Prioriza tus tareas como un auténtico ninja

Decidir qué es lo siguiente que tenemos que hacer en nuestro día a día resulta a veces complicado. Muchos usamos la lista de las 3 tareas más importantes (TMI) como elemento director. Pero las TMI por sí mismas no son suficientes para sacar adelante todo el trabajo que generalmente tenemos delante.

Hace unos días hablaba de la importancia de las tareas poco importantes, y cómo debíamos manejarlas para evitar que se terminaran convirtiéndose en fuegos difíciles de apagar. Pero cuando nuestras listas de próximas acciones están llenas de decenas, o incluso cientos de estas “pequeñas” tareas, ¿cómo podemos decidir cuál de ellas será la próxima que debemos llevar a cabo?

David Allen describe un sencillo método que tiene en cuenta 4 filtros: el contexto –dónde estás–, el tiempo disponible, el nivel de energía que tenemos para acometer ciertas tareas, y la urgencia de las mismas. Aplicados en este orden, muchas veces este método es más que suficiente para ver claramente qué es lo que deberíamos estar haciendo en cada momento.

Pero, ¿qué sucede cuando después de aplicar los filtros del contexto, tiempo, nivel de energía y urgencia, seguimos teniendo demasiadas opciones entre las que elegir? En ese caso, más común de lo que parece, el asunto de seleccionar la próxima tarea no resulta tan sencillo.

Cuando los 4 filtros no nos sacan del atolladero, debemos pasar a otro nivel de análisis, más profundo, y hacernos una serie de preguntas:

1. ¿Cuáles son mis áreas de responsabilidad? Todos solemos tener entre 6 y 10 áreas de responsabilidad, o incluso más, como por ejemplo nuestra salud y bienestar, nuestra familia y amigos, nuestro desarrollo personal… y las distintas áreas de responsabilidad de nuestro trabajo. Cualquier asunto relacionado de forma directa con alguna de estas áreas de responsabilidad debe tener prioridad absoluta sobre las demás.

2. ¿Qué cambios tengo previsto que sucedan en mi trabajo y mi vida personal en el próximo año? O dicho de otro modo, ¿cuáles son mis objetivos y metas a corto plazo? Si alguna tarea no va dirigida a cumplir alguna de estas metas, debes dejarla para el final.

3. ¿Qué espero que suceda con mi carrera profesional y en mi entorno familia y personal durante los próximos 5 años? Esta visión debe ayudarte a ganar perspectiva, y tomar la mejor decisión posible sobre qué hacer y qué no hacer. De hecho, deberías eliminar inmediatamente todas las tareas, proyectos y actividades que no encajen dentro de esta visión.

4. ¿Para qué estoy en este mundo? Aunque suene un poco metafísica, esta es una pregunta importante. Poca gente se detiene a responderla, y creo sinceramente que tener claro cuál es tu “trabajo” como ser humano es el impulso productivo más poderoso. Sabiendo para qué estas aquí todo se vuelve claro como el agua. Es por eso que las personas con un propósito claro en su vida se vuelven también las personas más exitosas –y por ende, las más productivas.

Así que ya lo sabes. Si todavía no has respondido a estas 4 preguntas, ya tienes 4 tareas que añadir a tus listas de próximas acciones –y te aconsejo que le des la máxima prioridad… después, todo será mucho más fácil ;-)

¿Cómo priorizas tus tareas? ¿Tienes una visión amplia de tus objetivos y misión en la vida? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.