Time boxing variable para tareas de larga duración

Anteriormente ya he escrito sobre cómo afrontar, desde el punto de vista productivo, la ejecución de tareas pesadas o de larga duración, como por ejemplo la lectura de libros o la escritura de documentos extensos. Este tipo de tareas tienen en común que, aun siendo una acción física única y claramente definida, no pueden completarse en una sola sentada.

Una de las técnicas más conocidas para realizar este tipo de tareas es la técnica Pomodoro. Pomodoro es una forma de lo que genéricamente se denomina time boxing, es decir, la asignación de ventanas o rodajas de tiempo predefinidas para la ejecución de una tarea. Sin embargo, en mi experiencia, y como ya he explicado en alguna ocasión, hay que tener mucho cuidado con los pomodoros. El problema principal es que esta técnica impone un ritmo de trabajo demasiado rígido y artificial. 

Pomodoro y otras técnicas

La implementación que hace Pomodoro del time boxing lo hacen ineficiente para el tipos de tareas que nos ocupa: las rodajas de tiempo son siempre de longitud fija; para la misma tarea, se espera que las rodajas de tiempo sean consecutivas; obliga a hacer descansos fijos, lo que a veces nos saca de la “zona” o estados de máxima concentración.

Otro enfoque similar al _time boxing_ es fragmentar la tarea utilizando las divisiones naturales del resultado que queremos obtener, creando lo que en GTD llamamos un proyecto con varias próximas acciones de tamaño similar, más manejables, para completar cada parte del resultado.

Por ejemplo, si queremos leer un libro X que tiene 100 páginas, en GTD crearíamos un proyecto como “libro X leído” —otro día contaré la importancia de redactar correctamente los nombres de proyecto—, y 5 próximas acciones del tipo “leer 20 páginas del libro X”, algo que parece razonable. El problema es que seguimos teniendo una división artificial del trabajo. Estamos asumiendo que siempre tendremos el tiempo y la energía mental suficientes como para leer 20 páginas de una sentada, y que todas las partes del libro tendrán la misma dificultad.

Time boxing variable

Entonces, ¿cómo podemos afrontar este tipo de tareas de una manera más eficiente? Bueno, podemos utilizar time boxing variable, lo que mi amigo y maestro José Miguel Bolívar denomina rodajas de tiempo variables. O dicho de otro modo, trabajar de manera flexible.

Siguiendo con el ejemplo de la lectura del libro, en lugar de crear un proyecto con varias próximas acciones, basta con crear una tarea repetitiva, por ejemplo, con periodicidad diaria. Así, si tenemos un plazo de 10 días para completar la lectura de las 100 páginas, ambos límites objetivos impuestos por la realidad —también os contaré otro día porqué debemos evitar trabajar con límites subjetivos—, quiere decir que en promedio deberíamos leer alrededor de 10 páginas cada día para alcanzar la meta. Así que la tarea diaria debería llamarse algo así como “leer alrededor de 10 páginas del libro X”.

Y aquí viene la parte importante. Lo de “alrededor de 10 páginas” significa precisamente eso: ponerse a leer todos los días e intentar completar al menos 10 páginas cada vez. Habrá días en los que solo leeremos 7 páginas, y otros en los que leeremos 15. En cualquier caso, una vez dejemos de leer, la tarea se marcará siempre como completada, tanto si hemos leído 7 cómo si hemos leído 15 páginas. Lo importante es haber avanzado en la lectura del libro.

El nombre de la tarea debe servir de guía para dirigir nuestro esfuerzo, no para forzarnos a hacer cosas que, objetivamente hablando, puede que no tenga sentido en ocasiones. De este modo, si durante varios días consecutivos no hemos alcanzado la cifra orientativa de 10 páginas leídas, tendremos que replantearnos nuestro grado de compromiso con lo que estamos haciendo, y quizá renombrar la tarea a algo así como “leer alrededor de 20 páginas del libro X”, si es que de verdad queremos alcanzar el objetivo final de leer el libro en el tiempo dado. 

Como se puede observar, esta técnica implica trabajar siempre con el resultado final en mente y teniendo en cuenta las circunstancias de cada momento, permitiéndonos tener la suficiente flexibilidad como para “torear” los imprevistos sin comprometer nuestros compromisos.

Tras un tiempo aplicando rodajas variables de tiempo, puedo deciros que casi siempre termino este tipo de tareas un 25% antes de la fecha límite en promedio. Y lo mejor de todo, sin estrés y sintiendo que he hecho el mejor uso posible de mis recursos personales.

Eso sí, para conseguirlo hago un uso intensivo de la técnica de las palomitas de maíz, que me permite vencer la resistencia inicial cuando la tarea es intimidante o me motiva poco. Con el nivel de compromiso adecuado, en mi experiencia, trabajar usando rodajas de tiempo variables es la forma más eficiente de sacar adelante esas tareas pesadas o de larga duración que todos tenemos.

Foto: Mammaoca2008 via photopin cc