Registrar tiempos, la falsa productividad personal

Me sigue sorprendiendo la cantidad de «soluciones» que continúan vendiendo la idea de registrar el tiempo que se dedica a cada actividad como medida de la productividad de los profesionales. El problema es que, el hecho de dedicarle más o menos tiempo a algo no implica necesariamente mayor o menor productividad. Registrar el tiempo que le dedicas a cada cosa no te da más información que eso: cuánto tiempo estás dedicando a las cosas que decides prestarle atención.

En el trabajo del conocimiento, lo que aporta valor no es lo que haces, mucho menos el tiempo que te dedicas a hacerlo. El valor real está en los resultados que consigues cuando haces las cosas que haces. De hecho, en el trabajo del conocimiento se da la paradoja de que, a menudo, es posible conseguir más valor trabajando menos tiempo. No solo porque puedes aumentar el tiempo que le dedicas a hacer las cosas correctas —evidentemente—, sino porque puedes dejar de dedicar tiempo a muchas de las cosas correctas, cuando el tiempo extra ya no supone un aumento significativo de valor —has alcanzado lo que los anglosajones llaman el «good enough».

Cuando empiezas a registrar el tiempo que le dedicas a cada actividad como medida de tu productividad, resulta muy fácil caer en la trampa del hacer por hacer. En este paradigma, aumentar tu productividad sería tan fácil como pasar más tiempo «haciendo». Y sin embargo, todos sabemos lo habitual que resulta llegar a casa después de un duro día de trabajo con esa sensación de «me he pasado todo el día haciendo cosas pero no he conseguido avanzar en lo que quería». Es la prueba definitiva de que el paradigma del «tiempo es dinero» es totalmente erróneo en los tiempos que corren.

Conseguir resultados no es cuestión de tiempo, sino de tomar sistemáticamente buenas decisiones —sobre qué hacer—, y luego enfocarte adecuadamente en las cosas que has decidido llevar a cabo, elegiendo de manera eficiente en función de las circunstancias de cada momento. Para ello, es necesario integrar en tu flujo de trabajo comportamientos específicos que suponen «trabajar sin hacer», como por ejemplo reflexionar sobre cada idea, información o nueva tarea que te llega constantemente y que requieren tu atención; aclarar lo antes posible qué implica cada una de esas cosas para ti; decidir qué hay que hacer con ellas, de la manera más específica posible; organizar las decisiones que tomes de manera que te facilite su ejecución cuando llegue el momento; elegir, en un momento dado, de entre todas las opciones posibles, teniendo en cuenta diferentes criterios objetivos de eficiencia y eficacia, y no simplemente porque está en primer lugar de la lista; etc.

Estos y otros comportamientos resultan fundamentales para la mejora de la productividad personal en el trabajo del conocimiento y, sin embargo, son terreno inexplorado para la mayoría de los profesionales modernos. La razón es que existe la idea generalizada de que dedicar tiempo a este tipo de actividades no es «trabajo de verdad». Por eso, actividades como reflexionar, decidir, organizar, etc., son sistemáticamente ignoradas por ser actividades poco productivas, y solo se llevan a cabo —en el mejor de los casos—, cuando ya no queda más remedio, a última hora, cuando la urgencia llama a la puerta. Es una de las tristes y lamentables consecuencias de vivir permanentemente instalados en el paradigma de que solo eres productivo cuando estás haciendo.

Hablar de medir y asignar tiempos es seguir anclado en un discurso obsoleto e inútil, en de la gestión del tiempo. Deja de medir el tiempo que dedicas a tus distintas actividades, y empieza a medir los resultados que consigues. Si usas la metodología de productividad personal GTD®, empieza a contar el número de proyectos significativos completas, o determina tu grado de satisfacción con lo consigues. Puede que este cambio de enfoque te ayude a «hacer» mucho menos y conseguir mucho más. ¿Y qué es eso sino productividad?

Imagen de bitslammer via Flickr.