Por qué es malo planificar, para dummies

Si lees habitualmente blogs de efectividad personal, seguro te has encontrado alguna vez con el consejo de planificar tus tareas el día anterior, conocida por muchos como la técnica de las TMIs —acrónimo de Tareas Más Importantes. La idea es elegir cada día, antes de terminar la jornada, dos o tres tareas que consideras clave para tu trabajo, con el objetivo de que al día siguiente sean esas tareas las que hagas en primer lugar, antes que cualquier otra cosa. De ese modo, puedes ponerte a trabajar directamente, sin «perder» tiempo. Es como empezar cada día a tiro hecho.

En muchas ocasiones he dicho que soy enemigo de las TMI, principalmente porque no es la solución óptima para el problema que quieren resolver. Tengo que reconocer que marcharte a casa todos los días habiendo decidido por dónde vas a empezar el día siguiente, produce cierto subidón y sensación de control. El problema es que es una sensación de control falsa, porque en el trabajo del conocimiento, las catorce horas —más o menos— que transcurren desde que terminas una jornada y empiezas la siguiente, es una auténtica eternidad.

Desde los albores de la historia de la Humanidad hasta mediados del siglo XX, la velocidad a la que se sucedían los cambios en el trabajo siempre había sido relativamente baja, y desde luego, perfectamente asumible para cualquier persona que tuviera dos dedos de frente. La probabilidad de que las cosas cambiaran de un día para otro era casi despreciable. Uno podía estar razonablemente seguro de que lo que consideraba cierto hoy a las 6 pm, seguiría siendo cierto mañana a las 8 am. Planificar, en el sentido de elegir por adelantado cuándo hacer las cosas, funcionaba casi siempre.

Pero entonces las cosas empezaron a cambiar rápidamente. El desarrollo de las comunicaciones durante el siglo XX trajo consigo dos consecuencias: por un lado, el incremento exponencial de la cantidad de información a tener en cuenta a la hora de tomar decisiones; por otro, el incremento de la velocidad a la que fluye dicha información a nivel global. Es decir, más información que, para más inri, fluye a mucha más velocidad. Y aquí estamos hoy, bien entrados ya en el siglo XXI, creando conceptos como efectividad personal, entornos VUCA o «agilidad», entre otros, para intentar entender la nueva realidad surgida a partir de ello.

En bolsa, auténtico paradigma de lo que significa trabajar en un entorno volátil, la manera óptima de operar es ejecutar las operaciones inmediatamente después de tomar las decisiones, porque si esperas es probable que la decisión ya no tenga sentido, o hayas perdido la ventana de oportunidad inicial. De igual modo, en el trabajo del conocimiento, en el que la materia prima es precisamente información que resulta cada vez más volátil, diferir la acción de la elección sobre qué hacer, es también una mala estrategia.

Tanto si eliges por adelantado —planificas— lo que vas a hacer, como si lo eliges justo en el momento de ponerte a hacer, siempre tendrás que evaluar la información disponible para elegir la mejor opción. Ahora bien, si planificas, habrá ocasiones en que, además de evaluar en el momento de planificar, tendrás que volver a evaluar justo antes de hacer, porque las circunstancias —léase, información disponible— hayan cambiado desde que hiciste la elección inicial cuando lo planificaste. Es decir, si planificas, en ocasiones tendrás que evaluar dos veces.

Algunos defensores de las TMI justifican su uso diciendo que no todo el mundo trabaja en entornos tan volátiles, y que su utilidad depende de cada persona. La realidad es que, como acabamos de ver, el grado de volatilidad del entorno de trabajo es totalmente irrelevante a la hora de decidir si elegir o no por adelantado lo que vas a hacer. Si eres un trabajador del conocimiento, planificar siempre supone una pérdida de eficiencia, potencialmente mayor cuánto más difieras la elección de qué hacer de la acción propiamente dicha.

Parafraseando a mi maestro y buen amigo José Miguel Bolívar, aunque planificar nunca ha proporcionado una ventaja real, en entornos de trabajo completamente estáticos al menos resulta inocuo. El problema viene cuando te tienes que enfrentar a entornos de trabajo que son cada vez más volátiles, inciertos, cambiantes y ambiguos como los de hoy en día. En entornos VUCA, la planificación o scheduling no sólo no funciona, sino que es como pegarte un tiro en tu propio pie.

Por eso, sigo sin comprender a quienes defienden las TMIs y, en general, cualquier fórmula de productividad personal basada en la planificación, entendida como decidir por adelantado cuándo vas a hacer las cosas. Más allá de una falsa sensación de control, planificar no proporciona ninguna ventaja, y en muchas ocasiones, puede suponer un serio problema. En entornos absolutamente estáticos es, como mucho, igual de eficiente que elegir lo que vas a hacer en el mismo momento de hacer. Y en entornos volátiles es, claramente, muy ineficiente.

Foto por dcJohn vía Flickr