Ser ordenado

Foto por TomGazpacho (via Flickr)

“El amor como principio, el orden como base, el progreso como fin.” – Auguste Comte (1798-1857) Filósofo francés.

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Una de las áreas clave de la productividad es la organización. Sin organización es imposible ser productivos, ya que gran parte de nuestra actividad implica guardar, buscar y recuperar objetos o papeles rápidamente. Y sin embargo, es curioso como a un porcentaje amplio de personas es fundamentalmente desorganizada. ¿Por qué?

La razón principal es que la mayoría de las personas no es capaz de decidir en el momento qué hacer con las cosas que se encuentran o que tienen alrededor. Por eso, hoy vamos a compartir con vosotros un método de organización que yo llamo “de las 13 preguntas”, con el que resulta extremadamente sencillo tener siempre todo en su lugar, de forma limpia, ordenada y que facilite nuestra productividad.

Pero antes dejemos claro que entendemos por desorganizado. Según David Allen, “eres una persona desorganizada si necesitas algo en algún sitio que no tienes, o tienes algo en algún lugar que no necesitas”. Así de sencillo.

Bueno, atendiendo a esta definición reconozco que todos tenemos algún grado de desorganización en nuestra vida. Pero la idea está clara. El objetivo es mantener la mayor parte de cosas en el lugar que necesitamos, y deshacernos de todo lo que no necesitamos.

Cómo aplicar el método

Cada vez que tengamos que organizar un conjunto de cosas –objetos, papeles, documentos, ideas o lo que sea–, respondamos la siguiente batería de preguntas. Empezando por la primera de ellas, sólo descendemos a la siguiente si la respuesta a dicha pregunta es negativa; si es afirmativa, simplemente aplicamos la acción indicada y pasamos a la siguiente cosa del conjunto de cosas que queremos organizar.

La idea es pensar una sóla vez qué hacer con cada cosa, y una vez tomada la decisión, quedarnos con la seguridad de que está donde tiene que estar y que no volverá a ocupar nuestra energía y atención.

Estas son las 13 preguntas:

1. ¿No lo necesito, no hay nada que hacer ni lo quiero conservar? Va a la basura. Punto.

2. ¿Aún no he decidio qué significa para mi, qué es lo que tengo que hacer o qué trabajo representa? Va a la bandeja de entrada. Recuerda que puedes tener diferentes bandejas de entrada, todas ellas como herramientas de recopilación o almacén temporal de cosas que tendrás que procesar en algún momento.

3. ¿Es información que podría servirme en algún momento? Va al archivo general para refencia futura. Si todavía no tienes uno, aprende cómo hacer un archivo de referencia ya mismo.

4. ¿Es algo que utilizo habitualmente? Se trata de un aparato o suministro de algún tipo, y debe ir al lugar que tengamos estipulado para ello. Si te cuesta trabajo acordarte dónde debes guardar cada cosa, o apenas estás empezando a organizarte, te recomiendo que tengas una lista maestra de lugares y cosas para que puedas consultarla en cualquier momento.

5. ¿Es algo que me gusta ver? Es un elemento de decoración. Busca un lugar para ello y colócalo ahí. Si no sabes o no has decidido aún dónde colocarlo, catalógalo en tu inventario y guárdalo en alguno de los espacios que tengas disponibles para las cosas que no usas. Recuerda que en algún momento tendrás que revisar esos espacios para decidir si todavía quieres conservar las cosas están ahí guardadas, o moverlas a un lugar de objetos en tránsito para deshacerte de ellos.

6. ¿Representa una acción concreta que tengo que hacer lo antes posible? Va a una de las listas de tareas –siguientes acciones– pendientes. (La mejor forma de mantener estas tareas es utilizando un sistema de listas contextuales.)

7. ¿Representa un frente abierto o compromiso a corto plazo del que quiero estar pendiente? Es un proyecto o conjunto de varias acciones. Va a la lista de proyectos abiertos, que debemos revisar todas las semanas para que perdamos el control sobre ellos.

8. ¿Es algo que necesito tener a mano cuando trabaje en un proyecto? Se trata de material de soporte para un proyecto. Va a la carpeta correspondiente para gestionar el proyecto.

9. ¿Es algo que no quiero o no puedo hacer ahora, pero que me gustaría hacer quizá más adelante? Va a la lista de “Algún día/Quizá”, que debemos revisar periódicamente –idealmente cada semana–, para evaluar si es el momento de empezar a trabajar en ello.

10. ¿Se trata de un compromiso que tiene una fecha y hora fijos, ya acordados, o es algo de lo que me quiero acordar en una fecha determinada? Va al calendario, en el día y, opcionalmente, hora que le corresponda.

11. ¿Representa una meta a medio o largo plazo? Va a una lista de objetivos personales que debemos revisar cada cierto tiempo –por ejemplo, cada 3 meses–, para decidir qué proyectos y otras actividades queremos iniciar, para alcanzar esos objetivos.

12. ¿Representa algo que me importa, pero lo está llevando a cabo otra persona o institución? Va a la lista de “A la espera”, que debemos revisar continuamente –al menos semanalmente–, para darle el seguimiento adecuado.

13. ¿Es algo que debo tener en cuenta cuando haga ciertas tareas repetitiva o rutinarias? Va a la lista de comprobación –checklist– correspondiente, que usaremos cada vez que tengamos que realizar esa tarea o rutina.

¿Qué te parece esta lista? ¿Echas en falta alguna pregunta para que sea el método de organización total? Comparte tu opinión con nosotros en un comentario.