Tu lista de proyectos

Foto por ego2005 (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Mantener el enfoque en las cosas realmente importantes de nuestra vida no es sencillo. La causa principal de la falta de enfoque es no tener claro qué es lo que queremos obtener. En estos casos, es necesario hacer un trabajo de introspección, averiguar cuál es nuestra misión, qué es lo que nos gusta hacer y lo que nos mueve. Y a partir de ahí establecer un plan de vida que nos permita saber qué camino tomar.

Sin embargo, la falta de claridad no es el único factor que influye en el enfoque. Muchas personas tienen claro lo que quieren, y aún así tienen serios problemas para hacer avanzar sus proyectos. ¿Por qué? Bueno, en mi caso particular he notado que cuando intento mantener la concetración en demasiadas cosas a la vez pierdo el enfoque muy fácilmente, y me temo que eso le pasa a muchos otros también.

Si eres como yo, estoy seguro de que tendrás al menos entre 10 y 20 proyectos importantes activos en un momento dado –puede que muchos más si tienes varias áreas de responsabilidad–, cada uno con sus correspondientes siguientes acciones. A ello hay que sumarle los recados, llamadas, cosas en espera y otras tareas que no forman parte de ningún proyecto en particular. Todo ello en conjunto puede resultar desalentador, y como resultado, nos empezaremos a dispersar al menor descuido.

Un truco que aprendí hace tiempo para evitar este “desenfoque” es utilizar una lista de proyectos reducida. Consiste en elegir los 3-5 proyectos más importantes de la lista de proyectos, en función de la urgencia, prioridades y metas personales. Una vez elegidos, trabajo en ellos hasta terminarlos. El resto de proyectos se quedan a la espera. Cuando termino los proyectos de la lista reducida, tomo otros 3-5 proyectos que estén a la espera y repito el proceso.

De esta forma toda mi energía está concentrada siempre en unas pocas cosas. Lo demás pasa a un segundo plano, dándole prioridad a hacer y terminar lo más importante en este momento.

Para que la lista reducida de proyectos funcione hay que seguir las siguientes reglas:

1. No tener más de 5 proyectos. De hecho, cuantos menos proyectos elijas, mejor. ¿Por qué no elegir sólo 1 proyecto en lugar de 3 ó 5? Bueno, porque casi todos los proyectos se retrasan mientras estamos a la espera de algun resultado, y mientras esperamos podemos hacer avanzar otros.

El número exacto de proyectos puede variar en función del tipo –cuán susceptibles sean de tener retrasos–, de su urgencia, su prioridad, etc. Muchos expertos recomiendan que sean un máximo de 3, pero mi experiencia me dice que hasta 5 puede ser aceptable en muchos casos. Más de 5 y empezaremos a dispersar nuestra atención

2. Terminar todos los proyectos antes de elegir otros nuevos. Este punto es muy importante. Por muy tentador que sea un nuevo proyecto, tenemos que esperar a terminar los actuales. Si no acabamos todos los proyectos de la lista reducida antes de añadir otros nuevos, corremos el riesgo de que algunos de esos proyectos se queden mucho tiempo en la lista sin terminar. El objetivo es forzarnos a empezar y terminar las cosas.

3. Elegir al menos un proyecto personal. Para mantener mejor el enfoque y el interés, es recomendable que alguno de los proyectos de la lista reducida esté relacionado con un objetivo personal. Además, así nos aseguramos de que también movemos los proyectos relacionados con nuestro plan de vida.

4. Dividir los proyectos si es necesario. Sería absurdo tener en esta lista reducida un proyecto demasiado grande. Si lo hiciéramos, nos autobloquearíamos, sin posibilidad de hacer nada más en semanas o meses. Por eso, debemos entender el concepto de proyecto de forma más general, como cualquier serie de acciones que den un resultado, aunque dicho resultado sea parte de un resultado mayor.

Por ejemplo, si estamos desarrollando un software, podemos crear sub-proyectos para cada módulo del programa, o incluso para cada funcionalidad. Lo ideal es que cada proyecto de la lista reducida pueda concluirse en unas pocas horas, que repartidas no supongan nunca más de una semana de trabajo.

¿Qué te parece la lista de proyectos reducida? ¿Crees que puede ayudarte a ganar enfoque? Deja tu opinión en un comentario.

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