Simplifica lo que tiene sentido simplificar

Me gusta debatir ideas y puntos de vista, especialmente cuando tienen que ver con la efectividad personal. Y hace poco Jeroen Sangers, uno de los pioneros en la difusión de la productividad personal en español, me dio una oportunidad de oro para hacerlo. En relación al asunto del mito del menos es más, y en particular, sobre mi «oscuro pasado» utilizando algunas metodologías de productividad personales distintas a GTD®, publicó y luego compartió en este blog un interesante comentario que me hizo reflexionar de nuevo sobre el asunto. Inicialmente pensaba responder a Jeroen en el mismo hilo, pero como me suele pasar, al final me salió un post. Así que ahí va :)

Hoy en día, cuando uno se enfrenta al problema de mejorar la efectividad personal, en realidad se enfrenta a dos problemas distintos: por un lado, encontrar los principios que te permiten optimizar la gestión del flujo de trabajo del conocimiento; por otro lado, encontrar la mejor manera de llevar a la práctica dichos principios de acuerdo a tus circunstancias y gustos personales.

Se puede y se debe buscar el «esencialismo», como dice Jeroen, en la implementación de un sistema de efectividad personal. Estoy de acuerdo en que cada persona tiene que enfrentarse a realidades distintas —a veces mucho menos distintas de lo que nos gusta reconocer, pero eso es otro debate. Y que tiene todo el sentido del mundo considerar las circunstancias y gustos personales a la hora de realizar una implementación concreta de un sistema de efectividad personal. Pero lo que carece absolutamente de sentido es volvernos rácanos en los principios.

Si eres un buen trabajador del conocimiento, ninguna realidad, por simple que sea, justifica dejar a un lado de manera consciente hábitos productivos fundamentales, como por ejemplo capturar todo lo que llama tu atención, aclarar el significado de las cosas que capturas, organizar el resultado según su significado, tomar decisiones de acuerdo a criterios objetivos, o revisar de manera frecuente todo tu sistema, por citar solo algunos de ellos. Y, ¡oh casualidad!, algunos de estos principios y otros más están ausentes en metodologías como ZTD o Autofocus, que yo mismo usé durante un tiempo, y que terminé abandonando definitivamente en favor de Getting Things Done, la metodología de productividad personal de David Allen.

Todo esto viene a cuento porque la razón por la que dejé de usar estas metodologías no fue que necesitara más «complejidad» para gestionar mis nuevas necesidades, como parece sugerir Jeroen en su comentario, sino que me di cuenta de que me faltaba implementar principios clave para gestionar adecuadamente mi flujo de trabajo. Un tipo de flujo que, dicho sea de paso, es el que tiene que gestionar también la inmensa mayoría de profesionales actuales: el flujo del trabajo del conocimiento.

Es cierto que en las realidades de algunas personas, las debilidades de ZTD o Autofocus son menos evidentes. Pero una cosa está clara: en el trabajo del conocimiento, estas metodologías no sólo te hacen más ineficiente, sino que, a poco que tengas que enfrentarte a algunos de los retos típicos que imponen los entornos VUCA, te obligarán a empezar de nuevo, cambiando tu forma de trabajar una vez más. Y estos retos, según expertos sobre el futuro del trabajo como Jeremy Rifkin, son retos que la mayoría de los profesionales modernos serán incapaces de evitar, por mucho que se resistan. Es decir que, en el trabajo del conocimiento, apostar por las llamadas metodologías de productividad personal «ligeras» o «ágiles» es, como suele decirse, pan para hoy y hambre para mañana.

Existe también la creencia de que GTD equivale a más complejidad. Sin embargo, los que llevamos años practicando la metodología de David Allen sabemos que esto es una falacia. GTD no es ni simple ni complejo, es solo un framework que refleja una forma de hacer las cosas que se ajusta especialmente bien a las necesidades del trabajo y la vida del siglo XXI. Necesidades que, de nuevo, tienen cada vez más personas, aunque no sean conscientes de ello. GTD se puede practicar de muchas maneras diferentes, con implementaciones que pueden variar en complejidad según las necesidades, de una persona a otra, o de un momento a otro en la vida de cada uno. Pero eso no cambia la naturaleza «esencialista» de GTD, en el sentido de que, a día de hoy, constituye el conjunto de principios productivos mínimos necesarios para resolver el problema de la productividad personal.

Por otro lado, al contrario de lo que muchos «expertos» en productividad personal quieren hacer ver, el costo de practicar GTD es inexistente. Requiere aprendizaje, sí, como cualquier nueva competencia o habilidad. Pero una vez automatizados los hábitos correctos, practicar GTD requiere exactamente el mismo esfuerzo que practicar cualquier otra metodología —es lo bueno de trabajar con hábitos. Así que, si mi objetivo es obtener el mayor valor de lo que hago, en la vida y en el trabajo, ¿por qué invertir tiempo en aprender una forma de hacer las cosas que, con el tiempo, es muy probable que tenga que cambiar? La expresión «lo barato termina saliendo caro», se ajusta muy bien a lo que quiero decir.

En resumen, si en el futuro mis necesidades cambian y tengo que gestionar menos complejidad que ahora, probablemente simplificaré la implementación de mi sistema de efectividad personal, pero nunca dejaré de respetar los principios de GTD. Principios que han sido validados por la ciencia y por la experiencia de millones de practicantes a lo largo de los años. Y que han demostrado ser una solución universal al problema de la efectividad personal, independiente de creencias o circunstancias personales. Desde luego, negando esta realidad y quedándonos en el discurso cortoplacista y facilón, nos hacemos un flaco favor a nosotros mismos.