Productividad personal con una sola lista

Foto por s58y (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Después de muchas semanas trabajando con Autofocus y experimentando diversas forma de integrar los conceptos clave de GTD, creo que he dado con una mezcla de sistemas productivos que funciona, y que he llamado sistema compacto. La idea que persigo es construir un sistema efectivo, que al mismo tiempo sea sencillo, flexible, independiente de una herramienta en particular, y adaptable a las circunstancias de cualquier persona.

Ya vimos que existen 4 elementos claves en un sistema productivo: una o varias herramientas de recopilación, un calendario, un sistema de archivo y una o varias listas para organizar las tareas y proyectos. Pues bien, en el artículo de hoy voy a explicar cómo integro el calendario y las denominadas listas contextuales de GTD en una única lista. El asunto requiere de un poco de escritura, así que dejaré el asunto de la gestión de la lista para un próximo artículo.

Antes de empezar es necesario mencionar que, para que la gestión de la lista única sea efectiva, la herramienta para gestionar la lista debe permitir tres cosas: 1) asignar fechas a cada entrada de la lista; 2) ordenar las entradas por dicha fecha, y 3) filtrar por cadenas de texto.

La mala noticia es que ningún sistema de papel permitirá hacer todo esto de forma efectiva, así que necesitaremos una herramienta digital –sí, he tenido que abandonar mi libreta de papel :-( La buena noticia es que casi cualquier gestor de tareas, por simple que sea, permite hacer todo esto.

Tipos de entrada

Para poder guardar distintos tipos de información en la misma lista, es necesario poder diferenciar un tipo de entrada de otro –no es lo mismo una tarea, que un recordatorio o algo que esperamos recibir de un tercero. Por eso, cada elemento de la lista está identificado por un prefijo que indica el tipo de entrada.

La forma de este prefijo podrá variar de una implementación a otra, dependiendo de las características del programa gestor que estéis utilizando. Lo importante es poder filtrar los elementos de la lista por este prefijo de forma uníboca. Generalmente esto se consigue utilizando un carácter especial seguido de una letra, como los famosos hashtags de Twitter –en el caso de BlackBerry, por ejemplo, yo utilizo un cero en lugar de un carácter especial, porque la BlackBerry no tiene en cuenta los caracteres especiales a la hora de buscar.

Existen 6 tipos de entradas:

Tareas (0t), que representan acciones o actividades a realizar. Como veremos, es un concepto más general que el concepto de siguiente acción de GTD; más bien se corresponde con las tareas de Autofocus.

A la espera (0e), que como en GTD, representan asuntos que tenemos delegados en terceros. Cualquier cosa de la que seamos responsables y que esperemos recibir de otra persona, debe aparecer en la lista como una entrada de tipo 0e.

Agenda (0a), que representan asuntos a tratar la próxima vez que hablemos o nos reunamos con alguien.

Frentes abiertos (0fa), similares a los proyectos de GTD, pero menos minuciosos. Se corresponde con cualquier asunto complejo o importante que no queramos perder de vista –así, por ejemplo, muchos “proyectos” GTD no tienen por qué estar representados aquí. Sin embargo, se parece a GTD en que los frentes abiertos no son tareas, sino recordatorios de los temas que tenemos que mover para avanzar en nuestros objetivos.

Ideas (0i), que coinciden con el concepto de “Algún día/Quizá” de GTD. Prefiero llamarlo ideas porque me parece que representa mejor el significado de este tipo de entradas: simplemente ideas que no queremos olvidar, y que pueden convertirse en tareas, proyectos, objetivos, etc.

Recordatorios (0r), cualquier compromiso o recordatorio que normalmente iría en un calendario.

Pseudo-etiquetas y fechas

Además de los prefijos para el tipo de entrada, opcionalmente podemos incluir pseudo-etiquetas de contexto, persona, lugar o proyecto –de nuevo, podemos utilizar un carácter especial para identificarlas o, como en mi caso, el número cero. Gracias a las pseudo-etiquetas podemos relacionar, por ejemplo, todas las actividades a realizar en el mismo contexto o relativas a un mismo proyecto, todos los temas a tratar y asuntos a la espera de una misma persona, o todas las cosas a comprar en la misma tienda.

Por ejemplo, podemos emplear la pseudo-etiqueta “0trabajo” para todas las tareas que debo hacer en el trabajo, o “0david” para todas las entradas del tipo 0e (a la espera) y 0a (agenda) que tienen que ver con David. Igualmente, podemos añadir “0jardin” a todas las entradas relacionadas con nuestro proyecto de renovación del jardín de la casa.

Cada entrada debe tener asociada además una fecha. Podemos utilizar la misma fecha para todas las entradas –por ejemplo, la fecha de vencimiento que incluyen todos los gestores de tareas–, pero significará distintas cosas según el tipo de entrada. Será durante el proceso de gestión de la lista que veremos próximamente donde jugará un papel fundamental.

Por el momento basta decir que la fecha puede significar tres cosas:

Fecha de cierre. Aplicable a las tareas (0t) e ideas (0i), es la fecha en que una tarea o idea pasa a formar parte de la lista cerrada o de cosas atrasadas. Una vez superada esta fecha, las tareas e ideas deben ser revisadas para decidir si siguen siendo válidas, hay que replantearlas de otra forma o, simplemente, deben ser eliminadas. No es más que una forma de implementar automáticamente el concepto de listas abiertas y cerradas de Autofocus.

Fecha de vencimiento. Es aplicable exclusivamente a los frentes abiertos (0fa) y recordatorios (0r). Es el único caso en que la fecha de vencimiento del gestor de tareas significa exactamente eso :-)

Fecha de registro. Aplicable a las cosas a la espera (0e) y las cosas que tenemos que tratar con terceros (0a).

Gestión de la lista

Utilizando el sistema de prefijos –tipos de entrada–, pseudo-etiquetas y fechas descritos anteriormente, podemos gestionar las tareas siguiendo el sistema Autofocus, y al mismo tiempo aprovechar el concepto de contexto de GTD e integrar el calendario en un sólo lugar.

El sistema es extremdamente flexible y totalmente independiente de una herramienta en particular. Se puede utilizar cualquier gestor de tareas de los que todos conocemos, como los de Lotus Notes y Outlook, o las pequeñas aplicaciones de dispositivos móviles, como una BlackBerry o un “simple” teléfono Nokia –he probado todos ellos y el sistema funciona a las mil maravillas.

El secreto para mantener y gestionar el sistema de forma efectiva radica sólo en dos cosas:

1. Mantener siempre ordenada la lista única por fecha, y

2. Filtrar la lista de diferentes formas, siguiendo un método que pronto veremos.

Reconozco que, a primera vista, el sistema parece un poco complejo –como tantas veces, es más complicado explicarlo que hacerlo–, e imagino que habrá más de un excéptico por ahí que dude de su efectividad. Sólo puedo decir que llevo casi un mes trabajando de esta forma y es impresionante cómo he simplificado mi sistema y lo bien que funciona todo junto.

Próximamente profundizaré en la gestión de la lista única, el verdadero corazón del sistema compacto. Así que permanced atentos ;-)