el trabajo, muchas veces me centro en un área específica que siento que necesita más desarrollo, y me pongo a trabajar en ella durante todo el día –salvo que haya alguna urgencia en otras áreas. De esta forma evito volcarme demasiado en la áreas que más me gustan, y no dejo desatendidas las áreas menos interesantes.

Conclusión

Para muchos puede parecer accesorio, pero definir y gestionar tus áreas de responsabilidad te ayudará muchísimo a poner la organización personal en un contexto mucho más amplio –no olvidemos que GTD, o cualquier otro sistema de organización personal, no es un fin en sí mismo, sino un medio para controlar nuestra vida y alcanzar nuestras metas.

Al final, de lo que se trata es de asegurarnos de que todos los aspectos de nuestra vida avanzan de una forma coherente con nuestras expectativas. Si no, GTD, Autofocus o lo que sea que utilices para organizarte, solo servirá para una cosa: perder el tiempo.

¿Cómo gestionas tus áreas de responsabilidad? ¿Las revisas periódica y sistemáticamente? Comparte tu experiencia en un comentario.