Sé honesto con tus listas de próximas acciones

Hace tres años, cuando aún llevaba poco tiempo trabajando con GTD de manera consistente, empecé a sentir agobio y frustración en relación a las tareas que tenía pendientes cada día. La verdad, era algo que no esperaba. Se suponía que GTD era el método final, el que me iba a ayudar a ser productivo y trabajar sin estrés –o al menos eso prometía David Allen. Pero parecía todo lo contrario.

Tras algunos fracasos –y vuelta a intentarlo–, había conseguido desarrollar un sistema de organización y productividad personal bastante aceptable. Recopilaba todo por medio de mi libreta ecológica, mi grabadora de voz y mi PDA. También hacía mi revisión semanal, o al menos casi semanal. Tenía todas las tareas por contextos, y creaba proyectos para todas las tareas complejas. Sin embargo, me sentía más agobiado que nunca.

No fue hasta un tiempo después que me empecé a dar cuenta de lo que estaba sucediendo. Cada vez que tenía una nueva tarea o idea, iba directamente a una de mis listas contextuales. Como consecuencia, la lista de cosas que tenía que hacer iba creciendo cada día más. Lejos de sentir tranquilidad y relax, me estrasaba porque cada vez tenías más cosas por hacer.

El problema de fondo era que no estaba siendo todo lo honesto que debía conmigo mismo y mis listas de acciones. En mi afán ser más productivo, imaginaba que si no colocaba las nuevas tareas en una lista de próximas acciones, estaría faltando a mi deber. No me daba cuenta de que algunas de esas tareas no estaban suficientemente maduras –apenas eran ideas de proyectos–, no era el momento de hacerlas, o simplemente no me interesaban tanto.

Muchas de las tareas que añadía se pasaban días, incluso semanas, en la lista contextual donde la había puesto cuando entraron al sistema. Cada días las veía, y me agobiaba porque sabía que llevaban mucho tiempo ahí, y que ya debía haber hecho algo al respecto. Estuve a punto de tirar la toallas varias veces, pensando que GTD no funcionaba –al menos no para mi.

Afortunadamente, todos mis problemas se solucionaron cuando me di cuenta de que la lista “Algún día/Quizá” está ahí para algo. Ahora, cada vez que entra algo nuevo a mi sistema, lo primero que hago es considerar si es algo que puedo o quiero hacer inmediatamente. Muchas veces la respuesta es negativa, y en lugar de añadirlo a una lista contextual, la cosa en cuestión va a parar a la lista “Algún día/Quizá”. Una vez a la semana reviso la lista, y decido si hay que sacar algo y “activarlo”. La clave está en que solo activo algo si el resto del trabajo pendiente me lo permite –o si ha alcanzado cierto nivel de urgencia.

Desde que hago uso extensivo de la lista “Algún día/Quizá”, mis listas contextuales son mucho más ligeras, y mi nivel de estrés productivo se ha visto reducido considerablemente. Por fin puedo disfrutar de ver cómo desaparecen las tareas de mis listas de siguientes acciones. Ninguna se queda en ellas más de un par de semanas, y si alguna lo hace, generalmente la muevo a “Algún día/Quizá”. Al fin y al cabo, cada semana tengo oportunidad de activarla de nuevo durante la revisión semanal ;-)

¿Sientes que tus listas de próximas acciones están sobrecargadas? ¿Estás siendo honesto con tu trabajo y contigo mismo? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. 

Foto por stuartpilbrow (via Flickr)